איך מגדירים אפשרויות גישה כלליות לשיתוף קבצים

שימוש במשתמשי יעד כדי לעזור למשתמשים לשתף בצורה מתאימה

המאמר הזה מיועד לאדמינים. כדי לקבל מידע על ניהול הגישה לקבצים שלכם, צריך לעבור לכאן.

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ G Suite Business;‏ Nonprofits. השוואה בין המהדורות

אדמינים יכולים לקבוע את אפשרויות הגישה הכלליות שיהיו למשתמשים כשהם משתפים קובץ בתיקיית 'האחסון שלי'. כברירת מחדל, למשתמשים יש 2 אפשרויות גישה כלליות: מוגבלת או כל הארגון. אפשר להוסיף אפשרויות אחרות על ידי יצירת קהלי יעד.

קהלי יעד הם רשימות של קבוצות ומשתמשים, כמו מחלקה או צוות, שאתם מגדירים. אחרי שיוצרים קהלים לטירגוט, אפשר לבחור מי מהם יהיה קהל היעד העיקרי. קהל היעד העיקרי הוא הקהל שמוצע למשתמשים באופן אוטומטי. בהתחלה, קהל היעד הראשי נקרא הארגון שלך וכולל את כל המשתמשים בארגון.

הנושאים בדף

דוגמאות להגדרות גישה כלליות

  • התאמה אישית של קהל היעד העיקרי: אתם יכולים להגדיר מי קהל היעד העיקרי לפי קבוצה או יחידה ארגונית. לדוגמה, אם יש לכם יחידה ארגונית של שיווק, אתם יכולים ליצור קהל יעד בשם 'שיווק' ולהגדיר אותו כקהל היעד העיקרי של היחידה הארגונית הזו. כך, כשמשתמש ביחידה הארגונית 'שיווק' יאפשר גישה כללית, האפשרות הראשונה שתופיע לו תהיה 'שיווק'.
  • הגבלת אפשרויות הגישה הכללית: אתם יכולים להוסיף ולהסיר קהלי יעד באפשרויות השיתוף של גישה כללית של משתמשים. לדוגמה, אתם יכולים לאפשר למשתמשים לתת גישה כללית רק למחלקה שלהם, ולהסיר את האפשרות הזו מכל הארגון.

איך אפשרויות הגישה הכלליות חלות

  • תיקיות אחסון שיתופי מקבלות את אפשרויות הגישה הכלליות שהגדרתם ליחידה הארגונית שאליה משויכת תיקיית האחסון השיתופי.
  • אם מסירים את קהל היעד מהגדרות השיתוף, הקבצים עדיין ישותפו עם קהל היעד הזה, גם אם קהל היעד הזה כבר לא מופיע באפשרויות השיתוף הכלליות. כדי לחסום גישה נוספת, אפשר להסיר חברים מהקהל או למחוק את הקהל מרשימת קהלי היעד בספרייה.
  • אם יש בארגון שלכם רישיונות ל-Cloud Identity ול-Google Workspace, אפשרויות הגישה הכלליות חלות גם על משתמשי Cloud Identity.

הגדרת אפשרויות גישה כלליות

לפני שמתחילים: אם צריך, קראו איך קובעים הגדרות למחלקות ולקבוצות.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

  2. לוחצים על הרשאות שיתוף > קהלים ממוקדים.
    ברשימה קהלים מופיעים קהלי היעד שכבר הוגדרו לשירות, בסדר שבו הם מופיעים בהגדרות השיתוף של המשתמשים.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. לוחצים על הוספת קהל יעד.
  5. מסמנים את התיבה לצד קהל היעד שרוצים להוסיף. אם קהל היעד היחיד הוא היחידה הארגונית ברמה העליונה, לוחצים על יצירת קהל יעד. מידע נוסף על משתמשי יעד
  6. לוחצים על שמירה.
  7. מציבים את הסמן מעל קהל היעד שרוצים להגדיר כקהל היעד הראשי ומשנים את המיקום שלו ל-1 על ידי גרירה או שינוי המספר.
  8. (אופציונלי) אפשר לסדר את קהלי היעד האחרים לפי הסדר הרצוי. כדי להסיר קהל יעד, לוחצים על סמל ההסרה .
  9. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם רוצים בהמשך לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות לקבוצה).

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במשך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

הגדרת ברירת המחדל לגישה כללית לפריטים חדשים

ברירת המחדל לגישה הכללית היא מוגבלת. זו ההגדרה המומלצת לרוב המשתמשים, כדי שיוכלו לשתף קובץ רק כשהם מוכנים לכך ולשמור על הקבצים האישיים שלהם כפרטיים.

לפני שמתחילים: אם צריך, קראו איך קובעים הגדרות למחלקות ולקבוצות.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

  2. לוחצים על הרשאות שיתוף > ברירת מחדל של גישה כללית.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. בוחרים אפשרות:
    1. פרטי לבעלים – רק לבעלים של הקובץ יש גישה לקבצים חדשים.
    2. כל מי ש בארגון שלכם יכול לגשת לפריט אם יש לו את הקישור (לארגונים ללא קהלים ממוקדים) – קבצים עם ההגדרה הזו לא נכללים בתוצאות החיפוש, אלא אם יש קישורים אליהם מקבצים אחרים שאפשר לחפש.
    3. כל אחד ב ארגון יכול לחפש את הפריט ולמצוא אותו (לארגונים בלי קהלי יעד) – קבצים עם ההגדרה הזו מופיעים ב-Drive של המשתמש רק אחרי שהוא ניגש לקובץ או שהקובץ שותף איתו.
    4. משתמשי יעד עיקריים שיש להם את הקישור יכולים לגשת לפריט (לארגונים עם קהלי יעד) – קבצים עם ההגדרה הזו לא נכללים בתוצאות החיפוש, אלא אם יש קישורים אליהם מקבצים אחרים שאפשר לחפש.
    5. קהל היעד העיקרי יכול לחפש את הפריט ולמצוא אותו (בארגונים עם קהלי יעד) – קבצים עם ההגדרה הזו מופיעים ב-Drive של המשתמש רק אחרי שהוא ניגש לקובץ או שהקובץ שותף איתו.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם רוצים בהמשך לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות לקבוצה).

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במשך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.