שימוש בגיליונות מקושרים בארגון

מוודאים ש-Google Cloud מופעל בארגון. הוראות מופיעות במאמר בדיקה אילו אפליקציות מופעלות אצל משתמש, קבוצה או יחידה ארגונית. אם אתם צריכים להפעיל את Google Cloud, תוכלו לעשות זאת לפי ההוראות במאמר הפעלה או השבתה של Google Cloud למשתמשים.

הוראות לשימוש בגיליונות מקושרים עם BigQuery זמינות במאמר איך מתחילים לעבוד עם נתוני BigQuery ב-Google Sheets.

אתם משתמשים בתפקידים ב-IAM (ניהול זהויות והרשאות גישה) כדי להקצות הרשאות לגבי הנתונים שהמשתמשים יכולים לגשת אליהם. אם רוצים להוסיף פרויקט BigQuery ב-Sheets או להשתמש בפרויקט קיים, תפקיד ה-IAM של המשתמש ב-BigQuery חייב להיות bigquery.user או bigquery.jobUser וגם bigquery.dataViewer.

מידע נוסף על התפקידים האלה זמין במאמר תפקידים מוגדרים מראש ב-IAM ב-BigQuery.

הפעולות שהמשתמשים יכולים לבצע תלויות בתפקיד ה-IAM שלהם ובהרשאות שלהם בגיליון האלקטרוני, ולא בהרשאות של בעלי הגיליון האלקטרוני. אנשים מחוץ לארגון שלכם יכולים ליצור אינטראקציה עם גיליונות אלקטרוניים בארגון שלכם רק אם אתם מאפשרים זאת.

מגבלות של גיליונות אלקטרוניים ושגיאות בחישובים

כדי למנוע בעיות בביצועים של הנתונים, חשוב לזכור את המגבלות הבאות על תאים ונוסחאות:

• מגבלת התאים: ב-Google Sheets יש מגבלה של 10,000,000 תאים בסך הכול בכל הכרטיסיות. חריגה מהמגבלה הזו כשמחלצים מערכי נתונים גדולים גורמת לשגיאה \#NUM\!.
• מגבלות על נוסחאות: נוסחאות מורכבות שחורגות ממספר שלבי ההערכה מחזירות את הערך Calculation limit was reached while trying to compute this formula.

כדי לפתור את הבעיות האלה, מומלץ למחוק שורות ועמודות שלא נמצאות בשימוש או לצבור נתונים ב-BigQuery לפני הייבוא. מידע על מגבלות אחסון כלליות זמין במאמר קבצים שאפשר לאחסן ב-Google Drive.

מקצים תפקידי IAM למערכי הנתונים במסוף BigQuery. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שליטה בגישה למשאבים באמצעות IAM.

בנוסף לשימוש ב-IAM כדי להגדיר אילו משתמשים יכולים לגשת לנתוני BigQuery, אפשר להשתמש ב-VPC Service Controls כדי ליצור גבולות גזרה לשירות שמגבילים את הגישה על סמך מאפיינים כמו כתובת ה-IP של המשתמש ופרטי המכשיר. משתמשים יכולים להשתמש בגיליונות מקושרים כדי לגשת לנתוני BigQuery שמוגנים על ידי VPC Service Controls רק אם מגדירים את גבולות הגזרה כך ש-Sheets תוכל להעתיק את תוצאות השאילתה לגיליונות האלקטרוניים של המשתמשים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא בקרת גישה.

הגדרה של Looker לניתוח נתונים

כדי להשתמש ב-Connected Sheets עם Looker, צריך להפעיל גישה לשירותים שאין להם מתג נפרד במסוף Google Admin. מידע נוסף זמין במאמר ניהול הגישה לשירותים שאין להם מתג נפרד. בנוסף, אדמין ב-Looker צריך להפעיל קודם את התכונה 'גיליונות מקושרים' בממשק המשתמש של האדמין ב-Looker. הוראות מפורטות יותר זמינות במאמר שימוש בגיליונות מקושרים ל-Looker.

פרטים על ניתוח אירועים ביומן של Drive דרך מסוף Google Admin זמינים במאמר בנושא גישה לנתוני אירועים ביומן של Drive.

באמצעות Reports API, אפשר לראות את אירועי השאילתות של Connected Sheets. בדוגמה הבאה מאחזרים את כל האירועים ב-Drive לפי סוג האירוע Connected Sheets Query:

תגובת ה-JSON המלאה לקריאה הזו ל-API מוצגת בקטע 'תגובת JSON מלאה' שבהמשך הדף הזה.

המשתמש שהפעיל את השאילתה מוצג כגורם הפעיל.

‫Sheets מספק מידע נוסף על השאילתה שהופעלה כפרמטרים.

השדה execution_trigger מוגדר בהתאם לאופן ההפעלה של השאילתה מ-Sheets:

לכל גיליון אלקטרוני יש מזהה גיליון ייחודי שמופיע בכתובת ה-URL של הגיליון האלקטרוני. רשומות ביומן בפורמט BigQueryAuditMetadata מכילות את המזהה של הגיליון האלקטרוני שממנו נשלחה בקשת הגישה לנתונים ב-BigQuery.

אתם יכולים ליצור שאילתות כדי לאחזר ולנתח יומנים באמצעות Logs Explorer במסוף Google Cloud. ב-Logs Explorer, מזינים:

בדוגמה הבאה אפשר לראות רשומות עם מזהה גיליון אלקטרוני לא ריק:

‫Sheets מוסיף מידע לעבודות של שאילתות באמצעות תוויות של עבודות. הם יכולים לספק לכם יותר נתונים לניתוח, כמו בדוגמה הזו:

הערך של השדה sheets_trigger מוגדר בהתאם לאופן ההפעלה של השאילתה מ-Sheets:

לדוגמה, כדי למצוא רשומות שמתאימות לרענונים מתוזמנים של גיליונות מקושרים, משתמשים בשאילתה הבאה ב-Logs Explorer:

אם הופעלה גישה בהרשאת משנה, תוכלו למצוא ביומנים את כתובת האימייל של המשתמש שפרטי הכניסה שלו שימשו להרצת השאילתה. אפשר גם למצוא את כתובת האימייל של המשתמש שהפעיל את השאילתה, כמו שמוצג בדוגמה הבאה:

הערה: השדה serviceAccountDelegationInfo מופיע רק אם נעשה שימוש בגישה מוקצית לשאילתה. במקרה הזה, האדם שמופיע בקטע principalEmail הוא זה שהעניק את הגישה.

למידע נוסף, אפשר לעיין במאמרים בנושא שימוש ב-Logs Explorer ויצירת שאילתות ב-Logs Explorer.

מידע נוסף על יומני ביקורת של BigQuery, מזהי גיליונות אלקטרוניים, הפורמט של BigQueryAuditMetadata,‏ SheetsMetadata,‏ שיתוף גיליונות אלקטרוניים ו-Google Sheets API

1. במופע Looker, בצד ימין, לוחצים על ניתוח היסטוריה.
2. בשדה חיפוש שדה, מזינים שם לקוח API ולוחצים על סמל הסינון כדי להוסיף את השדה הזה למערך הנתונים.
3. בקטע Filters (מסננים), בוחרים באפשרות is equal to (שווה ל), ובשדה שליד האפשרות הזו מזינים Connected Sheets (גיליונות מקושרים).
4. בשדה Find a Field (חיפוש שדה), מזינים Connected Sheets Spreadsheets ID (מזהה גיליון אלקטרוני של Connected Sheets) כדי להוסיף את השדה הזה למערך הנתונים.
5. בשדה Find a Field (חיפוש שדה), מזינים Connected Sheets Trigger (טריגר של Connected Sheets) כדי להוסיף את השדה הזה למערך הנתונים.
6. בשדה Find a Field (חיפוש שדה), מזינים History Slug (שם ה-slug של ההיסטוריה) כדי להוסיף את השדה הזה למערך הנתונים.
7. הערך של History Slug (חלק מההיסטוריה) זהה לערך של QUERY_TASK_ID (מזהה משימת השאילתה) שנרשם ביומנים של אירועים ב-Drive. אם רוצים למצוא שאילתה ספציפית ביומן של Drive, מוסיפים מסנן בשדה הזה.
8. (אופציונלי) כדי להוסיף לשדה הנתונים שדות נוספים, כמו שם משתמש ותאריך יצירת היסטוריה, בוחרים אותם.
9. (אופציונלי) כדי להוסיף מסננים, בוחרים אותם.
   לדוגמה, אפשר לסנן את תאריך היצירה של ההיסטוריה לפי 7 הימים האחרונים, או לסנן לפי מזהה גיליון אלקטרוני ספציפי כדי לבדוק רק את שאילתות Looker שהופעלו ממזהה גיליון אלקטרוני ספציפי.
10. לוחצים על הפעלה.

בחלק העליון של הגיליון, לוחצים על שליחת משוב.

בקבצים של Sheets, לוחצים על רענון כדי לייבא עדכונים של נתוני BigQuery לגיליונות מקושרים. כדי לרענן כל פריט בגיליונות מקושרים, לוחצים על נתונים מחברי נתונים רענון הנתונים רענון של הכל.

אם הגדרתם הרשאות מסוימות לקובצי Sheets בארגון, כמו הגבלת הגישה לקובצי Sheets למשתמשים מחוץ לארגון, המשתמשים האלה לא יוכלו לפתוח קובצי Connected Sheets. כדי לשנות את ההרשאות, עוברים אל הגדרת הרשאות שיתוף של משתמשים ב-Drive.

אם הבעיות נמשכות, אפשר לעבור אל פתרון בעיות שקשורות לנתוני BigQuery ב-Google Sheets ופתרון בעיות בגיליונות מקושרים ל-Looker.