אדמינים ב-Gmail יכולים ליצור כללים לניהול ספאם, תוכן אימייל וקבצים מצורפים לאימייל בארגון. יכול להיות שתצטרכו כללים חדשים כשתוסיפו שירות של Google Workspace או כשתגדירו את האבטחה של Gmail. כדי לקצר את משך הזמן שנדרש לבדיקת כללים חדשים וכללים שעברו שינוי, כדאי לפעול בהתאם לשיטות המומלצות הבאות.
לפני שמתחילים
- כשיוצרים כללים, בדרך כלל צריך לשנות ולבדוק אותם כמה פעמים כדי לוודא שהם פועלים בצורה תקינה בארגון.
- מומלץ לנסות כללים חדשים בסביבת בדיקה (המלצות לסביבת בדיקה מפורטות בהמשך הדף).
- ככל שיש יותר כללים, זמן הבדיקה ארוך יותר.
- השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות (בדרך כלל מהר יותר). מידע נוסף
איך הגודל והמבנה של הארגון משפיעים על הכללים
- עדכון כללים שחלים על הרבה משתמשים או על יחידות ארגוניות גדולות נמשך זמן רב יותר.
- כללים שמוגדרים ליחידה ארגונית חלים גם על יחידות צאצא ארגוניות. לכן, יכול להיות שיעבור יותר זמן עד שהעדכון יתבצע ביחידות ארגוניות עם הרבה צאצאים.
שיטות מומלצות לסביבת הבדיקה
| המלצה | תיאור |
|---|---|
| יוצרים סביבת בדיקה עם כמה משתמשים. | סביבת בדיקה קטנה מאפשרת לעדכן כללים במהירות ולבדוק איך הם משפיעים על זרימת האימיילים והמסירה שלהם. גודל הסביבה שבה נעשה שימוש בכלל משפיע ישירות על משך הזמן שנדרש לעדכון הכלל. |
| שימוש בסביבת בדיקה מומלצת. |
אפשר להשתמש באחד מסוגי סביבות הבדיקה הבאים:
|
| מגדירים את דומיין הבדיקה בדיוק כמו הדומיין הראשי. | אם אתם משתמשים בדומיין משני לצורך בדיקה, הגדירו אותו כמו הדומיין הראשי כדי שהכללים יתנהגו כמו בדומיין הראשי. |
| מסירים את כל הכללים שלא בשימוש מסביבת הבדיקה. | מוסיפים לסביבת הבדיקה רק את הכללים שרוצים לבדוק. אם בדקתם כללים בסביבה הזו בעבר, צריך להסיר את הכללים הישנים לפני שמוסיפים כללים חדשים ובודקים אותם. |
שיטות מומלצות ליצירה ולבדיקה של כללים
| המלצה | תיאור |
|---|---|
| בודקים את הכללים באמצעות נתונים אמיתיים. | בודקים את אותו סוג של קבצים מצורפים ותוכן (כולל תוכן מאובטח) שבו אתם משתמשים בדרך כלל בארגון. |
| אל תשתמשו במחרוזות ארוכות או ברשימות ארוכות. | כדי לחסוך זמן ולמנוע בעיות אפשריות, מומלץ להימנע משימוש בביטויים עם יותר מ-1,000 תווים וברשימות עם יותר מ-1,000 רכיבים. |
| לפני שמבצעים בדיקה, צריך לבדוק את תחביר הכלל. | כדי לקבל תוצאות בדיקה דומות לתוצאות שתקבלו בארגון, כדאי לבדוק את תחביר הכלל עם נתונים אמיתיים. אפשר לבדוק את הכלל קודם במסוף Google Admin. אפשר גם לבדוק את הנתונים באמצעות מסווגים מוגדרים מראש שמפעילים כללים. מידע נוסף על בדיקת נתונים באמצעות Cloud Data Loss Prevention API |
| בדיקה ביחידה ארגונית ראשית. |
מומלץ לבצע את הבדיקה ביחידה ארגונית ברמת ההורה ולא ברמת הצאצא. בדומה לקבוצות מקוננות, קשה לבודד ולזהות את הכלל שגורם לבעיה ביחידה ארגונית ברמת צאצא. עם זאת, אם אתם רוצים לבדוק איך כלל חדש פועל עם כללים קיימים, אתם יכולים להעתיק את הכלל החדש ליחידה ארגונית לבדיקה שהיא יחידת צאצא של היחידה הארגונית שבה הכללים הקיימים נמצאים. איך בחירה של מספר כללים משפיעה על התנהגות ההודעות |
| לא מומלץ לבדוק כללים עם קבוצות. |
זמן העדכון של הכלל תלוי בגודל הקבוצה (מספר החברים), ויכול להיות שיהיה קשה לקבוע את גודל הקבוצה. בנוסף, בדיקת כללים עם קבוצות מקוננות היא מורכבת יותר. כשמוסיפים כלל חדש, בקטע סוגי החשבונות שיושפעו, מבטלים את הסימון של התיבה קבוצות. |
| צריך להשתמש בשורת נושא ייחודית לכל הודעה שמשמשת לבדיקת כלל. | שורות נושא ייחודיות עוזרות לכם לזהות אילו כללים הוחלו על הודעות הבדיקה. בחיפוש ביומן אימייל (ELS) מוצגות הודעות לפי שורת הנושא. בכל רשומה של הודעה מצוין איזה כלל הוחל על ההודעה. |
| בכל פעם שמעדכנים כלל, צריך לשנות את השם שלו. | בחיפוש ביומן אימייל (ELS) הכללים מוצגים לפי שם. כשמעדכנים ובודקים כלל כמה פעמים, שם כלל ייחודי עוזר לדעת איזו גרסה של הכלל נבדקת. |
שיטות מומלצות לאימות כללים
אפשר להשתמש בחיפוש ביומן אימייל כדי לבדוק אילו כללים הוחלו על הודעות בדיקה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא איך מוצאים הודעות בעזרת חיפוש ביומן אימייל (ELS).