Om organisationen använder ett CRM-system för att hantera vissa uppgifter kan du vidarebefordra Gmail till CRM-systemet för att skapa ett ärende eller en biljett. Ett CRM-system är en mjukvara som hjälper personer och organisationer att hantera sina interaktioner och relationer med kunder och användare. Några populära CRM-system är Salesforce, ZenDesk, HubSpot och Jira.
CRM-system används ofta för hantering av potentiella kunder och supportärenden. Du kan till exempel vidarebefordra meddelanden som skickas till din försäljningsadress till ett CRM-system för att skapa, kvalificera och konvertera potentiella kunder. Du kanske vill vidarebefordra meddelanden som skickas till en hjälp-adress till ett CRM för att starta ett arbetsflöde för supportärenden. Den här processen kallas ibland E-post till ärende.
Metodtips för att skapa CRM-ärenden med Gmail
Gmail är inte avsett att ersätta storskaliga ärendesystem. Om organisationen behöver support för storskaliga åtgärder, till exempel företagsförsäljning eller support, rekommenderar vi att du använder ett särskilt CRM-system.
Steg 1. Hämta dina adresser för vidarebefordran och mottagning
Om du vill vidarebefordra meddelanden till ett CRM-system behöver du e-postadressen som ska vidarebefordras och CRM-adressen som du vill vidarebefordra till.
Obs! E-postadresserna som används i den här artikeln är exempel. Ersätt dem med dina egna e-postadresser för Google Workspace och CRM.
Skapa en vidarebefordringsadress i Google Workspace
Bestäm vilken e-postadress du vill vidarebefordra, till exempel help@solarmora.com.
Viktigt! E-postadressen får inte vara ett riktigt konto i Google Workspace. Den finns bara i standarddirigeringsregeln som du skapar i steg 2 för att konfigurera vidarebefordran.
Verifiera CRM-mottagaradressen
Du hittar CRM-e-postadressen som meddelanden vidarebefordras till i dokumentationen för ditt CRM-system. Termer som används för att beskriva den här e-postadressen är supportadress och E-post till ärende.
Vissa CRM-system genererar en unik e-postadress som motsvarar CRM-supportadressen. I det här fallet ska du använda den unika adressen när du konfigurerar vidarebefordran. Om CRM-supportadressen till exempel är support@my-crm.com kan CRM-systemet generera en unik, slumpmässig adress som support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Använd den här unika adressen när du konfigurerar vidarebefordran i steg 2.
Steg 2. Konfigurera Gmail för att vidarebefordra meddelanden till CRM
Om du vill vidarebefordra meddelanden till ditt CRM-system följer du de här stegen för att konfigurera en standard dirigeringsregel. I stegen nedan vidarebefordras inkommande meddelanden som är adresserade till help@solarmora.com till support@my-crm.com.
-
I Googles administratörskonsol går du till menyn
Appar
Google Workspace
Gmail
Standardrutt. Välj den organisationsenheten på toppnivå till vänster.
Obs! Du kan bara välja organisationsenheten på toppnivå när Standarddirigering finns på sidan Avancerade inställningar.
Klicka på Konfigurera för att konfigurera standardrutten. Om du vill lägga till en ny standarddirigeringsregel klickar du på Lägg till ytterligare en regel.
I rutan Lägg till inställning gör du följande:
Inställningsalternativ Gör detta Ange kuvertmottagare att matcha Välj Enskild mottagare och ange e-postadressen som du skapade i steg 1. Detta är adressen som användarna eller kunderna skickar meddelanden till, exempelvis, help@solarmora.com.
Obs! Se till att e-postadressen du anger inte är ett faktiskt Google Workspace-konto. Den får inte ha ett kopplat användarkonto, en postlåda eller ett gruppmedlemskap. För att stödja leverans av stora volymer utgående e-post ska e-postadressen endast finnas i denna standarddirigeringsregel.
Om kuvertmottagaren matchar ovanstående gör du enligt följande - Kuvertmottagare: Markera rutan Ändra kuvertmottagare och välj alternativet Byt ut mottagare. Ange den supportadress för CRM-systemet som du verifierade i steg 1, till exempel support@my-crm.com. Om CRM-systemet genererade en slumpmässig adress från supportadressen anger du den i stället.
- Skräppost: (Valfritt) Om du vill att Gmail ska omdirigera meddelanden som markerats som skräppost markerar du rutan Bypassa skräppostfilter …. Som standard omdirigerar dirigeringsregler inte meddelanden som har markerats som skräppost. Gmail klassificerar inkommande meddelanden som skräppost innan de levereras till mottagare.
- Leverera även till: (Valfritt) Markera rutan Lägg till fler mottagare om du vill vidarebefordra meddelandet till fler e-postadresser. Klicka sedan på Lägg till och ange e-postadresser. Du kan till exempel skicka en kopia av CRM-meddelanden till säljteamet eller till dig själv.
Obs! Ytterligare mottagare kan få meddelanden efter att CRM-systemet har fått dem. Läs mer i Gränser för mottagningsfrekvens i Gmail Google Workspace.
Alternativ Välj alternativet Utför endast den här åtgärden på ej godkända och godkända adresser.
Längst ned i rutan Lägg till inställningen klickar du på Spara.
Kontrollera att din nya dirigeringsregel visas i tabellen för standarddirigering.
Steg 3. Verifiera vidarebefordran och ärendegenerering
Kontrollera att meddelandena vidarebefordras korrekt genom att skicka ett e-postmeddelande till e-postadressen för vidarebefordran, till exempel help@solarmora.com. Kontrollera sedan att CRM-systemet tog emot meddelandet och skapade ett ärende eller en biljett från meddelandet.