Kuruluşunuz belirli görevleri yönetmek için müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi kullanıyorsa Gmail'i CRM'nize yönlendirerek bir olay veya destek kaydı oluşturabilirsiniz. CRM sistemi, kullanıcıların ve kuruluşların müşterilerle ve kullanıcılarla olan etkileşimlerini ve ilişkilerini yönetmelerine yardımcı olan bir yazılımdır. Salesforce, ZenDesk, HubSpot ve Jira, popüler CRM'lerden bazılarıdır.
CRM'ler genellikle olası satışları ve destek kayıtlarını yönetmek için kullanılır. Örneğin, satış adresinize gönderilen iletileri bir CRM'ye yönlendirerek potansiyel müşteriler oluşturabilir, bunları nitelendirebilir ve dönüştürebilirsiniz. Alternatif olarak, destek kaydı iş akışı başlatmak için yardım adresine gönderilen iletileri bir CRM'ye yönlendirmek isteyebilirsiniz. Bu işleme bazen E-postadan destek kaydına adı verilir.
Gmail ile CRM destek kayıtları oluşturmak için en iyi uygulamalar
Gmail, büyük ölçekli bilet oluşturma sistemlerinin yerini alacak şekilde tasarlanmamıştır. Kuruluşunuzun büyük ölçekli operasyonlar (ör. kurumsal satış veya destek) için desteğe ihtiyacı varsa özel bir CRM kullanmanızı öneririz.
1. Adım Yönlendirme ve alma adreslerinizi alma
İletileri bir CRM sistemine yönlendirmek için yönlendirilecek e-posta adresi ve yönlendirme yapılacak CRM adresi gerekir.
Not: Bu makalede kullanılan e-posta adresleri örnek olarak verilmiştir. Bunları kendi Google Workspace ve CRM e-posta adreslerinizle değiştirin.
Google Workspace yönlendirme adresinizi oluşturma
Yönlendireceğiniz e-posta adresine karar verin (örneğin, destek@solarmora.com).
Önemli: Bu e-posta adresi, Google Workspace'te gerçek bir hesap olmamalıdır. Bu kural yalnızca iletmeyi ayarlamak için 2. adımda oluşturacağınız varsayılan yönlendirme kuralında yer alır.
CRM alıcı adresini doğrulama
Yönlendirilen iletileri alacak CRM e-posta adresini öğrenmek için CRM'nizin belgelerine bakın. Bu e-posta adresini tanımlamak için kullanılan terimler arasında destek adresi ve e-postayı kayda dönüştürme yer alır.
Bazı CRM'ler, CRM destek adresine karşılık gelen benzersiz bir e-posta adresi oluşturur. Bu durumda, yönlendirmeyi ayarlarken bu benzersiz adresi kullanın. Örneğin, CRM destek adresi support@my-crm.com ise CRM sisteminiz support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com gibi benzersiz ve rastgele bir adres oluşturabilir. Yönlendirmeyi ayarlarken 2. adımda bu benzersiz adresi kullanın.
2. adım: Gmail'i, mesajları CRM sistemine yönlendirecek şekilde ayarlayın
İletileri CRM sisteminize yönlendirmek için aşağıdaki adımları uygulayarak varsayılan bir yönlendirme kuralı oluşturun. Aşağıdaki adımlarda, help@solarmora.com adresine gönderilen gelen iletiler support@my-crm.com adresine yönlendirilir.
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Uygulamalar
Google Workspace
Gmail
Varsayılan yönlendirme'ye gidin.Gmail ayarları yönetici ayrıcalığına sahip olmanız gerekir.
Sol tarafta, üst düzey kuruluş birimini seçin.
Not: Varsayılan yönlendirme ayarı Gelişmiş ayarlar sayfasında bulunduğunda yalnızca üst düzey kuruluş birimini seçebilirsiniz.
Varsayılan yönlendirme ayarını yapmak için Yapılandır'ı tıklayın. Yeni bir varsayılan yönlendirme kuralı eklemek için Başka bir kural ekle'yi tıklayın.
Ayar ekle kutusunda şu adımları uygulayın:
Ayar seçenekleri Yapılması gerekenler Eşleşecek zarf alıcılarını belirtin Tek alıcı'yı seçin ve 1. adımda oluşturduğunuz e-posta adresini girin. Bu, kullanıcılarınızın veya müşterilerinizin ileti gönderdiği adrestir (ör. yardim@solarmora.com).
Önemli: Bu e-posta adresinin gerçek bir Google Workspace hesabı olmadığından emin olun. Bu e-posta adresiyle ilişkilendirilmiş bir kullanıcı hesabı, posta kutusu veya Gruplar üyeliği bulunmamalıdır. Büyük hacimli giden postaların teslimini desteklemek için e-posta adresi yalnızca bu varsayılan yönlendirme kuralında bulunmalıdır.
Zarf alıcısı yukarıdakiyle eşleşiyorsa aşağıdaki işlem gerçekleştirilsin - Zarf alıcısı: Zarf alıcısını değiştir kutusunu işaretleyin, ardından Alıcıyı değiştir seçeneğini belirleyin. 1. adımda doğruladığınız CRM destek adresini (ör. destek@crm-mirketim.com) girin. CRM'niz destek adresinden rastgele bir adres oluşturduysa bunun yerine bu adresi girin.
- Spam: (İsteğe bağlı) Gmail'in spam olarak işaretlenen iletileri yeniden yönlendirmesine izin vermek için Spam filtresini atla... kutusunu işaretleyin. Varsayılan olarak, yönlendirme kuralları spam olarak işaretlenmiş iletileri yeniden yönlendirmez. Gmail, gelen iletileri alıcılara teslim edilmeden önce spam olarak sınıflandırır.
- Şu adreslere de gönder: (İsteğe bağlı) İletiyi daha fazla e-posta adresine yönlendirmek için Daha fazla alıcı ekle kutusunu işaretleyin. Ardından, e-posta adreslerini girmek için Ekle'yi tıklayın. Örneğin, CRM iletilerinin bir kopyasını satış ekibinize veya kendinize göndermek isteyebilirsiniz.
Not: Diğer alıcılar, CRM'nin mesajları almasından sonra mesaj alabilir. Daha fazla bilgi için Google Workspace'te Gmail'deki alma hızı sınırları başlıklı makaleyi inceleyin.
Seçenekler Bu işlemi tanınan ve tanınmayan adreslerde gerçekleştir seçeneğini işaretleyin.
Ayar ekle kutusunun en altında, Kaydet'i tıklayın.
Yeni yönlendirme kuralınızın varsayılan yönlendirme tablosunda gösterilip gösterilmediğini kontrol edin.
3. Adım: Yönlendirme ve destek kaydı oluşturmayı doğrulayın
İletilerinizin doğru şekilde yönlendirildiğini kontrol etmek için yönlendirme e-posta adresine (ör. help@solarmora.com) bir e-posta gönderin. Ardından, CRM sisteminizin iletiyi aldığını ve iletiden bir yazışma veya destek kaydı oluşturduğunu doğrulayın.