Jika organisasi Anda menggunakan sistem pengelolaan hubungan pelanggan (CRM) untuk mengelola tugas tertentu, Anda dapat meneruskan Gmail ke CRM untuk membuat kasus atau tiket. Sistem CRM adalah software yang membantu orang dan organisasi menangani interaksi dan hubungan mereka dengan pelanggan dan pengguna. Beberapa CRM populer mencakup Salesforce, ZenDesk, HubSpot, dan Jira.
CRM sering kali digunakan untuk mengelola prospek penjualan dan tiket bantuan. Misalnya, Anda dapat meneruskan pesan yang dikirim ke alamat penjualan Anda ke CRM untuk membuat, menyeleksi, dan mengonversi prospek. Atau, Anda mungkin ingin meneruskan pesan yang dikirim ke alamat bantuan ke CRM, untuk memulai alur kerja kasus dukungan. Proses ini terkadang disebut Email ke kasus.
Praktik terbaik untuk membuat kasus CRM dengan Gmail
Gmail tidak dimaksudkan untuk menggantikan sistem penjualan tiket berskala besar. Jika organisasi Anda memerlukan dukungan untuk operasi skala besar, misalnya penjualan atau dukungan perusahaan, sebaiknya gunakan CRM khusus.
Langkah 1. Mendapatkan alamat penerusan dan penerimaan Anda
Untuk meneruskan pesan ke sistem CRM, Anda memerlukan alamat email yang akan diteruskan dan alamat CRM yang akan Anda teruskan.
Catatan: Alamat email yang digunakan dalam artikel ini adalah contoh. Ganti alamat email tersebut dengan alamat email Google Workspace dan CRM Anda sendiri.
Buat alamat penerusan Google Workspace Anda
Tentukan alamat email yang akan Anda teruskan, misalnya: bantuan@solarmora.com.
Penting: Email ini tidak boleh berupa akun sebenarnya di Google Workspace. Aturan ini hanya akan ada di aturan Pemilihan rute default yang akan Anda buat di Langkah 2 untuk menyiapkan penerusan.
Verifikasi alamat penerima CRM
Untuk mendapatkan alamat email CRM yang akan menerima pesan yang diteruskan, lihat dokumentasi CRM Anda. Istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan alamat email ini mencakup alamat dukungan dan Email ke kasus.
Beberapa CRM membuat alamat email unik yang sesuai dengan alamat email dukungan CRM. Dalam hal ini, gunakan alamat unik tersebut saat Anda menyiapkan penerusan. Misalnya, jika alamat dukungan CRM adalah support@my-crm.com, sistem CRM Anda dapat membuat alamat acak yang unik seperti support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Gunakan alamat unik ini saat Anda menyiapkan penerusan, di Langkah 2.
Langkah 2. Menyiapkan Gmail untuk meneruskan pesan ke CRM
Untuk meneruskan pesan ke sistem CRM, ikuti langkah-langkah berikut untuk menyiapkan aturan perutean Default. Pada langkah-langkah di bawah, pesan masuk yang ditujukan ke help@solarmora.com diteruskan ke support@my-crm.com.
-
Di konsol Google Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
Gmail
Perutean default.Memerlukan hak istimewa administrator Setelan Gmail.
Di sebelah kiri, pilih unit organisasi tingkat teratas.
Catatan: Anda hanya dapat memilih unit organisasi tingkat teratas jika setelan Perutean default berada di halaman Setelan lanjutan.
Klik Konfigurasikan untuk menyiapkan Pemilihan rute default. Atau, untuk menambahkan aturan perutean default baru, klik Tambahkan aturan lain.
Di kotak Tambahkan setelan, lakukan langkah berikut:
Opsi setelan Yang harus dilakukan Tentukan alamat pengiriman untuk dicocokkan Pilih Penerima tunggal dan masukkan alamat email yang Anda buat di Langkah 1. Ini adalah alamat yang menjadi tujuan pengiriman pesan pengguna atau pelanggan Anda, misalnya, bantuan@solarmora.com.
Penting: Pastikan alamat email yang Anda masukkan bukan akun Google Workspace yang sebenarnya. Alamat email tersebut tidak boleh memiliki akun pengguna, kotak surat, atau keanggotaan Grup terkait. Untuk mendukung pengiriman email keluar dalam volume besar, alamat email hanya boleh ada dalam aturan pemilihan rute Default ini.
Jika alamat pengiriman sesuai dengan yang di atas, lakukan hal berikut - Penerima amplop: Centang kotak Ubah penerima amplop, lalu pilih opsi Ganti penerima. Masukkan alamat dukungan CRM yang Anda verifikasi di Langkah 1, misalnya support@my-crm.com. Jika CRM Anda membuat alamat acak dari alamat dukungan, masukkan alamat tersebut.
- Spam: (Opsional) Untuk mengizinkan Gmail mengalihkan pesan yang ditandai sebagai spam, centang kotak Lewati filter spam.... Secara default, aturan pemilihan rute tidak mengubah rute pesan yang ditandai sebagai spam. Gmail mengklasifikasikan pesan masuk sebagai spam sebelum dikirim ke penerima.
- Kirim juga ke: (Opsional) Untuk meneruskan pesan ke lebih banyak alamat email, centang kotak Tambahkan penerima lainnya. Lalu, klik Tambahkan untuk memasukkan alamat email. Misalnya, Anda dapat mengirim salinan pesan CRM ke tim penjualan Anda, atau ke diri Anda sendiri.
Catatan: Penerima tambahan mungkin mendapatkan pesan setelah CRM menerimanya. Pelajari lebih lanjut di Batas frekuensi penerimaan Gmail di Google Workspace.
Opsi Pilih opsi Lakukan tindakan ini di alamat yang dikenal maupun tidak.
Di bagian bawah kotak Tambahkan setelan, klik Simpan.
Pastikan aturan pemilihan rute baru Anda muncul di tabel Pemilihan rute default.
Langkah 3. Verifikasi penerusan dan pembuatan kasus
Untuk memeriksa apakah pesan Anda diteruskan dengan benar, kirim email ke alamat email penerusan, misalnya bantuan@solarmora.com. Kemudian, verifikasi apakah sistem CRM Anda menerima pesan tersebut dan membuat kasus atau tiket dari pesan tersebut.