Als uw organisatie een CRM-systeem (systeem voor klantrelatiebeheer) gebruikt om bepaalde taken te beheren, kunt u Gmail doorsturen naar uw CRM om een case of ticket te maken. Een CRM-systeem is software waarmee mensen en organisaties hun interacties en relaties met klanten en gebruikers kunnen beheren. Enkele populaire CRM's zijn Salesforce, ZenDesk, HubSpot en Jira.
CRM's worden vaak gebruikt om sales leads en supporttickets te beheren. U kunt bijvoorbeeld berichten die naar uw verkoopadres worden gestuurd, doorsturen naar een CRM om leads te maken, te kwalificeren en te converteren. Of u wilt berichten die naar een hulp-e-mailadres zijn gestuurd, doorsturen naar een CRM om een workflow voor een supportaanvraag te starten. Dit proces wordt soms E-mail naar case genoemd.
Praktische tips voor het maken van CRM-aanvragen met Gmail
Gmail is niet bedoeld om grootschalige ticketsystemen te vervangen. Als je organisatie support nodig heeft voor grootschalige activiteiten, zoals zakelijke verkoop of support, raden we je aan een speciaal CRM te gebruiken.
Stap 1. Je doorstuur- en ontvangstadressen ophalen
Als u berichten wilt doorsturen naar een CRM-systeem, heeft u het e-mailadres nodig dat wordt doorgestuurd en het CRM-adres waarnaar u wilt doorsturen.
Opmerking: De e-mailadressen in dit artikel zijn voorbeelden. Vervang deze door uw eigen e-mailadressen voor Google Workspace en CRM.
Uw Google Workspace-doorstuuradres maken
Kies het e-mailadres dat je wilt doorsturen, bijvoorbeeld: help@solarmora.com.
Belangrijk: Dit e-mailadres mag geen echt account in Google Workspace zijn. Het bestaat alleen in de standaardrouteringsregel die u in stap 2 maakt om doorsturen in te stellen.
Het ontvangstadres van het CRM verifiëren
Raadpleeg de documentatie van uw CRM voor het CRM-e-mailadres waarnaar berichten worden doorgestuurd. Termen die worden gebruikt om dit e-mailadres te beschrijven, zijn supportadres en E-mail naar case.
Sommige CRM's maken een uniek e-mailadres dat overeenkomt met het supportadres van het CRM. Gebruik in dit geval dit unieke adres als u doorsturen instelt. Als het supportadres van het CRM bijvoorbeeld support@mijn-crm.com is, kan uw CRM-systeem een uniek, willekeurig adres maken, zoals support@v1su0245ewejzhe7.case.mijn-crm.com. Gebruik dit unieke adres als u doorsturen instelt in Stap 2.
Stap 2. Gmail instellen om berichten door te sturen naar het CRM
Als u berichten wilt doorsturen naar uw CRM-systeem, volgt u deze stappen om een standaard doorstuurregel in te stellen. In de stappen hieronder worden inkomende berichten die zijn geadresseerd aan help@solarmora.com, doorgestuurd naar support@my-crm.com.
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
Gmail
Standaardrouting.Hiervoor is het beheerdersrecht Gmail-instellingen vereist.
Selecteer links de organisatie-eenheid op het hoogste niveau.
Opmerking: U kunt alleen de organisatie-eenheid op het hoogste niveau selecteren als de instelling Standaardroutering zich op de pagina Geavanceerde instellingen bevindt.
Klik op Configureren om standaardrouting in te stellen. Of klik op Nog een regel toevoegen om een nieuwe standaard routeringsregel toe te voegen.
Voer in het vak Instelling toevoegen deze stappen uit:
Instellingsopties Wat te doen Geef op welke envelopontvangers overeen moeten komen Selecteer Eén ontvanger en voer het e-mailadres in dat u in stap 1 heeft ingesteld. Dit is het adres waarnaar uw gebruikers of klanten berichten sturen, bijvoorbeeld hulp@solarmora.com.
Belangrijk: Zorg dat dit e-mailadres geen echt Google Workspace-account is. Er mag geen gebruikersaccount, mailbox of Groepen-lidmaatschap aan gekoppeld zijn. Als u wilt dat grote hoeveelheden uitgaande e-mails worden bezorgd, mag het e-mailadres alleen in deze standaard routingsregel staan.
Als de envelopontvanger overeenkomt met bovenstaande, het volgende doen - Ontvanger van envelop: Vink het vakje aan voor Envelopontvanger wijzigen en selecteer de optie Ontvanger vervangen. Voer het CRM-supportadres in dat u heeft laten verifiëren in stap 1, bijvoorbeeld support@mijn-crm.com. Als uw CRM een willekeurig adres heeft gegenereerd op basis van het supportadres, voert u dat in.
- Spam: (Optioneel) Als je wilt dat Gmail berichten die als spam zijn gemarkeerd, omleidt, vink je het vakje Spamfilter omzeilen... aan. Standaard worden berichten die als spam zijn gemarkeerd, niet doorgestuurd door routingregels. Gmail classificeert binnenkomende berichten als spam voordat ze worden bezorgd bij ontvangers.
- Ook verzenden naar: (Optioneel) Als u het bericht wilt doorsturen naar nog meer e-mailadressen, vinkt u het vakje aan voor Meer ontvangers toevoegen. Klik vervolgens op Toevoegen om de e-mailadressen in te voeren. U kunt bijvoorbeeld een kopie van CRM-berichten naar uw verkoopteam of naar uzelf sturen.
Opmerking: Extra ontvangers kunnen berichten krijgen nadat het CRM ze heeft ontvangen. Ga naar Snelheidslimieten voor Gmail-ontvangst in Google Workspace voor meer informatie.
Opties Selecteer de optie Deze actie uitvoeren op niet-herkende en herkende adressen.
Klik onder in het vak Instelling toevoegen op Opslaan.
Controleer of uw nieuwe routingregel in de tabel Standaardrouting staat.
Stap 3. Verifieer doorsturen en het maken van cases
Als u wilt controleren of uw berichten correct worden doorgestuurd, stuurt u een e-mail naar het e-mailadres voor doorsturen, bijvoorbeeld help@solarmora.com. Controleer daarna of uw CRM-systeem het bericht heeft gekregen en een case of ticket heeft gemaakt op basis van het bericht.