Jeśli Twoja organizacja używa systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) do zarządzania określonymi zadaniami, możesz przekazywać dalej wiadomości z Gmaila do systemu CRM, aby utworzyć zgłoszenie. System CRM to oprogramowanie, które pomaga osobom i organizacjom zarządzać interakcjami i relacjami z klientami i użytkownikami. Do popularnych systemów CRM należą Salesforce, ZenDesk, HubSpot i Jira.
Systemów CRM niejednokrotnie używa się do obsługi potencjalnych klientów i zgłoszeń do zespołów wsparcia. Możesz na przykład przekazywać wiadomości wysłane na adres sprzedażowy do systemu CRM, aby tworzyć, kwalifikować i przekształcać potencjalnych klientów. Możesz też chcieć przekazywać wiadomości wysyłane na adres pomocy do systemu CRM, aby rozpocząć przepływ pracy związany ze zgłoszeniem. Ten proces jest czasami nazywany e-mailem do zgłoszenia.
Sprawdzone metody tworzenia zgłoszeń CRM przy użyciu Gmaila
Gmail nie ma zastępować systemów obsługi zgłoszeń na dużą skalę. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje pomocy w przypadku operacji na dużą skalę, np. sprzedaży lub pomocy dla firm, zalecamy korzystanie z dedykowanego systemu CRM.
Krok 1. Uzyskiwanie adresów przekierowania i odbioru
Aby przekazywać wiadomości do systemu CRM, potrzebujesz adresu e-mail, z którego będą przekazywane wiadomości, oraz adresu CRM, na który będziesz je przekazywać.
Uwaga: adresy e-mail użyte w tym artykule są przykładowe. Zastąp je adresami e-mail Google Workspace i CRM.
Tworzenie adresu do przekazywania dalej w Google Workspace
Wybierz adres e-mail, na który chcesz przekazywać wiadomości, np. pomoc@solarmora.com.
Ważne: ten adres e-mail nie powinien być prawdziwym kontem w Google Workspace. Będzie on istniał tylko w regule trasy domyślnej, którą utworzysz w kroku 2, aby skonfigurować przekazywanie.
Weryfikacja adresu odbioru w systemie CRM
Aby uzyskać adres e-mail systemu CRM, na który będą przekazywane wiadomości, zapoznaj się z dokumentacją tego systemu. Terminy używane do opisywania tego adresu e-mail to adres pomocy i e-mail do zgłoszenia.
Niektóre systemy CRM generują unikalny adres e-mail, który odpowiada adresowi pomocy CRM. W takiej sytuacji użyj takiego unikalnego adresu e-mail, kiedy będziesz ustawiać przekierowywanie e-maili. Jeśli na przykład adres pomocy systemu CRM to support@my-crm.com, system CRM może wygenerować unikalny, losowy adres, np. support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Użyj tego unikalnego adresu podczas konfigurowania przekazywania w kroku 2.
Krok 2. Skonfiguruj Gmaila tak, aby przekierowywał wiadomości do systemu CRM
Aby przekazywać wiadomości do systemu CRM, wykonaj te czynności, aby skonfigurować regułę routingu domyślnego. W poniższych krokach wiadomości przychodzące adresowane na pomoc@solarmora.com są przekazywane na adres pomoc@my-crm.com.
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje
Google Workspace
Gmail
Trasa domyślna.Musisz mieć uprawnienia administratora Ustawienia Gmaila.
Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu.
Uwaga: jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu możesz wybrać tylko wtedy, gdy ustawienie Domyślne przekierowywanie znajduje się na stronie Ustawienia zaawansowane.
Kliknij Skonfiguruj, aby skonfigurować ustawienie Trasa domyślna. Aby dodać nową domyślną regułę routingu, kliknij Dodaj kolejną regułę.
W oknie Dodaj ustawienie wykonaj te czynności:
Opcje ustawień Co zrobić Określ adresatów w danych koperty do dopasowania Wybierz Pojedynczy adresat i wpisz adres e-mail utworzony w kroku 1. To adres e-mail przekierowujący pocztę, na który Twoi użytkownicy i klienci będą wysyłać wiadomości, na przykład help@solarmora.com.
Ważne: upewnij się, że ten adres e-mail nie jest rzeczywistym kontem Google Workspace. Nie powinien być powiązany z kontem użytkownika, skrzynką pocztową ani członkostwem w Grupach dyskusyjnych Google. Aby obsługiwać dostarczanie dużych ilości poczty wychodzącej, adres e-mail powinien istnieć tylko w tej domyślnej regule routingu.
Jeśli adresat w danych koperty odpowiada powyższemu, wykonaj następujące czynności - Adresat w danych koperty: zaznacz pole Zmień adresata w danych koperty, a następnie wybierz opcję Zastąp adresata. Wpisz adres e-mail zespołu pomocy CRM, który został zweryfikowany w kroku 1, np. pomoc@moj-crm.pl. Jeśli system CRM wygenerował losowy adres z adresu e-mail zespołu pomocy, wpisz ten adres.
- Spam: (opcjonalnie) aby Gmail przekierowywał wiadomości oznaczone jako spam, zaznacz pole Pomiń filtr spamu.... Domyślnie reguły routingu nie przekierowują takich wiadomości. Gmail klasyfikuje wiadomości przychodzące jako spam, zanim zostaną dostarczone do adresatów.
- Dostarcz też do: (opcjonalnie) aby przekierowywać wiadomości do większej liczby adresów e-mail, zaznacz pole Dodaj kolejnych adresatów. Następnie kliknij Dodaj, aby wpisać adresy e-mail. Możesz na przykład przesyłać kopie wiadomości z systemu CRM do zespołu sprzedaży lub do siebie.
Uwaga: dodatkowi odbiorcy mogą otrzymać wiadomości po tym, jak zostaną one dostarczone do systemu CRM. Więcej informacji znajdziesz w artykule Limity szybkości odbierania Gmaila w Google Workspace.
Opcje Wybierz opcję Wykonuj tę czynność w przypadku adresów nierozpoznanych i rozpoznanych.
U dołu okna Dodawanie ustawienia kliknij Zapisz.
Sprawdź, czy nowa reguła routingu pojawiła się w tabeli Trasa domyślna.
Krok 3. Zweryfikuj przekierowywanie wiadomości i rejestrowanie zgłoszeń
Aby sprawdzić, czy wiadomości są przekazywane prawidłowo, wyślij e-maila na adres przekazywania, np. pomoc@solarmora.com. Następnie sprawdź, czy system CRM otrzymał wiadomość i utworzył na jej podstawie zgłoszenie.