Integrera Gmail med en arkiveringslösning från tredje part

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Plus. Jämför utgåvor

Som Gmail-administratör kan du konfigurera en arkiveringslösning från tredje part för att arkivera Gmail-journalmeddelanden. Den här lösningen kan vara användbar för att

  • Följa e-postkrav, som SEC Rule 17a-4
  • Fortsätta använda en arkiveringslösning från tredje part
  • Ge användarna åtkomst till arkiv

Så här fungerar integrationen

Om du vill integrera Gmail med en arkiveringslösning från tredje part anger du en e-postadress dit journalmeddelanden vidarebefordras. Om du anger fler än en e-postadress skickas journalmeddelanden till alla e-postadresser.

Vi rekommenderar att du konfigurerar TLS-efterlevnad när du använder en arkiveringslösning från tredje part. Detta säkerställer att Gmail kräver TLS-kryptering när e-post skickas till arkiveringslösningen från tredje part.

Konfigurera en arkiveringslösning från tredje part

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Appar följt av Google Workspace följt av Gmail följt av Vidarebefordran.

    Administratörsbehörigheten Tjänstinställningar krävs.

  2. (Valfritt) Till vänster väljer du organisation.
  3. Scrolla till Extern e-postarkivering under Dirigering eller ange Extern e-postarkivering i sökfältet.
  4. Ange e-postadressen som du vill skicka journalmeddelanden till.
  5. Klicka på Lägg till inställning.
  6. Klicka på Spara längst ned.

Så här hanteras meddelanden

Versioner av meddelandena som journalförs

Viktigt! Meddelanden som journalförs är inte befriade från Gmail-policyer som avvisar meddelanden med potentiella virus och skadlig kod. Mer information finns i Filtyper som blockeras av Gmail.

  • Inkommande meddelanden – versionen av meddelandet som mottagaren får är den som journalförs. Om till exempel en policy för innehållsefterlevnad utlöses och tar bort bilagan finns den inte med i journalen.
  • Utgående meddelanden – versionen av meddelandet som skickades av användaren journalförs. Om till exempel en policy för innehållsefterlevnad utlöses och tar bort bilagan behåller journalen bilagan.
  • Interna meddelanden – för meddelanden som skickas inom din domän fungerar som ett inkommande meddelande för mottagaren och ett utgående meddelande för avsändaren.

Meddelanden som skickas till adminkarantäner

  • Inkommande meddelanden – om ett inkommande meddelande skickas till administrativa karantäner skickas inte journalföringskopian förrän meddelandet har släppts från karantänen. Om ett karantänplacerat meddelande nekas ser användaren aldrig meddelandet och därför arkiveras det inte.
  • Utgående meddelanden – om ett utgående meddelande skickas till administratörskarantäner skickas en journalpost när användaren klickar på Skicka, oavsett om meddelandet är i karantän eller inte.

Meddelanden med flera mottagare

När ett meddelande skickas till flera mottagare kan en grupp ibland få en annan version av meddelandena på grund av efterlevnads- eller routningspolicyer.

  • Inkommande meddelanden – en separat journalpost med relevant meddelande version skickas för varje mottagare. Arkiveringslösningen bör använda logik för dubblettkontroll för att avgöra om flera mottagare har fått samma meddelande.
  • Utgående meddelanden – kopian som skickas av avsändaren journalplaceras.
  • Interna meddelanden – interna mottagare finns kvar i meddelandet. Även om vissa interna mottagare kanske inte får meddelandet på grund av efterlevnad av innehåll eller andra policyer registreras leveransen till vissa eller alla mottagare.

Meddelanden med okända mottagare

Journaler skickas inte för meddelanden som tas emot för okända mottagare. Om du vill föra journal för en viss användare måste användaren vara registrerad.

Mekanism för nya försök för SMTP-felkoder

Om ett meddelande inte levereras till journaladressen och SMTP-värden (Simple Mail Transfer Protocol) returnerar ett tillfälligt fel (4xx) försöker Gmail skicka meddelandena igen i åtta dagar. Om SMTP-värden returnerar ett permanent fel (5xx) försöker Gmail inte skicka meddelandet igen.

Säkerhetsaspekter

Vi rekommenderar att du konfigurerar tredjepartsarkivet så att det avvisar meddelanden som inte är signerade med SPF (Sender Policy Framework) och DKIM (DomainKeys Identified Mail). Google använder DKIM-signering på 2 sätt:

  • Google-nyckel för kundens räkning (om kunden inte har konfigurerat)
  • Kundnyckel

Vi rekommenderar att du konfigurerar TLS-efterlevnad för att skydda anslutningen till arkiveringslösningar från tredje part.