En tant qu'administrateur Gmail, vous pouvez configurer une solution d'archivage tierce pour archiver les messages de journal Gmail. Ce type de solution peut être utile si vous voulez :
- Respecter les exigences relatives aux e-mails, comme la règle 17a-4 de la SEC
- continuer à utiliser une solution d'archivage tierce ;
- autoriser les utilisateurs à accéder aux archives.
Fonctionnement de l'intégration
Pour intégrer Gmail à une solution d'archivage tierce, spécifiez l'adresse e-mail vers laquelle les messages journalisés sont transmis. Si vous spécifiez plusieurs adresses e-mail, les messages du journal sont envoyés à toutes les adresses e-mail.
Nous vous recommandons de configurer la conformité TLS lorsque vous utilisez une solution d'archivage tierce. Ainsi, Gmail exige le chiffrement TLS lors de l'envoi d'e-mails à la solution d'archivage tierce.
Configurer une solution d'archivage tierce
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Applications
Google Workspace
Gmail
Routage.Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres Gmail.
- (Facultatif) Sur la gauche, sélectionnez l'organisation.
- Sous Routage, faites défiler la page jusqu'à Solutions tierces d'archivage des e-mails ou saisissez Solutions tierces d'archivage des e-mails dans le champ de recherche.
- Saisissez l'adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez envoyer les messages journalisés.
- Cliquez sur Ajouter un paramètre.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Gestion des messages
Versions des messages journalisés
Important : Les messages journalisés ne sont pas exemptés des règles Gmail qui refusent les messages contenant des virus potentiels et des logiciels malveillants. Pour en savoir plus, consultez Types de fichiers bloqués par Gmail.
- Messages entrants : la version du message reçue par l'utilisateur est celle qui est journalisée. Par exemple, si une règle de conformité du contenu se déclenche et supprime la pièce jointe, la copie du journal ne l'inclura pas.
- Messages sortants : la version du message envoyée par l'utilisateur est journalisée. Par exemple, si une règle de conformité du contenu se déclenche et supprime la pièce jointe, la copie du journal la conserve.
- Messages internes : pour les messages envoyés au sein de votre domaine, ils sont traités comme des messages entrants pour le destinataire et sortants pour l'expéditeur.
Messages consignés dans les zones de quarantaine administratives
- Messages entrants : si un message entrant est envoyé dans les zones de quarantaine administratives, la copie du journal n'est envoyée que lorsque le message est extrait de la zone de quarantaine. Si un message mis en quarantaine est refusé, l'utilisateur ne le voit jamais et il n'est donc pas archivé.
- Messages sortants : si un message sortant est envoyé à des quarantaines d'administrateur, une copie du journal est envoyée lorsque l'utilisateur clique sur Envoyer, que le message soit mis en quarantaine ou non.
Messages envoyés à plusieurs destinataires
Il arrive que lorsqu'un message est envoyé à plusieurs destinataires, un groupe reçoive une version différente du message en raison de règles de conformité ou de routage.
- Messages entrants : une copie de journal distincte contenant la version du message concernée est envoyée pour chaque destinataire. Pour déterminer si plusieurs destinataires ont reçu le même message, la solution d'archivage doit utiliser une logique de déduplication.
- Messages sortants : la copie envoyée par l'expéditeur est journalisée.
- Messages internes : les destinataires internes sont conservés dans le message. Bien que certains destinataires internes ne reçoivent pas le message en raison de la conformité du contenu ou d'autres règles, la remise à certains ou à tous les destinataires est enregistrée.
Messages envoyés à des destinataires non reconnus
Les journaux ne sont pas envoyés pour les messages reçus par des destinataires non reconnus. Pour que l'historique d'un utilisateur spécifique soit enregistré, celui-ci doit être inscrit.
Mécanisme de renvoi des codes d'échec SMTP
Si un message n'est pas distribué à l'adresse de la revue et que l'hôte SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) renvoie une erreur temporaire (4xx), Gmail tente de renvoyer les messages pendant huit jours. Si l'hôte SMTP renvoie une erreur permanente (5xx), Gmail ne tente pas de renvoyer le message.
Points à noter concernant la sécurité
Nous vous recommandons de configurer l'archive tierce pour qu'elle rejette les messages qui ne sont pas signés avec SPF (Sender Policy Framework) et DKIM (DomainKeys Identified Mail). Google utilise la signature DKIM de deux façons :
- Clé Google au nom du client (si le client ne l'a pas configurée)
- Clé client
Nous vous recommandons de configurer la conformité TLS pour sécuriser la connexion aux solutions d'archivage tierces.