بصفتك مشرف Gmail، يمكنك إعداد حل أرشفة خارجي من أجل أرشفة رسائل الدفتر اليومية في Gmail. قد يكون هذا الحل مفيدًا من أجل:
- الامتثال لمتطلبات البريد الإلكتروني، مثل قاعدة SEC 17a-4
- الاستمرار في استخدام أحد حلول الأرشفة من جهات خارجية
- السماح للمستخدم بالوصول إلى الأرشيف
كيفية عمل الدمج
لدمج Gmail مع حل أرشفة تابع لجهة خارجية، اختَر عنوان بريد إلكتروني تتم إعادة توجيه رسائل دفتر اليومية إليه. إذا حدّدت أكثر من عنوان بريد إلكتروني واحد، سيتم إرسال رسائل دفتر اليومية إلى جميع عناوين البريد الإلكتروني.
ننصحك بإعداد التوافق مع بروتوكول أمان النقل (TLS) عند استخدام أحد حلول الأرشفة من جهات خارجية. يضمن ذلك أن يطلب Gmail تشفير TLS عند إرسال الرسائل إلى حل الأرشفة الخارجي.
إعداد أحد حلول الأرشفة من جهات خارجية
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
التطبيقات
Google Workspace
Gmail
التوجيه.يتطلّب هذا الإجراء الحصول على امتياز مشرف "إعدادات Gmail".
- (اختياري) على يمين الصفحة، اختَر المؤسسة.
- ضمن التوجيه، انتقِل إلى أرشفة الرسائل الإلكترونية الخارجية أو أدخِل أرشفة الرسائل الإلكترونية الخارجية في حقل البحث.
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إرسال رسائل دفاتر اليومية إليه.
- انقر على إضافة إعداد.
- في الأسفل، انقر على حفظ.
كيفية إدارة الرسائل
نُسخ الرسائل المسجلة في دفتر اليومية
ملاحظة مهمة: لا يتم استثناء الرسائل المسجّلة في سجلّات من سياسات Gmail التي ترفض الرسائل التي تحتوي على فيروسات محتملة وبرامج ضارة. لمزيد من المعلومات، يُرجى الاطّلاع على أنواع الملفات المحظورة في Gmail.
- الرسائل الواردة: يتم تسجيل نسخة الرسالة التي تلقّاها المستخدم. على سبيل المثال، إذا تم تفعيل سياسة امتثال المحتوى وتمت إزالة المرفق، لن تتضمّن نسخة السجلّ المرفق.
- الرسائل الصادرة: يتم تسجيل نسخة من الرسالة التي أرسلها المستخدم. على سبيل المثال، إذا تم تفعيل سياسة امتثال المحتوى وإزالة المرفق، ستحتفظ نسخة دفتر اليومية بالمرفق.
- الرسائل الداخلية: بالنسبة إلى الرسائل المرسَلة ضمن نطاقك، يتم التعامل معها كرسالة واردة بالنسبة إلى المستلِم وكرسالة صادرة بالنسبة إلى المُرسِل.
الرسائل المُرسَلة إلى وحدات العزل للمشرف
- الرسائل الواردة: إذا تم إرسال رسالة واردة إلى وحدات عزل المشرفين، لن يتم إرسال نسخة السجلّ إلا بعد إخراج الرسالة من وحدة العزل. إذا تم رفض رسالة معزولة، لن يرى المستخدم الرسالة مطلقًا، وبالتالي لن يتم وضعها في الأرشيف.
- الرسائل الصادرة: إذا تم إرسال رسالة صادرة إلى الحجر الصحي الخاص بالمشرف، يتم إرسال نسخة من سجلّ الرسالة عندما ينقر المستخدم على إرسال، بغض النظر عمّا إذا تم وضع الرسالة في الحجر الصحي.
الرسائل المُرسَلة إلى عدة مُستلِمين
في بعض الأحيان، عند إرسال رسالة إلى عدة مستلمين، يمكن أن تتلقّى مجموعة نسخة مختلفة من الرسائل بسبب سياسات الامتثال أو التوجيه.
- الرسائل الواردة: يتم إرسال نسخة منفصلة من دفتر اليومية تتضمّن إصدار الرسالة ذي الصلة لكل مستلِم. لتحديد ما إذا كان العديد من المستلِمين قد تلقّوا الرسالة نفسها، يجب أن يستخدم حل الأرشفة منطق إزالة التكرار.
- الرسائل الصادرة: يتم تسجيل النسخة التي يرسلها المُرسِل في دفتر اليومية.
- الرسائل الداخلية— سيبقى المستلمون الداخليون في الرسالة. على الرغم من أنّ بعض المستلمين الداخليين قد لا يتلقّون الرسالة فعليًا بسبب الالتزام بالسياسات المتعلقة بالمحتوى أو غيرها من السياسات، يتم تسجيل عملية التسليم إلى بعض المستلمين أو جميعهم.
الرسائل التي تتضمن مستلمين غير معروفين
لا يتم إرسال دفاتر اليومية للرسائل التي تم تلقّيها من مستلِمين غير معروفين. لكي يتمكّن مستخدم معيّن من تسجيل بياناته في "دفتر اليوميات"، يجب أن يكون مسجّلاً.
آلية إعادة المحاولة لرموز تعذُّر SMTP
إذا لم يتم تسليم رسالة بنجاح إلى عنوان المجلة وأعاد مضيف بروتوكول نقل البريد البسيط (SMTP) خطأً مؤقتًا (4xx)، يحاول Gmail إعادة إرسال الرسائل لمدة 8 أيام. إذا عرض مضيف SMTP خطأ دائمًا (5xx)، لن تحاول Gmail إعادة إرسال الرسالة.
اعتبارات الأمان
ننصحك بضبط الأرشيف التابع لجهة خارجية لرفض الرسائل التي لم يتم توقيعها باستخدام نظام التعرّف على هوية المرسل (SPF) والبريد المُعرَّف بمفاتيح النطاق (DKIM). تستخدم Google توقيع DKIM بطريقتين:
- مفتاح Google نيابةً عن العميل (في حال لم يقم العميل بإعداده)
- مفتاح العميل
ننصحك بإعداد التوافق مع بروتوكول أمان طبقة النقل (TLS) لتأمين الاتصال بحلول الأرشفة الخارجية.