Jako administrator Gmaila możesz skonfigurować rozwiązanie innej firmy służące do archiwizowania wiadomości dziennika z Gmaila. Może to być przydatne do:
- zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi poczty e-mail, takimi jak SEC 17a-4;
- kontynuowania używania rozwiązania innej firmy;
- zapewniania użytkownikom dostępu do archiwum.
Jak działa integracja
Aby zintegrować Gmaila z narzędziem archiwizacyjnym innej firmy, musisz określić adres e-mail, na który mają być przekazywane wiadomości dziennika. Jeśli podasz więcej niż 1 adres e-mail, wiadomości z dziennika będą wysyłane na wszystkie te adresy.
Jeśli korzystasz z rozwiązania do archiwizacji innej firmy, zalecamy skonfigurowanie zgodności z TLS. Dzięki temu Gmail będzie wymagać szyfrowania TLS podczas wysyłania poczty do rozwiązania archiwizacyjnego innej firmy.
Konfigurowanie narzędzia archiwizacyjnego innej firmy
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje
Google Workspace
Gmail
Routing.Musisz mieć uprawnienia administratora Ustawienia Gmaila.
- (Opcjonalnie) Po lewej stronie wybierz organizację.
- W sekcji Routing przewiń do opcji Archiwizowanie poczty e-mail za pomocą narzędzia innej firmy lub w polu wyszukiwania wpisz Archiwizowanie poczty e-mail za pomocą narzędzia innej firmy.
- Wpisz adres e-mail, na który mają być wysyłane wiadomości dziennika.
- Kliknij Dodaj ustawienie.
- Kliknij Zapisz u dołu strony.
Jak działa zarządzanie wiadomościami
Wersje wiadomości obsługiwane w dziennikach
Ważne: wiadomości zapisywane w dzienniku nie są zwolnione z zasad Gmaila, które odrzucają wiadomości zawierające potencjalne wirusy i szkodliwe oprogramowanie. Więcej informacji znajdziesz w artykule Typy plików blokowane w Gmailu.
- Wiadomości przychodzące – rejestrowana jest wersja wiadomości otrzymana przez użytkownika. Jeśli na przykład zasady zgodności treści zostaną uruchomione i usuną załącznik, kopia dziennika nie będzie zawierać załącznika.
- Wiadomości wychodzące – rejestrowana jest wersja wiadomości wysłanej przez użytkownika. Jeśli na przykład zasady zgodności treści zostaną uruchomione i usuną załącznik, kopia w dzienniku będzie go nadal zawierać.
- Wiadomości wewnętrzne – w przypadku wiadomości wysyłanych w domenie działa jak wiadomość przychodząca dla odbiorcy i wiadomość wychodząca dla nadawcy.
Wiadomości wysyłane do kwarantanny administracyjnej
- Wiadomości przychodzące – jeśli wiadomość przychodząca zostanie wysłana do kwarantanny administracyjnej, kopia dziennika nie zostanie wysłana, dopóki wiadomość nie zostanie zwolniona z kwarantanny. Jeśli wiadomość poddana kwarantannie zostanie odrzucona, użytkownik nigdy jej nie zobaczy, a zatem nie zostanie ona zarchiwizowana.
- Wiadomości wychodzące – jeśli wiadomość wychodząca zostanie wysłana do kwarantanny administratora, kopia dziennika zostanie wysłana, gdy użytkownik kliknie Wyślij, niezależnie od tego, czy wiadomość została poddana kwarantannie.
Wiadomości do wielu adresatów
Czasami, gdy wiadomość jest wysyłana do wielu odbiorców, jedna grupa może otrzymać inną wersję wiadomości ze względu na zasady zgodności lub routingu.
- Wiadomości przychodzące – do każdego adresata wysyłana jest oddzielna kopia dziennika z odpowiednią wersją wiadomości. Aby określić, czy wielu odbiorców otrzymało tę samą wiadomość, rozwiązanie do archiwizacji powinno używać logiki deduplikacji.
- Wiadomości wychodzące – w dzienniku jest uwzględniana kopia wysłana przez nadawcę.
- Wiadomości wewnętrzne – adresaci wewnętrzni pozostają uwzględnieni w wiadomości. Chociaż niektórzy odbiorcy wewnętrzni mogą nie otrzymać wiadomości z powodu zgodności treści lub innych zasad, dostarczenie do niektórych lub wszystkich odbiorców jest rejestrowane.
Wiadomości do nierozpoznanych adresatów
Dzienniki nie są wysyłane w przypadku wiadomości otrzymanych dla nierozpoznanych odbiorców. Aby prowadzić dziennik dla konkretnego użytkownika, musi on być zarejestrowany.
Mechanizm ponawiania prób dostarczenia w przypadku kodów błędów SMTP
Jeśli wiadomość nie zostanie dostarczona na adres dziennika, a host protokołu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) zwróci błąd tymczasowy (4xx), Gmail będzie próbował ponownie wysłać wiadomości przez 8 dni. Jeśli host SMTP zwróci błąd trwały (5xx), Gmail nie podejmie próby ponownego wysłania wiadomości.
Bezpieczeństwo
Zalecamy skonfigurowanie archiwum zewnętrznego tak, aby odrzucało wiadomości, które nie są podpisane za pomocą protokołów SPF (Sender Policy Framework) i DKIM (DomainKeys Identified Mail). Google korzysta z podpisów DKIM na dwa sposoby:
- klucz Google w imieniu klienta (jeśli klient nie skonfigurował klucza);
- klucz klienta.
Aby zabezpieczyć połączenie z narzędziami archiwizacyjnymi innych firm, zalecamy skonfigurowanie zgodności z protokołem TLS.