ในฐานะผู้ดูแลระบบ Gmail คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามให้เก็บข้อความรายการบันทึกของ Gmail ได้ ซึ่งโซลูชันดังกล่าวจะมีประโยชน์ดังนี้
- ปฏิบัติตามข้อกำหนดอีเมลในแบบต่างๆ เช่น SEC Rule 17a-4
- ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามได้ต่อไป
- อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงที่เก็บถาวรได้
วิธีใช้งานร่วมกัน
หากต้องการใช้ Gmail ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม คุณจะต้องระบุอีเมล ที่จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกไปให้ หากระบุอีเมลมากกว่า 1 รายการ ระบบจะส่งข้อความบันทึกไปยังอีเมลทั้งหมด
เราขอแนะนำให้คุณตั้งค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ TLS เมื่อใช้โซลูชันการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่า Gmail จะกำหนดให้มีการเข้ารหัส TLS เมื่อ ส่งอีเมลไปยังโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สาม
ตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
Gmail
การกำหนดเส้นทาง - (ไม่บังคับ) เลือกองค์กรจากทางซ้าย
- ในส่วนการกำหนดเส้นทาง ให้เลื่อนไปที่การเก็บอีเมลโดยบุคคลที่สาม หรือป้อนการเก็บอีเมลโดยบุคคลที่สามในช่องค้นหา
- กรอกที่อยู่อีเมลที่จะให้ส่งข้อความรายการบันทึกไปถึง
- คลิกเพิ่มการตั้งค่า
- เลื่อนลงไปด้านล่าง แล้วคลิกบันทึก
วิธีจัดการข้อความ
เวอร์ชันข้อความที่จะจัดทำรายการบันทึก
สำคัญ: ข้อความที่บันทึกในบันทึกการรับส่งอีเมลจะไม่อยู่ในข้อยกเว้นของนโยบาย Gmail ที่ปฏิเสธ ข้อความที่มีไวรัสและซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตรายที่อาจเกิดขึ้น โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อประเภทไฟล์ที่ Gmail บล็อก
- ข้อความขาเข้า - ข้อความเวอร์ชันที่ผู้ใช้ได้รับคือ ข้อความที่บันทึก เช่น หากนโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเนื้อหาทริกเกอร์และ ลบไฟล์แนบ สำเนาบันทึกจะไม่แสดงไฟล์แนบ
- ข้อความขาออก - ระบบจะบันทึกเวอร์ชันของข้อความที่ผู้ใช้ส่ง ตัวอย่างเช่น หากนโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเนื้อหาทริกเกอร์และแยก ไฟล์แนบ สำเนาบันทึกจะยังคงมีไฟล์แนบ
- ข้อความภายใน - สำหรับข้อความที่ส่งภายในโดเมน จะทำหน้าที่เหมือนข้อความขาเข้าสำหรับผู้รับและข้อความขาออกสำหรับผู้ส่ง
ข้อความที่ส่งไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ
- ข้อความขาเข้า - หากมีการส่งข้อความขาเข้าไปยังเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ ระบบจะไม่ส่งสำเนาบันทึก จนกว่าจะมีการปล่อยข้อความออกจากเขตกักเก็บ หากมีการปฏิเสธข้อความที่ถูกกักเก็บ ผู้ใช้จะไม่เห็นข้อความดังกล่าวและระบบจะไม่เก็บข้อความนั้นไว้
- ข้อความขาออก - หากมีการส่งข้อความขาออกไปยังการกักเก็บของ ผู้ดูแลระบบ ระบบจะส่งสำเนาบันทึก เมื่อผู้ใช้คลิกส่ง ไม่ว่าข้อความจะถูก กักเก็บหรือไม่ก็ตาม
ข้อความที่มีผู้รับหลายคน
บางครั้งเมื่อส่งข้อความถึงผู้รับหลายคน กลุ่มหนึ่งอาจได้รับข้อความเวอร์ชันที่แตกต่างกันเนื่องจากนโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือนโยบายการกำหนดเส้นทาง
- ข้อความขาเข้า - ระบบจะส่งสำเนาบันทึกแยกต่างหากพร้อมข้อความที่เกี่ยวข้อง เวอร์ชันที่สอดคล้องกับผู้รับแต่ละราย หากต้องการพิจารณาว่าผู้รับหลายรายได้รับข้อความเดียวกันหรือไม่ โซลูชันการเก็บถาวรควรใช้ตรรกะการขจัดข้อมูลที่ซ้ำกัน
- ข้อความขาออก - ระบบจะจัดทำรายการบันทึกสำเนาที่ผู้ส่งได้ส่งออกไป
- ข้อความภายใน ผู้รับภายในจะยังมีข้อความนั้น แม้ว่าผู้รับภายในบางรายอาจไม่ได้รับข้อความจริงเนื่องจาก การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเนื้อหาหรือนโยบายอื่นๆ แต่ระบบจะบันทึกการนำส่งไปยังผู้รับบางรายหรือทั้งหมด
ข้อความที่มีผู้รับที่ไม่รู้จัก
ระบบจะไม่ส่งบันทึกสำหรับข้อความที่ได้รับสำหรับผู้รับที่ไม่รู้จัก หากต้องการ บันทึกสำหรับผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง ผู้ใช้จะต้องลงทะเบียน
กลไกการลองอีกครั้งสำหรับรหัสความล้มเหลวของ SMTP
หากส่งข้อความไปยังอีเมลของวารสารไม่สำเร็จและโฮสต์ Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) แสดงข้อผิดพลาดชั่วคราว (4xx) Gmail จะพยายาม ส่งข้อความอีกครั้งเป็นเวลา 8 วัน หากโฮสต์ SMTP แสดงข้อผิดพลาดถาวร (5xx) Gmail จะไม่พยายามส่งข้อความอีกครั้ง
ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัย
เราขอแนะนำให้กำหนดค่าที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สามให้ปฏิเสธข้อความที่ไม่ได้ลงนามด้วย Sender Policy Framework (SPF) และ DomainKeys Identified Mail (DKIM) ทั้งนี้ Google ใช้การเซ็น DKIM ใน 2 รูปแบบ ดังนี้
- คีย์ Google ในนามของลูกค้า (หากลูกค้ายังไม่ได้ตั้งค่า)
- คีย์ของลูกค้า
เราขอแนะนำให้คุณตั้งค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ TLS เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับการเชื่อมต่อกับโซลูชันการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม