Gmail yöneticisi olarak, Gmail günlük iletilerini arşivlemek için üçüncü taraf bir arşivleme çözümü kurabilirsiniz. Bu çözüm, aşağıdaki açılardan yararlı olabilir:
- SEC Rule 17a-4 gibi e-posta gereksinimlerine uyum
- Alıştığınız üçüncü taraf arşivleme çözümünü kullanmayı sürdürme
- Kullanıcıların arşivlere erişmesine olanak tanıma
Entegrasyonun işleyiş biçimi
Gmail'i üçüncü taraf arşivleme çözümüyle entegre etmek için günlük iletilerinin yönlendirileceği bir e-posta adresi belirtin. Birden fazla e-posta adresi belirtirseniz günlük iletileri tüm e-posta adreslerine gönderilir.
Üçüncü taraf arşivleme çözümü kullanırken TLS uyumluluğunu ayarlamanızı öneririz. Bu sayede Gmail, üçüncü taraf arşivleme çözümüne e-posta gönderirken TLS şifrelemesi kullanır.
Üçüncü taraf arşivleme çözümü kurma
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Uygulamalar
Google Workspace
Gmail
Yönlendirme'ye gidin.Gmail ayarları yönetici ayrıcalığına sahip olmanız gerekir.
- (İsteğe bağlı) Sol tarafta kuruluşu seçin.
- Yönlendirme bölümünde Üçüncü taraf e-posta arşivleme'ye gidin veya arama alanına Üçüncü taraf e-posta arşivleme yazın.
- Günlük iletilerini göndermek istediğiniz e-posta adresini girin.
- Ayarı Ekle seçeneğini tıklayın.
- Alt taraftaki Kaydet'i tıklayın.
İletilerin yönetilme şekli
Günlüğe kaydedilen iletilerin sürümleri
Önemli: Günlüğe kaydedilen iletiler, olası virüsler ve zararlı yazılımlar içeren iletileri reddeden Gmail politikalarından muaf değildir. Daha fazla bilgi için Gmail'de engellenen dosya türleri başlıklı makaleyi inceleyin.
- Gelen iletiler: Kullanıcı tarafından alınan ileti sürümü günlüğe kaydedilir. Örneğin, bir içerik uygunluğu politikası tetiklenir ve eki kaldırırsa günlük kopyasında ek bulunmaz.
- Giden iletiler: Kullanıcı tarafından gönderilen iletinin sürümü günlüğe kaydedilir. Örneğin, bir içerik uygunluğu politikası tetiklenir ve eki kaldırırsa günlük kopyasında ek korunur.
- Dahili iletiler: Alanınız içinde gönderilen iletilerde, alıcı için gelen ileti, gönderen için giden ileti gibi davranır.
Yönetici karantinalarına gönderilen iletiler
- Gelen iletiler: Gelen bir ileti yönetici karantinalarına gönderilirse ileti karantinadan çıkarılana kadar günlük kopyası gönderilmez. Karantinaya alınmış bir ileti reddedilirse kullanıcı bu iletiyi hiçbir zaman görmez ve bu nedenle ileti arşivlenmez.
- Giden iletiler: Giden bir ileti yönetici karantinalarına gönderilirse ileti karantinaya alınmış olsun veya olmasın, kullanıcı Gönder'i tıkladığında günlük kopyası gönderilir.
Birden çok alıcısı olan iletiler
Bazen bir ileti birden fazla alıcıya gönderildiğinde, uygunluk veya yönlendirme politikaları nedeniyle bir grup iletilerin farklı bir sürümünü alabilir.
- Gelen iletiler: Her alıcıya, ilgili ileti sürümünü içeren ayrı bir günlük kaydı kopyası gönderilir. Birden fazla alıcının aynı iletiyi alıp almadığını belirlemek için arşivleme çözümü, tekilleştirme mantığını kullanmalıdır.
- Giden iletiler - Gönderen tarafından gönderilen kopya günlüğe kaydedilir.
- Dahili iletiler - Dahili alıcılar iletide kalır. Bazı dahili alıcılar, içeriğe uygunluk veya diğer politikalar nedeniyle iletiyi almasa da bazı ya da tüm alıcılara teslimat kaydedilir.
Tanınmayan alıcılar içeren iletiler
Tanınmayan alıcılar için alınan iletilerle ilgili günlükler gönderilmez. Belirli bir kullanıcı için günlük kaydı oluşturmak istiyorsanız kullanıcının kayıtlı olması gerekir.
SMTP hata kodları için yeniden deneme mekanizması
Bir ileti, günlük adresine başarıyla teslim edilmezse ve Basit Posta Aktarım Protokolü (SMTP) ana makinesi geçici bir hata (4xx) döndürürse Gmail, iletileri 8 gün boyunca yeniden göndermeyi dener. SMTP ana makinesi kalıcı bir hata (5xx) döndürürse Gmail iletiyi yeniden göndermeyi denemez.
Güvenlikle ilgili olarak göz önünde bulundurulması gerekenler
Üçüncü taraf arşivini, Gönderen Politikası Çerçevesi (SPF) ve Alan Anahtarları Tarafından Tanımlanan Posta (DKIM) ile imzalanmamış iletileri reddedecek şekilde yapılandırmanızı öneririz. Google, DKIM imzalamasını 2 şekilde kullanır:
- Müşteri adına Google anahtarı (müşteri ayarlamadıysa)
- Müşteri anahtarı
Üçüncü taraf arşivleme çözümleriyle bağlantıyı güvenli hale getirmek için TLS uyumluluğu ayarlamanızı öneririz.