Als Gmail-Administrator können Sie eine Archivierungslösung eines Drittanbieters einrichten, um Gmail-Journalnachrichten zu archivieren. Das hat folgende Vorteile:
- Anforderungen an E-Mails, z. B. gemäß SEC Rule 17a-4, können leichter eingehalten werden.
- Sie können eine bestehende Archivierungslösung eines Drittanbieters weiter nutzen.
- Sie können Nutzern den Zugriff auf Archive gewähren.
Wie läuft die Integration ab?
Wenn Sie Gmail mit der Archivierungslösung eines Drittanbieters kombinieren möchten, müssen Sie eine E‑Mail-Adresse angeben, an die die Journalnachrichten weitergeleitet werden. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse angeben, werden Journalnachrichten an alle E-Mail-Adressen gesendet.
Wir empfehlen, die TLS-Konformität einzurichten, wenn Sie eine Archivierungslösung eines Drittanbieters verwenden. So wird sichergestellt, dass für Gmail die TLS-Verschlüsselung erforderlich ist, wenn E‑Mails an die Archivierungslösung eines Drittanbieters gesendet werden.
Archivierungslösung eines Drittanbieters einrichten
-
Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü
Apps
Google Workspace
Gmail
Routing.Hierfür ist die Administratorberechtigung für die Gmail-Einstellungen erforderlich.
- Optional: Wählen Sie links eine Organisation aus.
- Scrollen Sie unter Routing zu E-Mail-Archivierung durch Drittanbieter oder geben Sie E-Mail-Archivierung durch Drittanbieter in das Suchfeld ein.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Journalnachrichten gesendet werden sollen.
- Klicken Sie auf Einstellung hinzufügen.
- Klicken Sie unten auf Speichern.
Wie werden Nachrichten verwaltet?
Folgende Versionen von Nachrichten werden in das Journal aufgenommen:
Wichtig: Protokollierte Nachrichten sind nicht von Gmail-Richtlinien ausgenommen, die Nachrichten mit potenziellen Viren und schädlicher Software ablehnen. Weitere Informationen finden Sie unter Von Gmail blockierte Dateitypen.
- Eingehende Nachrichten: Die Version der Nachricht, die vom Nutzer empfangen wurde, wird protokolliert. Wenn beispielsweise eine Richtlinie zur Inhaltscompliance ausgelöst wird und der Anhang entfernt wird, ist der Anhang in der Journal-Kopie nicht enthalten.
- Ausgehende Nachrichten: Die Version der Nachricht, die vom Nutzer gesendet wurde, wird protokolliert. Wenn beispielsweise eine Richtlinie zur Inhaltscompliance ausgelöst wird und der Anhang entfernt wird, ist der Anhang in der Journal-Kopie weiterhin vorhanden.
- Interne Nachrichten: Bei Nachrichten, die innerhalb Ihrer Domain gesendet werden, wird die Nachricht für den Empfänger als eingehende und für den Absender als ausgehende Nachricht behandelt.
Nachrichten, die in Administratorquarantäne verschoben werden
- Eingehende Nachrichten: Wenn eine eingehende Nachricht an Administratorquarantänen gesendet wird, wird die Journal-Kopie erst gesendet, wenn die Nachricht aus der Quarantäne freigegeben wird. Wenn eine unter Quarantäne gestellte Nachricht abgelehnt wird, sieht der Nutzer sie nie und sie wird daher nicht archiviert.
- Ausgehende Nachrichten: Wenn eine ausgehende Nachricht an Administratorquarantänen gesendet wird, wird eine Journal-Kopie gesendet, wenn der Nutzer auf Senden klickt, unabhängig davon, ob die Nachricht in Quarantäne gestellt wird.
Nachrichten an mehrere Empfänger
Wenn eine Nachricht an mehrere Empfänger gesendet wird, kann es vorkommen, dass eine Gruppe aufgrund von Compliance- oder Routingrichtlinien eine andere Version der Nachricht erhält.
- Eingehende Nachrichten: Für jeden Empfänger wird eine separate Journal-Kopie mit der entsprechenden Nachrichtenversion gesendet. Um festzustellen, ob mehrere Empfänger dieselbe Nachricht erhalten haben, sollte die Archivierungslösung eine Deduplizierungslogik verwenden.
- Ausgehende Nachrichten – die vom Absender gesendete Kopie wird in das Journal aufgenommen.
- Interne Nachrichten – interne Empfänger verbleiben in der Nachricht. Auch wenn einige interne Empfänger die Nachricht aufgrund der Inhaltskonformität oder anderer Richtlinien möglicherweise nicht erhalten, wird die Zustellung an einige oder alle Empfänger erfasst.
Nachrichten mit unbekannten Empfängern
Journale werden nicht für Nachrichten gesendet, die für unbekannte Empfänger empfangen wurden. Damit Sie ein Tagebuch für einen bestimmten Nutzer führen können, muss der Nutzer registriert sein.
Erneute Zustellversuche bei SMTP-Fehlern
Wenn eine Nachricht nicht an die Journaladresse zugestellt werden kann und der Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)-Host einen vorübergehenden Fehler (4xx) zurückgibt, versucht Gmail, die Nachrichten 8 Tage lang noch einmal zu senden. Wenn der SMTP-Host einen dauerhaften Fehler (5xx) zurückgibt, versucht Gmail nicht, die Nachricht noch einmal zu senden.
Sicherheitsaspekte
Wir empfehlen, das Drittanbieterarchiv so zu konfigurieren, dass Nachrichten abgelehnt werden, die nicht mit Sender Policy Framework (SPF) und DomainKeys Identified Mail (DKIM) signiert sind. Google verwendet die DKIM-Signierung auf zwei Arten:
- Google-Schlüssel im Namen des Kunden (wenn der Kunde ihn noch nicht eingerichtet hat)
- Kundenschlüssel
Wir empfehlen, die TLS-Konformität einzurichten, um die Verbindung zu Archivierungslösungen von Drittanbietern zu schützen.