Gmail 관리자는 서드 파티 보관처리 솔루션을 설정하여 Gmail 저널 메시지를 보관처리할 수 있습니다. 이 솔루션은 다음과 같은 목적으로 유용하게 사용될 수 있습니다.
- 이메일 요구사항 준수(예: SEC 규칙 17a-4)
- 타사 보관처리 솔루션 계속 사용
- 자료실에 사용자 액세스 허용
통합 작동 방식
Gmail을 서드 파티 보관처리 솔루션과 통합하려면 저널 메시지가 전달되는 이메일 주소를 지정하세요. 이메일 주소를 두 개 이상 지정하면 저널 메시지가 모든 이메일 주소로 전송됩니다.
서드 파티 보관 솔루션을 사용하는 경우 TLS 규정 준수를 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 Gmail에서 서드 파티 보관처리 솔루션으로 메일을 보낼 때 TLS 암호화가 필요합니다.
서드 파티 보관처리 솔루션 설정하기
-
Google 관리 콘솔에서 메뉴
앱
Google Workspace
Gmail
라우팅으로 이동합니다.Gmail 설정 관리자 권한이 필요합니다.
- (선택사항) 왼쪽에서 조직을 선택합니다.
- 라우팅에서 서드 파티 이메일 보관처리로 스크롤하거나 검색 필드에 서드 파티 이메일 보관처리를 입력합니다.
- 저널 메시지를 전송할 이메일 주소를 입력합니다.
- 설정 추가를 클릭합니다.
- 하단에서 저장을 클릭합니다.
메일 관리 방법
저널링된 메일의 버전
중요: 저널링된 메일은 잠재적인 바이러스와 유해한 소프트웨어가 포함된 메일을 거부하는 Gmail 정책에서 제외되지 않습니다. 자세한 내용은 Gmail에서 차단하는 파일 형식을 참고하세요.
- 수신 메일: 사용자가 수신한 메일 버전이 저널링됩니다. 예를 들어 콘텐츠 규정 준수 정책이 트리거되어 첨부파일이 삭제되면 저널 사본에 첨부파일이 없습니다.
- 발신 메일 - 사용자가 보낸 메시지 버전이 저널링됩니다. 예를 들어 콘텐츠 규정 준수 정책이 트리거되어 첨부파일이 삭제되면 저널 사본에는 첨부파일이 유지됩니다.
- 내부 메일: 도메인 내에서 전송된 메일의 경우 수신자에게는 수신 메일로, 발신자에게는 발신 메일로 작동합니다.
관리자 스팸 격리 저장소로 전송된 메일
- 수신 메일: 수신 메일이 관리 스팸 격리 저장소로 전송되는 경우 메일이 스팸 격리 저장소에서 해제될 때까지 저널 사본이 전송되지 않습니다. 격리된 메시지가 거부되면 사용자는 메시지를 볼 수 없으므로 보관되지 않습니다.
- 발신 메일: 발신 메일이 관리자 격리 보관함으로 전송되면 메시지가 격리되었는지 여부와 관계없이 사용자가 보내기를 클릭할 때 저널 사본이 전송됩니다.
여러 수신자가 포함된 메일
메일이 여러 수신자에게 전송될 때 규정 준수 또는 라우팅 정책으로 인해 한 그룹이 다른 버전의 메일을 수신할 수 있습니다.
- 인바운드 메시지 - 관련 메시지 버전이 포함된 별도의 저널 사본이 각 수신자에게 전송됩니다. 여러 수신자가 동일한 메시지를 수신했는지 확인하려면 보관 솔루션에서 중복 제거 로직을 사용해야 합니다.
- 발신 메일: 발신자에 의해 전송된 사본이 저널링됩니다.
- 내부 메일: 내부 수신자는 메일에 유지됩니다. 콘텐츠 규정 준수 또는 기타 정책으로 인해 일부 내부 수신자가 실제로 메시지를 받지 못할 수도 있지만 일부 또는 모든 수신자에게 전송된 것으로 기록됩니다.
알 수 없는 수신자가 포함된 메일
알 수 없는 수신자에게 수신된 메일에는 저널이 전송되지 않습니다. 특정 사용자의 저널을 작성하려면 사용자가 등록되어 있어야 합니다.
SMTP 실패 코드의 재시도 메커니즘
메일이 저널 주소로 전송되지 않고 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) 호스트에서 일시적인 오류 (4xx)를 반환하면 Gmail에서 8일 동안 메일을 다시 전송하려고 시도합니다. SMTP 호스트에서 영구 오류(5xx)를 반환하면 Gmail에서 메일 전송을 재시도하지 않습니다.
보안 고려사항
발신자 정책 프레임워크 (SPF) 및 도메인키 인증 이메일 (DKIM) 서명이 없는 메일을 거부하도록 서드 파티 보관을 구성하는 것이 좋습니다. Google에서는 다음 2가지 방식으로 DKIM 서명을 사용합니다.
- 고객을 대신한 Google 키 (고객이 설정하지 않은 경우)
- 고객 키
서드 파티 보관처리 솔루션과의 연결을 보호하려면 TLS 규정 준수를 설정하는 것이 좋습니다.