Как администратор Gmail, вы можете настроить стороннее решение для архивирования, чтобы архивировать сообщения журнала Gmail. Это позволяет:
- соблюдать требования к хранению электронной почты, например изложенные в документе SEC Rule 17a-4;
- продолжать использовать средство архивирования от сторонних разработчиков;
- предоставлять пользователям доступ к архивам.
Как работает интеграция
Чтобы интегрировать Gmail со средством архивирования от стороннего разработчика, укажите адрес электронной почты для пересылки сообщений журнала. Если вы укажете несколько адресов электронной почты, письма журнала будут отправляться на все эти адреса.
Если вы используете стороннее решение для архивирования, рекомендуем настроить соответствие требованиям TLS. Это гарантирует, что Gmail будет требовать шифрование TLS при отправке почты в стороннее решение для архивирования.
Как настроить сторонние средства архивирования
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Приложения
Google Workspace
Gmail
Маршрутизация.У вас должны быть права администратора с доступом к настройкам Gmail.
- При необходимости выберите организацию в левой части страницы.
- В разделе Маршрутизация прокрутите страницу до пункта Архивирование электронной почты с помощью сторонних приложений или введите Архивирование электронной почты с помощью сторонних приложений в поле поиска.
- Введите адрес электронной почты, на который хотите отправлять сообщения журнала.
- Нажмите Добавление настроек.
- Нажмите Сохранить внизу страницы.
Управление сообщениями
Версии сообщений, сохраняемые в журнале
Важно! На письма, регистрируемые в журнале, распространяются правила Gmail, согласно которым отклоняются письма, содержащие потенциальные вирусы и вредоносное ПО. Подробнее о типах файлов, которые блокируются в Gmail…
- Входящие письма. Версия письма, полученная пользователем, регистрируется в журнале. Например, если сработает правило соответствия содержания и удалит прикрепленный файл, в копии журнала его не будет.
- Исходящие письма – в журнал записывается версия письма, отправленная пользователем. Например, если сработает правило соответствия содержания и прикрепленный файл будет удален, в копии журнала он сохранится.
- Внутренние сообщения – для сообщений, отправленных в пределах вашего домена, действуют как входящие для получателя и исходящие для отправителя.
Письма, помещенные в административный карантин
- Входящие письма. Если входящее письмо отправлено в административный карантин, копия журнала не отправляется, пока письмо не будет извлечено из карантина. Если письмо, помещенное в карантин, отклонено, пользователь его не увидит, поэтому оно не будет архивировано.
- Исходящие письма. Если исходящее письмо отправляется в карантин администратора, копия журнала отправляется, когда пользователь нажимает Отправить, независимо от того, помещено ли письмо в карантин.
Письма с несколькими получателями
Иногда при отправке сообщения нескольким получателям одна группа может получить другую версию сообщения из-за правил соответствия требованиям или маршрутизации.
- Входящие письма. Отдельная копия журнала с нужной версией письма отправляется каждому получателю. Чтобы определить, получили ли несколько получателей одно и то же письмо, решение для архивирования должно использовать логику дедупликации.
- Исходящие письма. В журнал заносится отправленная копия.
- Внутренние сообщения. Получатели внутри организации останутся в сообщении. Хотя некоторые внутренние получатели могут не получить письмо из-за соответствия контента требованиям или других правил, доставка некоторым или всем получателям регистрируется.
Сообщения с неизвестными получателями
Журналы не отправляются для сообщений, полученных неизвестными получателями. Чтобы вести журнал для определенного пользователя, его необходимо зарегистрировать.
Повторные попытки при получении кодов отказа SMTP
Если письмо не удается доставить на адрес журнала и хост протокола SMTP возвращает временную ошибку (4xx), Gmail пытается повторно отправить письмо в течение восьми дней. Если хост SMTP возвращает постоянную ошибку (5xx), Gmail не пытается повторно отправить письмо.
Безопасность
Рекомендуем настроить сторонний архив так, чтобы он отклонял письма, не подписанные с помощью Sender Policy Framework (SPF) и DomainKeys Identified Mail (DKIM). Google использует запись DKIM двумя способами:
- Ключ Google от имени клиента (если клиент не настроил его)
- как ключ клиента.
Чтобы защитить подключение к сторонним решениям для архивирования, рекомендуем настроить соответствие требованиям TLS.