In qualità di amministratore di Gmail, puoi configurare una soluzione di archiviazione di terze parti per archiviare i messaggi del journal di Gmail. Questa soluzione può essere utile per:
- Soddisfare i requisiti per le email, ad esempio quelli indicati nella Regola SEC 17a-4
- Continuare a utilizzare una soluzione di archiviazione di terze parti
- Consentire agli utenti di accedere agli archivi
Come funziona l'integrazione
Per integrare Gmail con una soluzione di archiviazione di terze parti, specifica un indirizzo email a cui inoltrare i messaggi del journal. Se specifichi più di un indirizzo email, i messaggi di journal vengono inviati a tutti gli indirizzi email.
Ti consigliamo di configurare la conformità TLS quando utilizzi una soluzione di archiviazione di terze parti. In questo modo, Gmail richiede la crittografia TLS quando invia email alla soluzione di archiviazione di terze parti.
Configurare una soluzione di archiviazione di terze parti
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Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
App
Google Workspace
Gmail
Routing.È necessario disporre del privilegio di amministratore Impostazioni di Gmail.
- (Facoltativo) Seleziona l'organizzazione sulla sinistra.
- Nella sezione Routing, scorri fino ad Archiviazione email di terze parti oppure, nel campo di ricerca, inserisci Archiviazione email di terze parti.
- Inserisci l'indirizzo email a cui desideri inviare i messaggi del journal.
- Fai clic su Aggiungi impostazione.
- Fai clic su Salva in fondo alla pagina.
Come vengono gestiti i messaggi
Versioni dei messaggi che vengono inseriti nel journal
Importante: i messaggi registrati non sono esenti dalle norme di Gmail che rifiutano i messaggi contenenti potenziali virus e software dannosi. Per maggiori informazioni, vedi Tipi di file bloccati da Gmail.
- Messaggi in entrata: la versione del messaggio ricevuta dall'utente è quella registrata nel journal. Ad esempio, se viene attivato un criterio di conformità dei contenuti e l'allegato viene rimosso, la copia del journal non lo conterrà.
- Messaggi in uscita: viene registrata la versione del messaggio inviata dall'utente. Ad esempio, se viene attivato un criterio di conformità dei contenuti e l'allegato viene rimosso, la copia del journal conserva l'allegato.
- Messaggi interni: per i messaggi inviati all'interno del tuo dominio, funge da messaggio in entrata per il destinatario e da messaggio in uscita per il mittente.
Messaggi inviati alle quarantene amministrative
- Messaggi in entrata: se un messaggio in entrata viene inviato alle quarantene amministrative, la copia del journal non viene inviata finché il messaggio non viene rilasciato dalla quarantena. Se un messaggio in quarantena viene rifiutato, l'utente non lo vede mai e quindi non viene archiviato.
- Messaggi in uscita: se un messaggio in uscita viene inviato alle quarantine amministrative, una copia del journal viene inviata quando l'utente fa clic su Invia, indipendentemente dal fatto che il messaggio sia messo in quarantena.
Messaggi con più destinatari
A volte, quando un messaggio viene inviato a più destinatari, un gruppo può ricevere una versione diversa dei messaggi a causa di norme di conformità o routing.
- Messaggi in entrata: viene inviata una copia separata del journal con la versione del messaggio pertinente corrispondente a ogni destinatario. Per determinare se più destinatari hanno ricevuto lo stesso messaggio, la soluzione di archiviazione deve utilizzare la logica di deduplicazione.
- Messaggi in uscita: viene inserita nel journal la copia inviata dal mittente.
- Messaggi interni: i destinatari interni resteranno nel messaggio. Anche se alcuni destinatari interni potrebbero non ricevere effettivamente il messaggio a causa della conformità dei contenuti o di altre norme, la consegna ad alcuni o a tutti i destinatari viene acquisita.
Messaggi con destinatari non riconosciuti
I journal non vengono inviati per i messaggi ricevuti per destinatari non riconosciuti. Per registrare un journal per un determinato utente, quest'ultimo deve essere registrato.
Meccanismo di nuova consegna per i codici di errore SMTP
Se un messaggio non viene recapitato correttamente all'indirizzo del journal e l'host SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) restituisce un errore temporaneo (4xx), Gmail tenta di inviare nuovamente i messaggi per 8 giorni. Se l'host SMTP restituisce un errore permanente (5xx), Gmail non tenta di inviare nuovamente il messaggio.
Considerazioni sulla sicurezza
Ti consigliamo di configurare l'archivio di terze parti in modo che rifiuti i messaggi non firmati con SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail). Google utilizza la firma DKIM in due modi:
- Chiave Google per conto del cliente (se non è stata configurata)
- Chiave cliente
Ti consigliamo di configurare la conformità TLS per proteggere la connessione alle soluzioni di archiviazione di terze parti.