Por ser administrador do Gmail, é possível configurar uma solução de arquivamento de terceiros para arquivar mensagens de diário do Gmail. Essa solução pode ser útil para:
- obedecer aos requisitos do e-mail, como a SEC Rule 17a-4;
- continuar usando uma solução de arquivamento de terceiros;
- permitir que os usuários acessem arquivos.
Como a integração funciona
Para integrar o Gmail a uma solução de arquivamento de terceiros, especifique um endereço de e-mail que vai receber as mensagens de diário. Se você especificar mais de um endereço de e-mail, as mensagens de registro em diário serão enviadas para todos eles.
Recomendamos que você configure a conformidade com TLS ao usar uma solução de arquivamento de terceiros. Isso garante que o Gmail exija criptografia TLS ao enviar e-mails para a solução de arquivamento de terceiros.
Configurar uma solução de arquivamento de terceiros
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No Google Admin Console, acesse Menu
Apps
Google Workspace
Gmail
Roteamento.Exige o privilégio de administrador "Configurações do Gmail".
- (Opcional) No lado esquerdo, selecione uma organização.
- Em Roteamento, role até Arquivamento de e-mails de terceiros ou, no campo de pesquisa, digite Arquivamento de e-mails de terceiros.
- Digite o endereço de e-mail para onde você quer enviar mensagens de diário.
- Clique em Adicionar configuração.
- Na parte inferior, clique em Salvar.
Como as mensagens são gerenciadas
Versões das mensagens que são registradas em diário
Importante: as mensagens registradas não estão isentas das políticas do Gmail que rejeitam mensagens com possíveis vírus e softwares nocivos. Para mais informações, consulte Tipos de arquivo bloqueados pelo Gmail.
- Mensagens recebidas: a versão da mensagem recebida pelo usuário é a que foi registrada. Por exemplo, se uma política de compliance de conteúdo for acionada e remover o anexo, a cópia do registro não terá o anexo.
- Mensagens de saída: a versão da mensagem enviada pelo usuário é registrada. Por exemplo, se uma política de compliance de conteúdo for acionada e remover o anexo, a cópia do registro vai manter o anexo.
- Mensagens internas: para mensagens enviadas dentro do seu domínio, funciona como uma mensagem recebida para o destinatário e uma mensagem enviada para o remetente.
Mensagens enviadas para quarentenas de administrador
- Mensagens recebidas: se uma mensagem recebida for enviada para quarentenas de admin, a cópia do diário não será enviada até que a mensagem seja liberada da quarentena. Se uma mensagem em quarentena for negada, o usuário nunca vai vê-la e, portanto, ela não será arquivada.
- Mensagens de saída: se uma mensagem de saída for enviada para quarentenas de administrador, uma cópia do diário será enviada quando o usuário clicar em Enviar, independente de a mensagem estar em quarentena ou não.
Mensagens com vários destinatários
Às vezes, quando uma mensagem é enviada para vários destinatários, um grupo pode receber uma versão diferente das mensagens devido a políticas de conformidade ou roteamento.
- Mensagens recebidas: uma cópia separada do diário com a versão relevante da mensagem é enviada para cada destinatário. Para determinar se vários destinatários receberam a mesma mensagem, a solução de arquivamento precisa usar a lógica de remoção de duplicação.
- Mensagens enviadas: a cópia enviada pelo remetente é registrada em diário.
- Mensagens internas: os destinatários internos permanecerão na mensagem. Embora alguns destinatários internos não recebam a mensagem devido à conformidade de conteúdo ou outras políticas, a entrega para alguns ou todos os destinatários é capturada.
Mensagens com destinatários não reconhecidos
Os diários não são enviados para mensagens recebidas por destinatários não reconhecidos. Para registrar um diário de um usuário específico, ele precisa estar registrado.
Mecanismo de repetição para códigos de falha SMTP
Se uma mensagem não for entregue ao endereço do jornal e o host do protocolo de transferência de e-mail simples (SMTP) retornar um erro temporário (4xx), o Gmail tentará reenviar as mensagens por oito dias. Se o host SMTP retornar um erro permanente (5xx), o Gmail não tentará reenviar a mensagem.
Considerações sobre segurança
Recomendamos configurar o arquivo de terceiros para rejeitar mensagens que não tenham assinatura do Sender Policy Framework (SPF) e do DomainKeys Identified Mail (DKIM). O Google usa a assinatura do DKIM de duas formas:
- Chave do Google em nome do cliente (se ele não tiver configurado)
- Chave de cliente
Recomendamos que você configure a conformidade com TLS para proteger a conexão com soluções de arquivamento de terceiros.