Jako administrator Google Workspace możesz użyć ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości na czacie, aby zarządzać przechowywaniem wiadomości osób w Twojej organizacji. Możesz ustawić liczbę dni, przez które wiadomości mają pozostawać w skrzynce pocztowej użytkownika, oraz skonfigurować ustawienia powodujące, że:
- po upływie okresu przechowywania wiadomości będą przenoszone do kosza lub trwale usuwane,
- przechowywane będą wiadomości z określonymi etykietami,
- wiadomości będą usuwane automatycznie lub przez użytkowników.
Ustawienie Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu dotyczy tylko wiadomości z Gmaila i klasycznej wersji Hangouts (wycofanej). Aby zarządzać przechowywaniem wiadomości na czacie w Google Chat, przeczytaj artykuł Automatyczne usuwanie wiadomości z Google Chat w organizacji.
Zarządzanie miejscem na dane wiadomości za pomocą Vault
Jeśli zależy Ci na automatycznym usuwaniu wiadomości w przypadku wszystkich kont i wiadomości – na przykład ze względu na przepisy prawa lub zgodność ze standardami – zamiast ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu skorzystaj z Google Vault. Google zaleca korzystanie z ustawienia automatycznego usuwania lub Vault do zarządzania przechowywaniem wiadomości, ale nie obu tych opcji równocześnie. Więcej informacji znajdziesz na stronie Najczęstsze pytania na temat przechowywania danych w Vault.
Jak stosowane są ustawienia automatycznego usuwania
W tej sekcji opisujemy, jak wiadomości są zarządzane za pomocą ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu:
Ustawienie to jest stosowane do e-maili w skrzynce odbiorczej użytkownika, wiadomości zarchiwizowanych oraz wiadomości dodanych za pomocą interfejsu Gmail API.
Jeżeli wskutek zastosowania ustawień przechowywana jest choć 1 wiadomość w wątku, przechowywane są również wszystkie pozostałe. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy Widok wątku jest włączony czy wyłączony.
Ustawienie nie ma zastosowania do wiadomości w folderze Kosz. Wiadomości umieszczone w koszu są trwale usuwane po 30 dniach.
To ustawienie jest stosowane do wiadomości w regularnych odstępach czasu. Dlatego po zakończeniu okresu przechowywania wiadomości mogą nie zostać usunięte natychmiast. Zostaną one usunięte przy następnym zastosowaniu ustawienia.
Aby określić, kiedy usunąć wiadomości, ustawienie używa dnia i godziny, w których Gmail otrzymał wiadomość. W przypadku wiadomości przeniesionych do Gmaila lub otrzymanych przez Gmaila ze skrzynki pocztowej wykorzystującej protokół POP lub IMAP ustawienie używa nagłówka Date: lub atrybutu IMAP Internal Date.
Włączanie automatycznego usuwania wiadomości
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje Google Workspace Gmail Zgodność.Musisz mieć uprawnienia administratora Ustawienia Gmaila.
- Po lewej stronie wybierz organizację najwyższego poziomu (zwykle jest to Twoja domena).
- Przewiń do ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu i wybierz opcję Automatycznie usuwaj e-maile i wiadomości czatu starsze niż określona liczba dni.
- Wpisz liczbę dni, przez które chcesz przechowywać wiadomości. Aby na przykład usunąć wiadomości starsze niż 45 dni, wpisz 45. Minimalna wartość, którą można wpisać, to 30.
- W sekcji Jak obsługiwać automatycznie usuwane wiadomości wybierz opcję dotyczącą usuniętych wiadomości:
- Przenieś wiadomości do folderu Kosz – Wiadomości pozostają w koszu przez kolejne 30 dni, zanim zostaną usunięte. Ten dodatkowy czas pozwala odzyskać wiadomości usunięte przez pomyłkę.
- Trwale usuwaj wiadomości: wiadomości nie trafiają do kosza i są trwale usuwane po określonej liczbie dni. Trwale usuniętych wiadomości nie można przywrócić.
- (Opcjonalnie) Aby wykluczyć wiadomości z określonymi etykietami z automatycznego usuwania, w opcji Nie usuwaj automatycznie wiadomości z następującymi etykietami wpisz listę nazw etykiet rozdzielonych przecinkami. Przekaż informacje dotyczące tych etykiet członkom Twojej organizacji, tak aby mogli utworzyć je u siebie i używać ich do oznaczania wiadomości, które chcą zachować. Dowiedz się, jak tworzyć etykiety porządkujące zawartość Gmaila.
- U dołu strony kliknij Zapisz.