Como administrador de Google Workspace, puedes usar el parámetro de configuración Borrado automático de correos electrónicos y chats para administrar el almacenamiento de mensajes de las personas de tu organización. Puedes establecer la cantidad de días que los mensajes permanecen en el buzón de un usuario y crear parámetros de configuración que hagan lo siguiente:
- Mover mensajes a la papelera o borrarlos definitivamente cuando venzan los períodos de almacenamiento
- Conservar los mensajes que tengan etiquetas específicas
- Borra mensajes automáticamente o permite que los usuarios administren el borrado de mensajes.
El parámetro de configuración Eliminación automática de chats y correos electrónicos solo se aplica al almacenamiento de mensajes de Gmail y la versión clásica de Hangouts (obsoleta). Para administrar el almacenamiento de mensajes de Google Chat, visita Eliminación automática de los mensajes de Chat de tu organización.
Administra el almacenamiento de mensajes con Vault
Si necesitas la eliminación automática para todas las cuentas y mensajes, por ejemplo, por motivos legales o de cumplimiento, usa Google Vault en lugar del parámetro de configuración Eliminación automática de correos electrónicos y chats. Google recomienda usar la configuración de eliminación automática o Vault para administrar la retención de mensajes, pero no ambas. Obtén más información en la página de Preguntas frecuentes sobre la retención de Vault.
Cómo se aplica la configuración de eliminación automática
En esta sección, se describe cómo se administran los mensajes con el parámetro de configuración Borrado automático de correos electrónicos y chats:
El parámetro de configuración se aplica a los mensajes de correo electrónico de la carpeta Recibidos del usuario, a los mensajes archivados y a los mensajes agregados con la API de Gmail.
Cuando se retiene al menos un mensaje de una conversación según el parámetro de configuración, se retienen todos los mensajes de la conversación. Esto sucede independientemente de si la Vista de conversación está activada o desactivada.
El parámetro de configuración no se aplica a los mensajes de la carpeta Papelera. Los mensajes de la papelera se borran de forma permanente después de 30 días.
El parámetro de configuración se aplica periódicamente a los mensajes de forma programada. Por lo tanto, cuando finaliza un período de almacenamiento, es posible que los mensajes no se quiten de inmediato. Se quitarán la próxima vez que se aplique el parámetro de configuración.
Para determinar cuándo borrar los mensajes, el parámetro de configuración usa el día y la hora en que Gmail recibió el mensaje. En el caso de los mensajes migrados a Gmail o recibidos por Gmail desde un buzón de correo POP o IMAP, el parámetro de configuración usa el encabezado Date: o el atributo Internal Date de IMAP.
Activa la eliminación automática de mensajes
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Google Workspace
Gmail
Cumplimiento.Se debe tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.
- A la izquierda, selecciona tu organización de nivel superior, que suele ser tu dominio.
- Desplázate hasta el parámetro de configuración Eliminación automática de chats y correos electrónicos y elige Eliminar automáticamente los mensajes de chat y correo electrónico que tengan más de la cantidad especificada de días.
- Ingresa la cantidad de días que quieres almacenar los mensajes. Por ejemplo, ingresa 45 para borrar los mensajes de más de 45 días. El mínimo es 30.
- En Cómo controlar los mensajes borrados automáticamente, elige una opción para los mensajes borrados:
- Mover mensajes a la carpeta Papelera Los mensajes permanecen en la papelera durante 30 días más antes de borrarse. Este tiempo adicional te permite recuperar los mensajes que borraste por error.
- Borrar mensajes de forma permanente: Los mensajes omiten la papelera y se borran de forma permanente después de la cantidad de días especificada. No puedes recuperar los mensajes borrados de forma permanente.
- (Opcional) Para excluir de la eliminación automática los mensajes con etiquetas específicas, ingresa una lista separada por comas de los nombres de las etiquetas en No borrar automáticamente los mensajes con las siguientes etiquetas. Comunícales estas etiquetas a las personas de tu organización para que puedan crear las mismas etiquetas para los mensajes que quieran conservar. Obtén más información para crear etiquetas y organizar Gmail.
- En la parte inferior de la página, haz clic en Guardar.