Som Google Workspace-administratör kan du använda inställningen Automatisk radering av e-post och chatt för att hantera meddelandelagring för personer i organisationen. Du kan ange antalet dagar som meddelanden finns kvar i en användares postlåda och skapa inställningar för att göra följande:
- Flytta meddelanden till papperskorgen eller radera dem permanent när lagringsperioderna upphör.
- Behålla meddelanden som har specifika etiketter.
- Ta bort meddelanden automatiskt eller låta användarna hantera raderingen av meddelanden.
Inställningen Automatisk borttagning av e-post och chatt gäller endast lagring av meddelanden i Gmail och klassiska Hangouts (utfasad). Om du vill hantera lagring av Google Chat-meddelanden kan du läsa Radera chattmeddelanden automatiskt för organisationen.
Hantera meddelandelagring med Arkiv
Om du behöver automatisk radering för alla konton och meddelanden, till exempel av juridiska skäl eller för efterlevnad, använder du Google Vault i stället för inställningen Automatisk radering av e-post och chatt. Google rekommenderar att du använder antingen inställningen för automatisk radering eller Arkiv för att hantera lagring av meddelanden, men inte båda. Läs mer på sidan med vanliga frågor om lagring i Arkiv.
Så här tillämpas inställningarna för automatisk radering
I det här avsnittet beskrivs hur meddelanden hanteras med inställningen Automatisk borttagning av e-post och chatt:
Inställningen gäller e-postmeddelanden i användarens inkorg, arkiverade meddelanden och meddelanden som läggs till med Gmail API.
När minst ett meddelande i en konversation sparas baserat på inställningen sparas alla meddelanden i konversationen. Detta händer oavsett om konversationsvyn är aktiverad eller inaktiverad.
Inställningen gäller inte meddelanden i mappen Papperskorg. Meddelanden i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar.
Inställningen tillämpas regelbundet på meddelanden enligt ett schema. När en lagringsperiod löper ut kanske meddelanden inte tas bort omedelbart. De tas bort nästa gång inställningen tillämpas.
Inställningen använder dagen och tiden då Gmail tog emot meddelandet för att avgöra när meddelanden ska raderas. För meddelanden som migreras till Gmail eller tas emot av Gmail från en POP- eller IMAP-postlåda används rubriken Date: eller IMAP-attributet Internal Date.
Aktivera automatisk radering av meddelanden
-
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Appar Google Workspace Gmail Efterlevnad. - Välj organisationsenheten på toppnivå till vänster, normalt din domän.
- Scrolla till inställningen Automatisk borttagning av e-post och chatt och välj Radera automatiskt e-post- och chattmeddelanden som är äldre än det angivna antalet dagar.
- Ange hur många dagar du vill lagra meddelanden. Ange till exempel 45 om du vill radera meddelanden som är äldre än 45 dagar. Minimivärdet är 30.
- Välj ett alternativ för
raderade meddelanden under Hur ska automatiskt raderade meddelanden hanteras:
- Flytta meddelanden till papperskorgen. Meddelanden finns kvar i papperskorgen i 30 dagar innan de raderas. Den extra tiden gör att du kan hämta meddelanden som raderats av misstag.
- Radera meddelanden permanent: Meddelanden hoppar över papperskorgen och raderas permanent efter det angivna antalet dagar. Du kan inte återställa permanent raderade meddelanden.
- (Valfritt) Om du vill utesluta meddelanden med specifika etiketter från automatisk radering anger du en kommaseparerad lista med etikettnamnen under Ta inte bort meddelanden med följande etiketter automatiskt. Förmedla dessa etiketter till personer i organisationen så att de kan skapa samma etiketter för meddelanden de vill behålla. Läs mer om hur du skapar etiketter för att organisera Gmail.
- Klicka på Spara längst ned på sidan.