Dirigera journalmeddelanden till Google Arkiv

Du kan konfigurera Google Workspace och Gmail så att Microsoft Exchange-journalmeddelanden lagras i Google Arkiv. Använd inställningen Godkännande av inkommande journal i Arkiv för att ange vilka meddelanden som ska sparas och hur länge. Du kan även ange IP-adressintervall för journalföring och skapa anpassade meddelanden för e-postmeddelanden som inte skickas till Arkiv.

Om du vill behålla en användares meddelanden i Arkiv måste användaren ha ett Google Workspace-konto med Gmail aktiverat.

Mer om Microsoft Exchange-journalföring

Med journalföring kan du spara en kopia (journal) av e-postmeddelanden i organisationen och skicka dem till en postlåda på en Exchange-server. Journalföring skiljer sig från arkivering. Med journalföring registreras användarnas meddelanden. Arkivering är ett sätt att spara kopior i en separat miljö för regelefterlevnad, datalagring eller serverunderhåll.

Ett Exchange-journalmeddelande innehåller det ursprungliga meddelandet, inklusive alla rubriker och kuvertinformation. Kuvertinformationen omfattar avsändare och alla mottagare, inklusive mottagare av hemliga kopior och mottagare på distributionslistor. Den här informationen krävs för att följa de flesta förordningar.

Steg 1: Skapa ett mottagarkonto i Google Workspace

  1. Skapa ett konto och en e-postadress som finns i din domän men som inte används av någon i organisationen. Om din domän till exempel är solarmora.com lägger du till en e-postadress som exchange-journal@solarmora.com.

    Kontot måste ha en Google Workspace-licens som har stöd för Arkiv. Öppna Licenskrav och kontrollera om kontot har stöd för Arkiv.

  2. Placera kontot i en egen organisationsenhet. Detaljerade anvisningar finns i Lägga till en organisationsenhet och Flytta användare till en organisationsenhet.

  3. (Valfritt) Kontot är inte kopplat till någon i organisationen och personer i organisationen ska inte skicka meddelanden till e-postadressen. Därför kanske du vill dölja den i katalogen. Detaljerade anvisningar finns i Dölja en användare från katalogen.

Steg 2: Konfigurera lagring av Gmail-meddelanden i Arkiv

  1. Logga in på vault.google.com.
  2. Klicka på Lagring följt av Anpassade regler följt av Skapa.
  3. Välj Gmail under Tjänst och klicka på Fortsätt.
  4. Välj organisationsenheten som du skapade i Steg 1: Konfigurera mottagarkontot under Organisationsenhet.
  5. Klicka på Fortsätt.

  6. Under Villkor anger du vilka meddelanden som påverkas av inställningen:

    • Sändningsdatum: Om du endast anger ett startdatum tillämpas regeln på alla meddelanden som skickas efter detta datum. Om du bara anger ett slutdatum tillämpas regeln på alla meddelanden som skickas före detta datum.

    • Villkor: Använd villkor för att ange vilka meddelanden som ska sparas. Om du till exempel vill behålla endast meddelanden som tas emot från externa användare anger du NOT from:*@din-domän**. Om du bara vill behålla meddelanden som skickas till externa användare anger du NOT to:*@din-domän**.

      Du kan använda alla sökoperatorer utom jokertecken (*). Om sökordsfrasen eller värdet börjar med ett bindestreck, till exempel -1 000%, bör du sätta det inom citattecken så att det inte tolkas som en NOT-operator. Du kan inte använda is:chat om du vill tillämpa en lagringsregel för Gmail på chattmeddelanden i Google Chat. Om du vill ange lagringsregler för chattmeddelanden ställer du in en lagringsregel för Chat. Vi rekommenderar att du testar villkoren i en Arkiv-sökning för att se till att de matchar data som du förväntar dig.

  7. Klicka på Fortsätt.

  8. Ange hur länge meddelanden ska sparas under Varaktighet:

    • På obestämd tid: Meddelanden som omfattas av denna regel sparas permanent.

    • Lagringsperiod: Radera meddelanden efter en tid som du anger. Ange tiden i antal dagar, från 1 till 36 500.

      Journalmeddelanden kan ackumuleras snabbt och kan inte raderas manuellt. Vi rekommenderar att du raderar alla meddelanden permanent när lagringsperioden löper ut. Då sparar du inte meddelanden som du inte längre behöver och du kan kanske sänka kostnaderna för elektronisk bevisanskaffning.

  9. Om du anger en lagringsperiod i steg 8 väljer du vad som ska hända med meddelanden när lagringsperioden löper ut:

    • Radera enbart permanent raderade meddelanden: Raderar meddelanden som redan har raderats från användarnas papperskorg.
    • Radera meddelanden från Gmail-postlådor permanent och permanent raderade meddelanden. Den här regeln påverkar inte utkast: Raderar alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats i Gmail. Utkast eller e-postmallar raderas inte.
    • Radera meddelanden från Gmail-postlådor permanent och permanent raderade meddelanden. Den här regeln raderar utkast: Om du vill radera alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats, utkast och e-postmallar väljer du det tredje alternativet.

Viktigt! Ange inte en spärr för den e-postadress som du konfigurerade i Steg 1: Konfigurera mottagarkontot. Spärrar förhindrar att alla meddelanden raderas.

Steg 3: Konfigurera Gmail för att godkänna journalmeddelanden

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Appar följt av Google Workspace följt av Gmail följt av Vidarebefordran.

    Administratörsbehörigheten Tjänstinställningar krävs.

  2. (Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare kan du välja en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller en konfigurationsgrupp (avancerat) vid sidan.

    Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer

  3. Scrolla till Godkännande av inkommande journal i Arkiv och markera rutan Aktivera.
  4. Gör så här i inställningarna under rutan Aktivera:
    Inställningsalternativ Gör detta
    Ta emot Journal-meddelanden på följande adress.

    Ange e-postadressen som du konfigurerade i Steg 1: Konfigurera en mottagaradress i Google Workspace.
    Acceptera bara Journal-meddelanden från denna avsändare

    (Valfritt) Avvisar meddelanden från alla avsändare utom den önskade avsändaren som du anger här. Denna adress måste exakt matcha adressen som Exchange-servern använder för journalmeddelanden. Om du använder flera Exchange-servrar rekommenderar vi att du lämnar fältet tomt.
    E-postadress för avvisning av misslyckade journalleveranser Ange en e-postadress för att få avvisningsmeddelanden för journalmeddelanden. Tänk på att meddelanden om avvisade journaler kan påverka e-postserverns prestanda.
    Avvisa journalmeddelanden som inte är DKIM-/SPF-autentiserade. (Valfritt) Välj det här alternativet om du vill förhindra journalföring av meddelanden som inte har autentiserats med DKIM och SPF. Det här är standardalternativet.
    Avvisa journalmeddelanden för okända mottagare

    (Valfritt) Välj det här alternativet om du vill förhindra journalföring av meddelanden som inte innehåller minst en känd mottagare. Det här är standardalternativet.

    Om någon av de okända användarna är alias eller inte licensierade för Arkiv, loggar Exchange kontinuerligt händelsen och försöker på nytt med meddelandet. Du får upprepade Exchange-fel.

    När det här alternativet inte är markerat avvisas journalmeddelanden till okända användare utan avisering. Därför kan du inte identifiera vilka användares meddelanden som inte sparas. Om du har användare som inte har licens för Arkiv men borde ha det kan du inte identifiera dem från journalföringen. För att undvika detta rekommenderar vi att alla berörda användare har en Arkiv-licens.
    IP-adresser/IP-intervall (Valfritt) Acceptera bara Journal-meddelanden från vissa IP-intervall. Meddelanden utanför intervallet avvisas. Klicka på Lägg till, ange IP-adressintervallen för Exchange-servrarna och klicka på Spara.

    Om dessa IP-intervall inte finns på IP-adresser som delas mellan flera kunder inkluderar du IP-intervallen för journalen i gatewayen för inkommande e-post. Mer information finns i Konfigurera en gateway för inkommande e-post.
    Redigera standardmeddelande om avvisning (Valfritt) Skapa ett anpassat meddelande för meddelanden om avvisade journaler. Meddelandet om utebliven leverans innehåller både din anpassade text och standardtexten för utebliven leverans.
  5. Klicka på Spara.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer

Du kan spåra ändringar i administratörskonsolens granskningslogg.

Steg 4: Konfigurera Exchange-servern så att den vidarebefordrar journalmeddelanden

Om du använder Exchange Online följer du dessa steg i stället.

1. Innan du börjar

  • Om du tidigare har konfigurerat Exchange-journalföring kan du redan ha slutfört några av de här stegen. Vi rekommenderar dock att du följer alla steg i processen för att säkerställa att Exchange-journalföringen har konfigurerats korrekt.
  • Google Workspace-support erbjuder inte support för lokala e-postservrar eller produkter från tredje part. Kontakta Exchange-administratören om du har problem med Exchange.
  • De här anvisningarna är utformade för att fungera med vanliga Exchange-scenarier. Eventuella ändringar av Exchange-konfigurationen bör göras i samråd med Exchange-administratören.

2. Skapa SMTP-kontakt och konfigurera inställningar

Om du vill vidarebefordra journalmeddelanden i journalföringspostlådorna till den mottagande adressen måste du lägga till en ny kontakt eller uppdatera en befintlig kontakt i Microsoft Active Directory. Microsoft hänvisar till den här kontakten som den anpassade SMTP-mottagaren, eftersom Exchange-journalföringsservern vidarebefordrar alla journalmeddelanden till den mottagande adressen med SMTP.

Skapa en ny SMTP-kontakt

  1. Öppna Active Directory – användare och datorer.
  2. Högerklicka på organisationsenheten där du vill skapa kontakten och välj Ny följt av Kontakt.
    Den anpassade SMTP-mottagaren måste matcha e-postadressen som du har lagt till i fältet Ta emot journalmeddelanden på följande adress (ovanför på den här sidan).
  3. Ange följande uppgifter:
    • Förnamn: Google
    • Efternamn: Arkiv
    • Visningsnamn: Google Arkiv
  4. Klicka på OK.
  5. Öppna Exchange Management Console på postlådeservern.
  6. Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration) högerklicka på Mail Contact (E-postkontakt) och välj New Mail Contact (Ny e-postkontakt).
  7. Klicka på Existing Contact (Befintlig kontakt), välj den Google Arkiv-kontakten som du just skapade och klicka på OK.
  8. Klicka på Nästa.
  9. För External Email Address (Extern e-postadress) klickar du på Edit (Redigera) och anger samma adress som du skapade för det mottagande kontot (högre upp på den här sidan), till exempel exchange-journal@.solarmora.com
  10. Klicka på OK följt av Nästa följt av Ny.

Konfigurera inställningarna för meddelandeformat

I Exchange 2007 skickas journalrapporterna i S/TNEF-format. I Exchange 2007 SP1 och Exchange 2010 kan du skicka journalrapporter i S/TNEF eller MIME. Använd MIME-utdata för journalrapporter. MIME stöds bara med Exchange 2007 SP1 och nyare versioner av Exchange. Tidigare versioner stöds inte. Mer information om Exchange-versioner finns i Microsoft-dokumentationen.

  1. Öppna Exchange Management Console på postlådeservern.
  2. Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration) och välj sedan Mail Contact (E-postkontakt).
  3. Välj SMTP-kontakt följt av klicka på Properties.
  4. Klicka på General (Allmänt) och för Use MAPI rich text format (Använd MAPI-formaterad text) klickar du på Never (Aldrig).
    När denna inställning är gjord skickas journalrapporter i MIME-format istället för i S/TNEF-format.

3. Konfigurera journalföringspostlåda och skapa distributionslista

Du kan konfigurera flera journalföringspostlådor och postlådedatabaser på en eller flera Exchange-servrar. När du konfigurerar en journalföringspostlåda, måste du placera den i en postlådedatabas som du inte planerar att aktivera journalföring för.

Konfigurera journalföringspostlådan och skapa distributionslistan för journalföring

  1. Öppna Exchange Management Console på postlådeservern.
  2. Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration), högerklicka på Mailbox (Postlåda) och klicka sedan på New Mailbox (Ny postlåda).
  3. Klicka på User Mailbox följt av Next.
  4. Välj New User följt av klicka på Next.
  5. Välj den organisationsenhet där du vill skapa journalföringspostlådan.
  6. Ange Archive (Arkiv) som First Name (Förnamn).
  7. Ange Master (Huvud) som Last Name (Efternamn).
  8. För Name (Namn) anger du Archive Master (Arkivhuvud).
  9. För User logon name (Användarens huvudnamn) anger du AMaster.
  10. Ange och bekräfta användarens lösenord.
  11. Avmarkera rutan User must change password at next logon (Användaren måste byta lösenord vid nästa inloggning) följt av klicka på Next (Nästa).
  12. Välj lämplig postlådedatabas, policy för hantering av meddelandeuppgifter och Exchange ActiveSync-postlådepolicy följt av klicka på Nästa.
  13. Granska konfigurationssammanfattningen. Klicka på Tillbaka om du vill ändra något.
  14. Klicka på New (Ny) för att skapa postlådan.
  15. Skapa en ny distributionslista (grupp) i Active Directory och ge den namnet Journalmottagare.
  16. Lägg till följande medlemmar i distributionslistan (gruppen):
    1. SMTP-kontakt – detta är samma adress som du skapade i Skapa en SMTP-kontakt (högre upp på den här sidan).
    2. Archive Master (Arkivhuvud) – du skapade detta i steg 8 (högre upp på den här sidan).

4. Aktivera journalföring

Beroende på din version av Exchange kan du aktivera standard- eller premiumjournalföring. Med standardjournalföring konfigurerar du journalföring för varje relevant postlådedatabas. Med premiumjournalföring konfigurerar du regler som identifierar vilka grupper av avsändare och mottagare som meddelanden lagras för. Mer information om vilken typ av journalföring din Exchange-version har stöd i finns i Microsoft-dokumentationen.

Beroende på organisationens storlek och hur dina regler är konfigurerade kan du ha en eller flera journalföringspostlådor. I situationer där du har många journalföringspostlådor med stora mängder journalrapporter, kan det vara en god idé att avdela särskilda resurser till postlådedatabaserna.

Aktivera standardjournalföring

  1. Öppna Exchange Management Console.
  2. Expandera Server Configuration (Serverkonfiguration) följt av välj Mailbox (Postlåda).
  3. Välj servern för postlådedatabasen där du vill aktivera journalföring.
  4. Högerklicka på databasen för postlådor följt av klicka på Egenskaper.
  5. Klicka på Allmänt följt av Journalmottagare.
  6. För Send Journal reports to (Skicka journalrapporter till) klickar du på Browse (Bläddra), väljer Journal Recipient (Journalmottagare) (distributionslistan som du har skapat för mottagare av journalförda meddelanden) och klickar på OK
  7. Klicka på OK.
    Alla journalförda meddelanden för användare i denna postlådedatabas skickas nu till distributionslistan Journalmottagare.
  8. Upprepa stegen för varje postlådedatabas där du vill ha journalföring.

Aktivera premiumjournalföring

  1. Kontrollera att journalföringsagenten har aktiverats på Hub Transport-servern:
    • Kör kommandot Get-TransportAgent. Om inget agentnamn returneras är agenten inte aktiverad.
    • Vid behov kör du kommandot Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent" för att aktivera journalföringsagenten.
  2. Öppna Exchange Management Console på Hub Transport-servern.
  3. Expandera Organization Configuration (Organisationskonfiguration) och välj Hub Transport (Navtransport).
  4. Klicka på Journaling följt av New Journal Rule och ange ett namn på journalregeln.
  5. För Send Journal reports to (Skicka journalrapporter till) klickar du på Browse (Bläddra) och väljer Journal Recipient (Journalmottagare) (distributionslistan som du skapade för mottagare av journalförda meddelanden).
  6. I avsnittet Scope (Omfattning) väljer du omfattning för journalregeln.
    • Om du vill att regeln ska gälla för en enda mottagare klickar du på Browse (Bläddra) vid Journal Messages for Recipient (Journalmeddelanden för mottagare) och väljer sedan lämplig mottagare.
    • Om du vill att regeln ska gälla för flera mottagare klickar du på Browse (Bläddra) vid Journal Messages for Recipient (Journalmeddelanden för mottagare) och väljer sedan lämplig distributionslista.
  7. Klicka på Ny följt av Slutför.
    Alla journalförda meddelanden för användare på denna navtransportserver skickas nu till AMaster.
  8. Upprepa stegen för varje Hub Transport-server där du vill ha journalföring.

5. Skapa en policy för att radera meddelanden från journalföringspostlådan

För att säkerställa att det finns tillräckligt med lagringsutrymme för journalrapporter måste du skapa en regel för inställningar för hanterat innehåll för att automatiskt radera alla meddelanden från mappen Inkorg med ett intervall som du anger.

Inledningsvis bör du ange detta intervall till 7 dagar. Övervaka sedan journalföringspostlådans storlek under de första veckorna efter att du har aktiverat journalföring och justera intervallet vid behov. Om du vill inkludera alla journalrapporter i dina schemalagda säkerhetskopieringar anger du ett lämpligt intervall för att säkerställa att journalrapporter inte raderas innan säkerhetskopiering görs.

Steg 1: Skapa en inställning för hanterat innehåll för mappen Inkorg

  1. Expandera Organization Configuration (Organisationskonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
  2. Klicka på Managed Default Folders (Hanterade standardmappar) och välj Inbox (Inkorg).
  3. Klicka på New Managed Content Settings (Nya inställningar för hanterat innehåll).
  4. För Name (Namn) anger du Google Vault Content Setting (Innehållsinställning för Google Arkiv).
  5. Välj All Mailbox Content (Allt postlådeinnehåll) för Message Type (Meddelandetyp).
  6. Markera kryssrutan Length of retention period day(s) (Lagringstidens längd i dagar).
  7. Ange hur många dagar du vill behålla meddelanden.
  8. Markera When delivered, end date for calendar and recurring tasks (Vid leverans, slutdatum för kalenderposter och återkommande uppgifter) för Retention period starts (Lagringsperioden inleds).
  9. Välj Permanently delete (Ta bort permanent) för Action to take at the end of retention period (Åtgärd att vidta vid slutet av lagringstiden).
  10. Klicka på Nästa följt av Nästa för att gå förbi journalsidan.
  11. Klicka på Ny följt av Slutför.

Steg 2: Skapa en postlådepolicy för hanterade mappar

  1. Expandera Organization Configuration (Organisationskonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
  2. I åtgärdsfönstret klickar du på New Managed Folder Mailbox Policy (Ny postlådepolicy för hanterad mapp) om du vill öppna guiden New Managed Folder Mailbox Policy (Ny postlådepolicy för hanterad mapp).
  3. Ange Google Vault Policy (Google Arkiv-policy) för Managed folder mailbox policy name (Namn på postlådepolicy för hanterad mapp).
  4. För Specify the managed folders to link with this policy (Ange de hanterade mappar som ska länkas med denna policy) klickar du på Add (Lägg till) för att öppna rutan Select Managed Folder (Välj hanterad mapp).
  5. Välj Inkorg följt av klicka på OK.
  6. Klicka på Ny följt av Slutför.

Steg 3: Tillämpa postlådepolicyn för hanterade mappar på journalföringspostlådan

  1. Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
  2. Högerklicka på Archive Master (Arkivhuvud) och välj Properties (Egenskaper).
  3. Klicka på Mailbox Settings följt av Messaging Records Management och välj Properties.
  4. Markera kryssrutan Managed folder mailbox policy (Postlådepolicy för hanterade mappar) och klicka sedan på Browse (Bläddra).
  5. Välj Google Vault Policy (Google Arkiv-policy) och klicka på OK.
  6. Bekräfta genom att klicka på OK.

Steg 4: Konfigurera assistenten för hanterade mappar så att policyn körs

  1. Expandera Server Configuration (Serverkonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
  2. Högerklicka på den postlådeserver som är värd för postlådan i Archive Master och klicka på Properties (Egenskaper).
  3. Klicka på Messaging Records Management (Hantering av meddelandeuppgifter) och välj Use Custom Schedule (Använd anpassat schema) för Schedule the Managed Folder Assistant (Schemalägg guiden för hanterade mappar). Klicka sedan på Custom (Anpassad).
  4. För Schedule (Schema) väljer du tider och dagar för när assistenten för hanterade mappar ska köras.
    Vi föreslår att du kör assistenten under mindre arbetsintensiva tillfällen.
  5. Klicka på OK.

6. Ta bort journalföringspostlåda från global adresslista

Nu måste du ta bort journalföringspostlådan från den globala adresslistan i Exchange för att förhindra att användare skickar e-postmeddelanden direkt till arkivet.

  1. Använd Set-Mailbox cmdlet för att ändra inställningarna för journalföringspostlådan så att den tas bort från den globala adresslistan.
  2. Aktivera kommandot Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.

7. Förhindra att e-post går direkt till journalföringspostlådan

Konfigurera slutligen en leveransbegränsning för AMaster-användaren så att ingen kan skicka e-postmeddelanden direkt till journalföringspostlådan.

  1. Använd cmdleten Set-Mailbox för att ändra inställningarna för journalföringspostlådan.
  2. Aktivera kommandot Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.


Google, Google Workspace och tillhörande märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.