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Configurer le stockage complet des e-mails

En tant qu'administrateur, vous pouvez faire en sorte qu'une copie de tous les e-mails envoyés et reçus par les utilisateurs de votre domaine (y compris les e-mails de messageries autres que Gmail) soit conservée dans leurs boîtes aux lettres Gmail respectives.

Stockage complet des e-mails et Vault

Si votre organisation utilise Vault, vous pouvez configurer le stockage complet des e-mails pour vous assurer que Vault a accès à l'intégralité des e-mails de votre organisation :

En plus de Gmail, les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails avec d'autres services principaux de Google Workspace. Exemple :

Agenda : invitations et messages envoyés avec l'option Envoyer un e-mail aux invités dans la version pour ordinateur d'Agenda
Drive : contenu du message envoyé lorsque les utilisateurs partagent des fichiers dans Drive, en transfèrent la propriété ou les commentent
Google Docs, Sheets, Slides et Drawings : messages envoyés par l'application lorsque les utilisateurs envoient des fichiers en tant que pièces jointes par e-mail ou modifient les approbations sur ces fichiers
Forms : e-mails contenant des formulaires ou des liens vers des formulaires
Keep : e-mails envoyés lorsque les utilisateurs partagent des notes dans Keep

Le stockage complet des e-mails garantit que les messages envoyés par d'autres services principaux apparaissent dans les dossiers "Messages envoyés" des utilisateurs et sont donc accessibles dans Vault.

Remarque : Le stockage complet des e-mails ne s'applique qu'aux services principaux de Google Workspace. Les services Google supplémentaires peuvent envoyer des e-mails au nom des utilisateurs. Les messages envoyés par ces services peuvent ne pas être stockés dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs, et donc ne pas être disponibles dans Vault.

Pour les organisations qui réacheminent les messages vers des serveurs de messagerie autres que Gmail, vous pouvez configurer le stockage complet des e-mails afin de vous assurer que tous les messages sont stockés dans des boîtes aux lettres Gmail et sont disponibles dans Vault.
Vous pouvez également configurer cette option si vous disposez d'un système non-Gmail qui route les e-mails via le service de relais SMTP pour le compte de vos utilisateurs (par exemple, pour les systèmes de suivi des tickets, les bases de données de bugs ou les systèmes de notification automatisés) et si vous voulez que ces e-mails apparaissent dans les boîtes aux lettres Gmail de vos utilisateurs. Ceci est essentiel pour stocker les messages dans Google Vault pour tous les utilisateurs qui activent le relais SMTP.

Éléments à prendre en compte avant d'activer le stockage complet des e-mails

Avant d'activer le stockage complet des e-mails, vous devez examiner attentivement certains points importants :

Vous ne devez pas activer le stockage complet des e-mails si vous avez des règles de routage de conformité qui modifient le destinataire (et que vous ne souhaitez pas que le destinataire d'origine reçoive une copie de l'e-mail).
Lorsque le service de relais SMTP est activé, les boîtes aux lettres des utilisateurs conservent une copie du message dans le dossier "Messages envoyés" (par exemple, lors de l'envoi d'un e-mail depuis un scanner) si le stockage complet des e-mails est activé. Cela peut entraîner le dépassement des limites de stockage si l'édition de votre compte en comporte. Comparer les éditions
Vous devez activer le stockage complet des e-mails si vous n'utilisez Gmail que pour la fonctionnalité Vault et que vous transférez les e-mails vers votre serveur de messagerie sur site ou un autre fournisseur de messagerie.