ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณมั่นใจได้ว่าระบบจะเก็บสำเนาอีเมลทั้งหมดที่รับหรือส่งในโดเมนไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้ที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งรวมถึงข้อความที่รับหรือส่งโดยใช้กล่องจดหมายที่ไม่ใช่ Gmail ด้วย
พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมและห้องนิรภัย
หากองค์กรใช้ห้องนิรภัย คุณอาจต้องตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมเพื่อให้ห้องนิรภัยมีสิทธิ์เต็มรูปแบบในการเข้าถึงข้อความในอีเมลขององค์กร โดยทำดังนี้
ผู้ใช้จะส่งข้อความอีเมลด้วยบริการหลักอื่นๆ สำหรับ Google Workspace นอกเหนือจาก Gmail ได้ เช่น
- ปฏิทิน - คำเชิญขาออกและข้อความที่ส่งด้วยตัวเลือกส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมในปฏิทินบนเดสก์ท็อป
- ไดรฟ์ - เนื้อหาข้อความที่ส่งเมื่อผู้ใช้แชร์ โอนการเป็นเจ้าของ หรือ แสดงความคิดเห็นในไฟล์ในไดรฟ์
- Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ และวาดเขียน - ข้อความที่แอปส่งเมื่อผู้ใช้ส่งไฟล์ทางอีเมลเป็นไฟล์แนบหรือเปลี่ยนการอนุมัติในไฟล์
- ฟอร์ม ข้อความอีเมลที่มีแบบฟอร์มหรือลิงก์ไปยังฟอร์ม
- Keep ข้อความอีเมลที่ส่งเมื่อผู้ใช้แชร์โน้ตใน Keep
พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความที่ส่งจากบริการหลักอื่นๆ จะปรากฏ ในโฟลเดอร์อีเมลที่ส่งแล้วของผู้ใช้ และห้องนิรภัยจะเข้าถึงได้
หมายเหตุ: พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมจะมีผลกับบริการหลักของ Google Workspace เท่านั้น บริการเพิ่มเติมของ Google อาจส่งข้อความอีเมลในนามของผู้ใช้ได้ อีเมลที่ส่งจากบริการดังกล่าวอาจไม่ได้จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์อีเมลที่ส่งแล้วของผู้ใช้ และห้องนิรภัยอาจเข้าถึงไม่ได้
- สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนเส้นทางข้อความไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ไม่ใช่ Gmail คุณสามารถ ตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมเพื่อให้มั่นใจว่าระบบจะจัดเก็บข้อความทั้งหมดไว้ใน กล่องจดหมาย Gmail และห้องนิรภัยจะใช้ข้อความเหล่านั้นได้
- นอกจากนี้ คุณยังตั้งค่านี้ได้หากมีระบบที่ไม่ใช่ Gmail ซึ่งใช้บริการส่งต่อ SMTP เพื่อกำหนดเส้นทางข้อความในนามของผู้ใช้ เช่น ระบบติดตามคำขอ, ฐานข้อมูลข้อบกพร่อง หรือระบบการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และคุณต้องการแสดงข้อความในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บ ข้อความใน Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ใช้ทุกคนที่เปิดใช้การส่งต่อ SMTP
ข้อควรพิจารณาก่อนเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม
สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาอย่างรอบคอบก่อนเปิดใช้ ที่เก็บอีเมลแบบครอบคลุมมีดังนี้
- คุณไม่ควรเปิดใช้ที่เก็บอีเมลแบบครอบคลุมหากมีกฎการกำหนดเส้นทางการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เปลี่ยนผู้รับ (และไม่ต้องการให้ผู้รับเดิมได้รับสำเนาอีเมล)
- เมื่อเปิดใช้บริการส่งต่อ SMTP กล่องจดหมายของผู้ใช้จะเก็บสำเนาของข้อความไว้ในโฟลเดอร์ส่ง (เช่น เมื่อส่งอีเมลจากสแกนเนอร์) หากเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม ซึ่งอาจทำให้บัญชีใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัดหากรุ่นของบัญชีมีขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล เปรียบเทียบ รุ่น
- คุณควรเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมหากใช้ Gmail สำหรับฟีเจอร์ Vault เท่านั้น และส่งต่ออีเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลภายในองค์กรหรือผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นๆ
ตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม
หมายเหตุ: เมื่อเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม รายการ SOR_INSERTED จะปรากฏในรายงานบันทึกอีเมล Search
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace Gmail การปฏิบัติตามข้อกำหนด - เลือกองค์กรจากทางซ้าย
- เลื่อนลงไปที่การตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม
- เลือกช่องตรวจสอบว่าระบบจัดเก็บสำเนาอีเมลที่ส่งและได้รับทั้งหมดไว้ใน กล่องจดหมายของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง
- คลิกบันทึกด้านล่าง