אדמינים יכולים לוודא שעותק של כל ההודעות שנשלחו או התקבלו בדומיין – כולל הודעות שנשלחו או התקבלו על ידי תיבות דואר שהן לא של Gmail – יאוחסן בתיבות הדואר ב-Gmail של המשתמשים המשויכים.
אחסון כל האימיילים (CRL) ו-Vault
אם בארגון שלכם משתמשים ב-Vault, כדאי להגדיר אחסון אימייל מקיף כדי לוודא של-Vault יש גישה מלאה להודעות האימייל של הארגון:
המשתמשים יכולים לשלוח הודעות אימייל באמצעות שירותי ליבה אחרים של Google Workspace, בנוסף ל-Gmail. לדוגמה:
- יומן Google – הזמנות והודעות יוצאות שנשלחות באמצעות האפשרות שליחת אימייל למשתתפים ביומן Google במחשב.
- Drive: תוכן ההודעה שנשלחת כשמשתמשים משתפים קבצים, מעבירים בעלות או מגיבים על קבצים ב-Drive.
- Google Docs, Sheets, Slides ו-Drawings –הודעות שנשלחות על ידי האפליקציה כשמשתמשים שולחים קבצים באימייל כקבצים מצורפים או משנים אישורים בקבצים.
- טפסים – הודעות אימייל שמכילות טפסים או קישורים לטפסים.
- Keep –הודעות אימייל שנשלחות כשמשתמשים משתפים פתקים ב-Keep.
אחסון כל האימיילים מבטיח שהודעות שנשלחות על ידי שירותי ליבה אחרים יופיעו בתיקיות של ההודעות שנשלחו של המשתמשים, וכך תהיה ל-Vault גישה אליהן.
הערה: אחסון מקיף של אימיילים חל רק על שירותי הליבה של Google Workspace. שירותים נוספים של Google יכולים לשלוח הודעות אימייל בשם המשתמשים. יכול להיות שהודעות שנשלחות דרך השירותים האלה לא יישמרו בתיקיית הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולא יהיו זמינות ב-Vault.
- בארגונים שבהם ההודעות מנותבות לשרתי אימייל שהם לא של Gmail, אפשר להגדיר אחסון כל האימיילים כדי לוודא שכל ההודעות מאוחסנות בתיבות הדואר ב-Gmail וזמינות ל-Vault.
- אתם יכולים להגדיר את זה גם אם יש לכם מערכת שהיא לא Gmail שמשתמשת בשירות ממסר SMTP כדי לנתב הודעות בשם המשתמשים שלכם – למשל, למערכות למעקב אחרי כרטיסי מידע, למסדי נתונים של באגים או למערכות של התראות אוטומטיות – ואתם רוצים להציג את ההודעות בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail. זה קריטי לאחסון הודעות ב-Google Vault לכל המשתמשים שמפעילים את שרת ממסר ה-SMTP.
מה כדאי להביא בחשבון לפני שמפעילים את אחסון כל האימיילים (CRL)
לפני שמפעילים את התכונה "אחסון מקיף של אימייל", חשוב לבדוק את הדברים הבאים:
- אם יש לכם כללי ניתוב תואמים שמשנים את הנמען (ואתם לא רוצים שהנמען המקורי יקבל עותק של האימייל), אל תפעילו את האפשרות "אחסון מקיף של אימיילים".
- אם שירות ממסר ה-SMTP מופעל, בתיבות הדואר של המשתמשים יישמר עותק של ההודעה בתיקיית הדואר שנשלח (לדוגמה, כששולחים אימייל מסורק) אם האפשרות "אחסון כל האימיילים (CRL)" מופעלת. אם במהדורה של החשבון שלכם יש מגבלות אחסון, יכול להיות שהחשבונות יחרגו ממגבלות האחסון. השוואה בין המהדורות.
- כדאי להפעיל את האפשרות "אחסון כל האימיילים" אם אתם משתמשים ב-Gmail רק בשביל התכונה Vault ומעבירים אימיילים לשרת האימייל שלכם בארגון או לספק אימייל אחר.
הגדרת אחסון כל האימיילים (CRL)
הערה: כשאחסון כל האימיילים מופעל, הרשומה SOR_INSERTED נכללת בדוח חיפוש ביומן אימייל (ELS).
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Gmail
תאימות.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- בצד ימין, בוחרים ארגון.
- גוללים להגדרה אחסון כל האימיילים (CRL).
- מסמנים את התיבה צריך לוודא שעותק של כל הדואר שנשלח והתקבל מאוחסן בתיבות הדואר של המשתמשים המשויכים.
- בחלק התחתון של המסך לוחצים על שמירה.