管理者は、ドメインで送受信されるすべてのメール（Gmail 以外のメールボックスで送受信されるメールも含む）のコピーが、関連するユーザーの Gmail メールボックスに保存されるように設定することができます。
包括的なメール ストレージと Vault
組織で Vault を利用している場合は、組織のメールに Vault がフルアクセスできるよう、包括的なメール ストレージを設定することをおすすめします。
ユーザーは、Gmail 以外の Google Workspace の他のコアサービスを使用してメール メッセージを送信できます。次に例を示します。
- カレンダー - 招待状の送信、デスクトップ版カレンダーの [ゲストにメールを送信] オプションを使用したメール送信。
- ドライブ -ドライブ内のファイルに対して共有、オーナー権限の譲渡、コメントを行った際に送信されるメッセージの内容。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画 - 添付ファイルをメールで送信したり、ファイルへの承認を変更したりした際に該当アプリによって送信されるメッセージ。
- フォーム - フォーム自体またはフォームへのリンクのメール送信。
- Keep - Keep のメモを共有する際のメール送信。
包括的なメール ストレージにより、他のコアサービスから送信されたメッセージがユーザーの [送信済み] フォルダに表示され、Vault でアクセスできるようになります。
注: メール ストレージの包括的な保持は、Google Workspace のコアサービスにのみ適用されます。その他の Google サービスでユーザーの代わりにメールが送信されることがあります。これらのサービスから送信されたメールはユーザーの [送信済み] フォルダに保存されず、Vault ではアクセスできない可能性があります。
- Gmail 以外のメールサーバーにメールを転送する組織では、包括的なメール ストレージを設定して、すべてのメールが Gmail のメールボックスに保存され、Vault で利用できるようにすることができます。
- Gmail 以外のシステムで SMTP リレーサービスを使用して、ユーザーの代わりにメールを転送している場合（チケット追跡システム、バグ データベース、自動通知システムなど）に、そのメールがユーザーの Gmail のメールボックスに表示されるようにするには、この設定を行うこともできます。なお、SMTP リレーを有効にしているユーザーのメールを Google Vault で保存する場合にも、包括的なメール ストレージの設定をオンにする必要があります。
包括的なメール ストレージを有効にする前の検討事項
包括的なメール ストレージを有効にする前に、慎重に確認すべき重要な考慮事項がいくつかあります。
- 受信者を変更するコンプライアンス ルーティング ルールがある場合（元の受信者にメールのコピーを送信しない場合）は、包括的なメール保存を有効にしないでください。
- SMTP リレー サービスが有効になっている場合、包括的なメール ストレージが有効になっていれば、ユーザーのメールボックスの送信済みフォルダにメッセージのコピーが保存されます（スキャナからメールを送信する場合など）。アカウントのエディションにストレージの上限がある場合、アカウントがストレージの上限を超える可能性があります。エディションを比較する。
- Vault 機能にのみ Gmail を使用し、メールをオンプレミスのメールサーバーや他のメール プロバイダに転送する場合は、包括的なメール ストレージを有効にする必要があります。
包括的なメール ストレージの設定
注: 包括的なメール ストレージを有効にすると、SOR_INSERTED というエントリがメールログ検索レポートに記載されます。
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Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[アプリ] [Google Workspace] [Gmail] [コンプライアンス] に移動します。アクセスするには Gmail の「設定」管理者権限が必要です。
- 左側で組織を選択します。
- [包括的なメール ストレージ] までスクロールします。
- [送受信されたすべてのメールのコピーが関連付けられているユーザーのメールボックスに保存されるようにする] チェックボックスをオンにします。
- 下部にある [保存] をクリックします。