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Configurare l'archiviazione completa della posta

In qualità di amministratore, puoi assicurarti che una copia di tutti i messaggi inviati e ricevuti nel tuo dominio, inclusi quelli inviati o ricevuti da caselle di posta diverse da Gmail, venga archiviata nelle caselle di posta Gmail degli utenti interessati.

Archiviazione completa della posta e Vault

Se la tua organizzazione utilizza Vault, ti consigliamo di configurare l'archiviazione completa della posta per assicurare che Vault abbia accesso completo ai messaggi email dell'organizzazione:

Gli utenti possono inviare messaggi email con altri servizi principali di Google Workspace oltre che con Gmail. Ad esempio:

Calendar: inviti in uscita e messaggi inviati con l'opzione Invia email agli invitati in Calendar da computer.
Drive: contenuti di messaggi inviati quando gli utenti condividono, trasferiscono la proprietà o commentano file su Drive.
Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google: messaggi inviati dall'app quando gli utenti inviano i file come allegati email o modificano le approvazioni relative ai file.
Moduli: messaggi email contenenti moduli o link a moduli.
Keep: messaggi email inviati quando gli utenti condividono le note in Keep.

L'archiviazione completa della posta assicura che i messaggi inviati da altri servizi principali vengano visualizzati nelle cartelle "Inviati" degli utenti e siano quindi accessibili a Vault.

Nota:l'archiviazione completa della posta si applica solo ai servizi principali di Google Workspace. I servizi Google aggiuntivi potrebbero essere in grado di inviare messaggi email per conto degli utenti. I messaggi inviati da questi servizi potrebbero non essere archiviati nella cartella "Inviati" degli utenti e non essere disponibili per Vault.

Per le organizzazioni che reindirizzano i messaggi a server di posta non Gmail, puoi configurare l'archiviazione completa della posta per assicurarti che tutti i messaggi vengano archiviati nelle caselle di posta Gmail e siano disponibili per Vault.
Puoi configurare questa opzione anche se utilizzi un sistema non Gmail che utilizza il servizio di inoltro SMTP per indirizzare i messaggi per conto dei tuoi utenti, ad esempio per sistemi di monitoraggio dei ticket, database di bug o sistemi di notifica automatica, e vuoi visualizzare i messaggi nelle caselle di posta di Gmail dei tuoi utenti. Questo è fondamentale per archiviare i messaggi in Google Vault per tutti gli utenti che attivano l'inoltro SMTP.

Considerazioni preliminari all'attivazione dell'archiviazione completa della posta

Prima di attivare l'archiviazione completa della posta, ci sono alcuni aspetti importanti da esaminare attentamente:

Non devi attivare l'archiviazione completa della posta se hai regole di routing di conformità che modificano il destinatario (e non vuoi che il destinatario originale riceva una copia dell'email).
Se il servizio di inoltro SMTP è attivo, le caselle di posta degli utenti conservano una copia del messaggio nella cartella Posta inviata (ad esempio, quando si invia posta da uno scanner) se è attiva l'archiviazione completa della posta. Ciò potrebbe causare il superamento dei limiti di spazio di archiviazione se la versione del tuo account prevede limiti di spazio di archiviazione. Confronta le versioni.
Devi attivare l'archiviazione completa della posta se utilizzi Gmail solo per la funzionalità Vault e inoltri le email al tuo server di posta on-premise o a un altro provider email.