Jako administrator możesz skonfigurować ustawienie, dzięki któremu kopie wszystkich wysłanych i odebranych e-maili w domenie (także tych wysłanych lub odebranych przez skrzynki pocztowe inne niż Gmail) będą przechowywane w powiązanych skrzynkach pocztowych Gmail użytkowników.
Kompleksowe przechowywanie poczty a Vault
Jeśli Twoja organizacja korzysta z Vault, możesz skonfigurować kompleksowe przechowywanie poczty, aby usługa Vault miała pełny dostęp do e-maili organizacji:
Oprócz Gmaila użytkownicy mogą wysyłać e-maile za pomocą innych usług podstawowych Google Workspace. Przykład:
- Kalendarz – wychodzące zaproszenia i wiadomości wysyłane przy użyciu opcji Wyślij e-maila do gości w Kalendarzu na komputerze.
- Dysk – treść wiadomości wysyłanych, gdy użytkownicy udostępniają lub komentują pliki na Dysku albo przenoszą ich własność.
- Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Rysunki Google – wiadomości wysyłane przez usługę, gdy użytkownicy wysyłają pliki jako załączniki lub zmieniają zatwierdzenia plików;
- Formularze – e-maile zawierające formularze lub linki do formularzy;
- Keep – e-maile wysyłane, gdy użytkownicy udostępniają notatki w Keep.
Kompleksowe przechowywanie poczty zapewnia, że wiadomości wysyłane przez inne usługi podstawowe pojawiają się w folderach Wysłane użytkowników, a tym samym są dostępne w Vault.
Uwaga: kompleksowe przechowywanie poczty obejmuje tylko usługi podstawowe Google Workspace. Dodatkowe usługi Google mogą mieć możliwość wysyłania e-maili w imieniu użytkowników. Wiadomości wysyłane przez te usługi mogą nie być przechowywane w folderach Wysłane użytkowników i mogą być niedostępne w Vault.
- W przypadku organizacji, które przekierowują wiadomości na serwery poczty e-mail inne niż Gmail, możesz skonfigurować kompleksowe przechowywanie poczty, aby mieć pewność, że wszystkie wiadomości są przechowywane w skrzynkach pocztowych Gmaila i są dostępne w Vault.
- Możesz też skonfigurować to ustawienie, jeśli korzystasz z systemu innego niż Gmail, który używa usługi przekaźnika SMTP do kierowania poczty w imieniu użytkowników, np. w przypadku systemów śledzenia zgłoszeń, baz danych błędów lub systemów automatycznych powiadomień, i ta poczta ma być widoczna w skrzynkach pocztowych użytkowników w Gmailu. Jest to konieczne do przechowywania poczty w Google Vault w przypadku użytkowników, którzy włączyli usługę przekaźnika SMTP.
Uwagi do rozważenia przed włączeniem kompleksowego przechowywania poczty
Zanim włączysz kompleksowe przechowywanie poczty, dokładnie zapoznaj się z tymi ważnymi informacjami:
- Nie włączaj tej funkcji, jeśli używasz reguł kierowania związanych ze zgodnością, które zmieniają odbiorcę (i nie chcesz, aby pierwotny odbiorca otrzymał kopię e-maila).
- Jeśli masz włączoną usługę przekaźnika SMTP, skrzynki pocztowe użytkowników będą przechowywać kopię wiadomości w folderze wysłanych (np. podczas wysyłania poczty ze skanera), jeśli włączone jest kompleksowe przechowywanie poczty. Może to spowodować przekroczenie limitów miejsca na dane, jeśli Twoja wersja konta ma takie limity. Porównaj wersje
- Kompleksowe przechowywanie poczty należy włączyć, jeśli używasz funkcji Vault z Gmailem i przekazujesz e-maile do serwera lokalnego lub innego dostawcy poczty e-mail.
Konfigurowanie kompleksowego przechowywania poczty
Uwaga: gdy kompleksowe przechowywanie poczty jest włączone, w raporcie Przeszukiwanie dzienników poczty e-mail znajduje się wpis SOR_INSERTED.
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje Google Workspace Gmail Zgodność.Musisz mieć uprawnienia administratora Ustawienia Gmaila.
- Po lewej stronie wybierz organizację.
- Przewiń stronę do ustawienia Kompleksowe przechowywanie poczty.
- Zaznacz pole Upewnij się, że kopia całej wysłanej i odebranej poczty e-mail jest przechowywana w skrzynkach pocztowych poszczególnych użytkowników.
- Kliknij Zapisz u dołu strony.