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Configurar o armazenamento de e-mails abrangente

Como administrador, você pode armazenar uma cópia de todas as mensagens enviadas ou recebidas no seu domínio nas caixas de e-mails (do Gmail ou outras) dos usuários associados.

Armazenamento de e-mails abrangente e Vault

Se sua organização usa o Vault, configure o armazenamento abrangente de e-mails para garantir que o Vault tenha acesso total às mensagens de e-mail da organização:

Os usuários também podem enviar mensagens de e-mail de outros serviços principais do Google Workspace além do Gmail. Exemplo:

Agenda: convites e mensagens são enviados com a opção Enviar e-mail para convidados no Google Agenda para computador.
Drive: o conteúdo da mensagem é enviado quando os usuários compartilham, transferem a propriedade ou fazem comentários em arquivos no Drive.
Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google: mensagens enviadas pelo app quando os usuários enviam arquivos como anexos por e-mail ou mudam as aprovações em documentos.
Formulários: as mensagens de e-mail contêm formulários ou links para formulários.
Keep: as mensagens de e-mail são enviadas quando os usuários compartilham notas no Keep.

O armazenamento de e-mails abrangente garante que as mensagens enviadas por outros serviços principais apareçam nas pastas "Enviados" dos usuários e, portanto, estejam acessíveis ao Vault.

Observação:o armazenamento de e-mails abrangente só se aplica aos serviços principais do Google Workspace. Os serviços adicionais do Google podem enviar mensagens de e-mail em nome dos usuários. As mensagens enviadas por esses serviços talvez não sejam armazenadas na pasta "Enviados" dos usuários nem fiquem disponíveis no Vault.

Para organizações que redirecionam mensagens para servidores de e-mail que não são do Gmail, é possível configurar o armazenamento de e-mails abrangente para garantir que todas as mensagens sejam armazenadas em caixas de e-mail do Gmail e estejam disponíveis para o Vault.
Você também pode configurar isso se tiver um sistema que não seja do Gmail e use o serviço de redirecionamento SMTP para rotear mensagens em nome dos seus usuários (por exemplo, para sistemas de rastreamento de tíquetes, bancos de dados de bugs ou sistemas de notificação automáticos) e quiser exibir as mensagens nas caixas de e-mails do Gmail dos usuários. Isso é fundamental para armazenar mensagens no Google Vault de todos os usuários que ativaram o redirecionamento SMTP.

Considerações antes de ativar o Armazenamento de e-mails abrangente

Há algumas considerações importantes que devem ser analisadas com cuidado antes de ativar o armazenamento abrangente de e-mails:

Não ative o armazenamento abrangente de e-mails se tiver regras de roteamento de compliance que mudam o destinatário e não quiser que o destinatário original receba uma cópia da mensagem.
Quando o serviço de redirecionamento SMTP está ativado, as caixas de e-mails dos usuários mantêm uma cópia da mensagem na pasta "Enviados" (por exemplo, ao enviar e-mails de um scanner) se o armazenamento abrangente de e-mails estiver ativado. Isso pode fazer com que as contas excedam os limites de armazenamento se a edição da sua conta tiver limites de armazenamento. Comparar edições.
Ative o armazenamento de e-mails abrangente se você usa o Gmail apenas para o recurso do Vault e encaminha e-mails para seu servidor de e-mail local ou outro provedor de e-mail.