ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรขอหรือส่งคืนใบตอบรับการอ่านอีเมลได้ ซึ่งใบตอบรับการอ่านคือการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าผู้รับเปิดข้อความแล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของใบตอบรับการอ่าน
เมื่อคุณเปิดใช้ใบตอบรับการอ่านสำหรับองค์กร ผู้ใช้จะขอหรือส่งคืนใบตอบรับการอ่านได้
สำคัญ: เราไม่แนะนำให้ใช้ใบตอบรับการอ่านเพื่อยืนยันว่าข้อความส่งถึงผู้รับแล้ว โดยทั่วไป ใบตอบรับการอ่านใช้ได้ในอีเมลระบบต่างๆ อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้ว่าระบบจะส่งใบตอบรับการอ่านสำหรับข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน และบางครั้งอาจไม่มีการส่งหรือนำส่งใบตอบรับการอ่านข้อความที่ถูกเปิดอ่านแล้วตามที่คาดไว้
ตัวเลือกใบตอบรับการอ่าน
คุณมีตัวเลือกในการจัดการวิธีใช้ใบตอบรับการอ่านในองค์กร ดังนี้
- คุณสามารถจำกัดผู้ที่ได้รับใบตอบรับการอ่านหรืออนุญาตให้ผู้ใดก็ได้รับใบตอบรับการอ่านได้
- คุณสามารถตั้งค่าให้ระบบส่งใบตอบรับการอ่านกลับไปยังผู้ส่งโดยอัตโนมัติเมื่อผู้รับเปิดข้อความ หรือจะกำหนดให้ผู้รับอนุมัติการส่งใบตอบรับการอ่านกลับไปยังผู้ส่งทุกครั้งที่เปิดข้อความก็ได้
ตั้งค่าใบตอบรับการอ่านสำหรับผู้ใช้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace Gmail การตั้งค่าผู้ใช้ - หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดในส่วน Gmail หรือเลือกหน่วยขององค์กรระดับย่อย
- ในส่วนใบตอบรับการอ่านอีเมล ให้เลือกตัวเลือกสำหรับองค์กร ดังนี้
- ไม่อนุญาตให้ส่งใบตอบรับการอ่านอีเมล: ปิดตัวเลือกในการส่งใบตอบรับการอ่านให้ทุกคน
- อนุญาตให้ส่งใบตอบรับการอ่านอีเมลไปยังอีเมลทั้งหมดในองค์กรรวมถึงอีเมลที่เพิ่มในรายการที่อนุญาต: จำกัดใบตอบรับการอ่านไว้เฉพาะอีเมลภายในโดเมนและอีเมลภายนอกที่คุณป้อนไว้ในการตั้งค่านี้ สำหรับอีเมลที่คุณป้อนในการตั้งค่า ให้ทำดังนี้
- คั่นอีเมลภายนอกแต่ละรายการด้วยคอมมา
- โดยคุณจะป้อนอีเมลได้สูงสุด 100 รายการ
- อีเมลแต่ละรายการจะใช้อักขระได้สูงสุด 256 ตัว
- แจ้งผู้ใช้เมื่อมีคำขอใบตอบรับการอ่านแต่ละรายการ: กำหนดให้ผู้รับอนุมัติการส่งใบตอบรับการอ่านแต่ละรายการกลับไปยังผู้ส่ง หากไม่ได้เลือกช่องนี้ ระบบจะส่งใบตอบรับการอ่านกลับไปยังผู้ส่งโดยอัตโนมัติเมื่อผู้รับเปิดข้อความแต่ละรายการ
- อนุญาตให้ส่งใบตอบรับการอ่านอีเมลไปยังอีเมลใดก็ได้: อนุญาตให้ขอและส่งคืนใบตอบรับการอ่านจากอีเมลทั้งภายในและภายนอกองค์กร เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ช่องแจ้งผู้ใช้สำหรับคำขอใบตอบรับการอ่านแต่ละรายการจะถูกเลือกและปิดใช้ ซึ่งหมายความว่าผู้รับต้องอนุมัติใบตอบรับการอ่านทั้งหมดก่อนที่จะส่งกลับไปยังผู้ส่ง
- คลิกบันทึก
ใบตอบรับการอ่านทำงานอย่างไร
ใบตอบรับการอ่านจะทำงานแตกต่างกันไปตามโปรแกรมรับส่งอีเมลที่คุณใช้เปิดข้อความ เช่น หากข้อความถูกเปิดด้วยโปรแกรมรับส่งอีเมลแบบ IMAP หรือ POP ในกรณีนี้อาจมีการส่งใบตอบรับการอ่านโดยอัตโนมัติโดยที่ผู้รับไม่อนุมัติ แอปอีเมลในอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ไม่ได้ใช้ IMAP บางแอปไม่รองรับใบตอบรับการอ่าน
หากโปรแกรมอีเมลของผู้ส่งไม่รองรับใบตอบรับการอ่าน ระบบอาจไม่ส่งใบตอบรับดังกล่าว
Gmail จะส่งใบตอบรับการอ่านไปยังบัญชีอีเมลผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่านั้น Gmail จะไม่ส่งใบตอบรับการอ่านไปยังกลุ่มหรือรายชื่ออีเมลอื่นๆ