Gmail Offline mit Google Workspace verwenden

Als Administrator können Sie Ihren Nutzern ermöglichen, offline in Gmail zu arbeiten. So können Sie und Ihre Nutzer E‑Mail-Nachrichten auch dann lesen, schreiben, suchen, löschen und mit Labels versehen, wenn kein Internetzugang verfügbar ist. Wenn später eine Verbindung verfügbar ist, aktualisiert und sendet Gmail automatisch Nachrichten in Ihrem Postausgang und lädt alle neuen Nachrichten in Ihren Posteingang herunter.

Standardmäßig speichert Gmail die E-Mails der letzten 30 Tage mitsamt Anhängen. Spam und in den Papierkorb verschobene E-Mails werden nicht gespeichert.

Voraussetzungen

So arbeiten Sie offline in Gmail für Google Workspace:

  • Sie benötigen die aktuelle Version des Chrome-Browsers, Version 61 oder höher. Gmail Web Offline ersetzt die Chrome-App "Gmail Offline".
  • Gmail muss in einem einzigen Browsertab geöffnet sein.
  • Ein Administrator muss Gmail Offline in der Admin-Konsole aktivieren (siehe unten).

Schritt 1: Zugriff auf Gmail Offline für Nutzer aktivieren

Bevor Nutzer den Gmail-Offlinemodus in ihren Gmail-Einstellungen aktivieren können, muss ein Administrator die Offlinemöglichkeiten in der Admin-Konsole aktivieren.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü  und dann  Apps und dann Google Workspace und dann Gmail und dann Nutzereinstellungen.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung für die Gmail-Einstellungen erforderlich.

  2. Scrollen Sie zu Gmail Web Offline.
  3. Klicken Sie das Kästchen Gmail Web Offline aktivieren an.
  4. Optional: Wenn Sie möchten, dass Offlineinhalte für alle Nutzer bei der Abmeldung von ihrem Google-Konto gelöscht werden, klicken Sie auf das Kästchen neben Das Löschen von Offlinedaten beim Abmelden aus dem Google-Konto erzwingen. Dadurch wird verhindert, dass die Nutzer Inhalte weiter auf ihren lokalen Geräten speichern.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, meistens geht es jedoch schneller. Weitere Informationen

Schritt 2: Nutzer auffordern, Gmail Offline zu aktivieren

Nutzer, die offline arbeiten möchten, müssen Gmail Offline in ihren Gmail-Einstellungen einzeln aktivieren.

  1. Wählen Sie in Ihrem Posteingang Einstellungen und dann Einstellungen aus.
  2. Klicken Sie auf den Tab Offline.
  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben Offline-E-Mail aktivieren.

  4. Geben Sie unter Sicherheit an, wie mit Offlineinhalten verfahren werden soll, wenn Sie sich vom Google-Konto abmelden. Wenn Ihr Administrator die Option zum Löschen von Offlineinhalten für alle Nutzer festgelegt hat, wenn sie sich von ihren Konten abmelden, ist diese Option für einzelne Nutzer nicht verfügbar.

    • Offlinedaten auf dem Computer beibehalten. Auf Ihrem Gerät gespeicherte Daten werden nicht gelöscht, wenn Sie sich von Ihrem Google-Konto abmelden oder Ihr Passwort ändern. Wenn Sie die Kontodaten vom Gerät löschen möchten, deaktivieren Sie Offline-E-Mail und speichern Sie die Änderungen.

    • Offlinedaten vom Computer entfernen. Die Daten müssen erneut mit Ihrem Computer synchronisiert werden, wenn Sie sich wieder in Gmail anmelden. Es kann mehrere Stunden dauern, bis das Postfach synchronisiert ist.

      Hinweis: Wenn ein Administrator die Option zum Entfernen von Offlineinhalten aktiviert, wenn sich Nutzer aus ihrem Konto abmelden, können Nutzer diese Einstellung nicht in den Gmail-Einstellungen ändern.

  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Gmail Offline öffnen

So öffnen Sie Gmail Offline in Chrome:

  • Erstellen Sie ein Lesezeichen für Ihren Posteingang, über das Sie Gmail öffnen können, wenn Sie offline sind.
  • Wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind, öffnen Sie ein Chrome-Browserfenster und geben Sie mail.google.com ein.

Offline-Einstellungen festlegen

In der Standardeinstellung speichert Gmail Offline die E‑Mails und Anhänge der letzten 30 Tage auf Ihrem lokalen Gerät. In Chrome kann Gmail bis zu 60% des verfügbaren Festplattenspeichers für Offlineinhalte verwenden.  Damit Ihre Offlineinhalte weniger Speicherplatz belegen, können Sie in den Synchronisierungseinstellungen das Häkchen neben „Anhänge herunterladen“ entfernen oder die Speicherdauer auf sieben Tage verkürzen.

  1. Klicken Sie in Gmail auf die Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf den Tab Offline.
  3. Wählen Sie einen Wert in den Synchronisierungseinstellungen aus. Folgende Werte sind verfügbar: 7, 30 und 90 Tage.
  4. Optional: Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Anhänge herunterladen.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Häufige Probleme beheben

Bei der Arbeit in Gmail Offline können die folgenden häufigen Probleme auftreten.

Offlinefunktionen funktionieren nicht mehr

  • Wenn ein Administrator Gmail Offline für eine Domain deaktiviert, ist die Funktion für einzelne Nutzer nicht mehr verfügbar, auch wenn sie sie in ihren Gmail-Einstellungen aktiviert haben.
  • Gmail Offline funktioniert nur, wenn Gmail in einem einzigen Tab geöffnet ist. Überprüfen Sie die Browser-Tabs und schließen Sie alle Tabs, in denen Gmail ausgeführt wird, bis auf einen.

Gmail lässt sich nicht öffnen oder wird unerwartet beendet

Wenn Gmail nicht geladen wird oder nicht mehr funktioniert, versuchen Sie, Ihren Browserverlauf zu löschen:

  1. Wählen Sie in Ihrem Chrome-Browser Weitere Tools und dann Browserdaten löschen aus.
  2. Klicken Sie auf das Kästchen neben Browserverlauf und anschließend auf Daten löschen.

Für Gmail offline ist nicht genügend Speicherplatz vorhanden

Wenn Ihre E‑Mail eine große Anzahl von Anhängen enthält, entfernen Sie in den Synchronisierungseinstellungen das Häkchen neben „Anhänge herunterladen“ und verkürzen Sie die Speicherdauer auf sieben Tage (siehe oben Schritt 1 bis 5).