ปัจจุบันฟีเจอร์นี้จะใช้ได้กับบริการ Google ไดรฟ์และเอกสารและ Google Chat
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ (ไดรฟ์, เอกสาร และแชท) ได้แก่ Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus (ไดรฟ์และเอกสารเท่านั้น) Business Standard, Nonprofits, G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
กลุ่มเป้าหมายคือกลุ่มคน เช่น แผนกหรือทีมที่คุณแนะนำให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์ด้วยได้ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มดังกล่าวไปยังการตั้งค่าการแชร์ของผู้ใช้ในบริการของ Google เช่น Google ไดรฟ์ หรือ Chat เพื่อส่งเสริมให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับกลุ่มเป้าหมายที่เจาะจงและจำกัดมากขึ้น แทนการแชร์กับทั้งองค์กร
เหตุผลที่ควรใช้กลุ่มเป้าหมาย
กลุ่มเป้าหมายเป็นอีกวิธีหนึ่งในการแชร์ นอกเหนือจากการแชร์ให้ทั้งองค์กรหรือการแชร์ให้ผู้ใช้หรือกลุ่มโดยตรง เมื่อใช้งานกลุ่มเป้าหมายที่แนะนำโดยผู้ดูแลระบบ คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล - กลุ่มเป้าหมายช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมได้มากขึ้นว่าจะแชร์รายการออกไปในวงกว้างเพียงใด ซึ่งจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กร รวมถึงความเป็นส่วนตัวของข้อมูลผู้ใช้โดยการลดโอกาสที่ผู้ใช้จะแชร์ไฟล์ พื้นที่ทำงานของ Chat หรือรายการอื่นๆ มากเกินไปโดยไม่ได้ตั้งใจ
- ทำให้การแชร์อย่างเหมาะสมทำได้ง่ายขึ้น - กลุ่มเป้าหมายช่วยให้ผู้ใช้ลดความจำเป็นจะที่ต้องเข้ากลุ่ม รวมทั้งไม่จำเป็นต้องแชร์และตอบกลับคำขอเข้าถึงอยู่บ่อยๆ แต่กลุ่มเป้าหมายช่วยให้ผู้ใช้ขยายสิทธิ์เข้าถึงรายการต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัย เนื่องจากผู้ดูแลระบบเป็นผู้อนุมัติกลุ่มเป้าหมายเหล่านี้ นอกจากนั้นระบบจะไม่ส่งการแจ้งเตือนการแชร์ไปยังสมาชิกกลุ่มเป้าหมายเมื่อมีการแชร์ ช่วยให้สะดวกต่อการแชร์กับสมาชิกในวงกว้าง
ความพร้อมใช้งานของกลุ่มเป้าหมาย
ปัจจุบันกลุ่มเป้าหมายใช้งานได้เฉพาะในกรณีต่อไปนี้
โดยฟีเจอร์นี้จะใช้กับบริการอื่นๆ ของ Google ได้ในรุ่นถัดไป
*เครื่องมือแก้ไขเอกสาร ได้แก่ เอกสาร, ชีต, สไลด์, Vids, ฟอร์ม และ Sites
หลักการทำงาน: ตัวอย่างสําหรับไดรฟ์
กลุ่มเป้าหมายเป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกสําหรับผู้ใช้ในการแชร์รายการต่างๆ ได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น การสร้างกลุ่มเป้าหมายให้กับทีมขายระดับภูมิภาคของบริษัท 3 ทีม เพื่อให้พวกเขาสามารถแชร์ลิงก์ไฟล์ในไดรฟ์ได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องแชร์กับทั้งบริษัท
ภาพรวม: กําหนดกลุ่มเป้าหมาย
- สร้างกลุ่มเป้าหมาย
เริ่มต้นโดยระบุชื่อและคำอธิบายของกลุ่มเป้าหมาย ในตัวอย่างนี้ คุณอาจตั้งชื่อกลุ่มเป้าหมายว่า "ทีมขาย" และเพิ่มคำอธิบาย เช่น "รวมสมาชิกของทีมขายในทุกภูมิภาค" ทีมขายจะเห็นชื่อและคำอธิบายในการตั้งค่าการแชร์ในไดรฟ์ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อสร้างกลุ่มเป้าหมาย
- เพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มเป้าหมาย
คุณสามารถเพิ่มกลุ่มหรือผู้ใช้รายบุคคลเป็นสมาชิกได้ สำหรับตัวอย่างนี้คุณอาจเพิ่มกลุ่มของทีมขายในภูมิภาคทั้งหมดเป็นสมาชิก โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มเป้าหมาย
- ใช้กลุ่มเป้าหมายกับบริการของ Google
ในตัวอย่างนี้ คุณจะต้องไปที่การตั้งค่าการแชร์ในไดรฟ์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ แล้วเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดสำหรับทีมฝ่ายขายเพื่อสร้างนโยบาย จากนั้นคุณจะเลือกกลุ่มเป้าหมาย "ทีมขาย" สำหรับนโยบายและลากไปยังตัวเลือกการแชร์หลัก (ค่าเริ่มต้น) สำหรับไฟล์ในไดรฟ์ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อกำหนดกลุ่มเป้าหมายสำหรับบริการของ Google
ประสบการณ์ของผู้ใช้สําหรับการแชร์ลิงก์
เมื่อผู้ใช้ที่รวมอยู่ในนโยบายกลุ่มเป้าหมายต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์ "ทีมขาย" ซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายหลักในกรณีนี้จะปรากฏเป็นตัวเลือกการแชร์ลิงก์ลำดับแรกในส่วน "รับลิงก์" ของกล่องโต้ตอบการแชร์ของไฟล์
แนะนำให้ผู้ใช้แชร์ร่วมกับกลุ่มเป้าหมาย "ทีมขาย" แต่ยังสามารถเลือกที่จะแชร์กับกลุ่มเป้าหมายอื่นๆ ที่มี หรือจะแชร์โดยตรงกับผู้ใช้บางรายและกลุ่มบางกลุ่มก็ได้
นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังจำกัดความสามารถในการค้นหาไฟล์ให้เฉพาะสมาชิกของกลุ่มเป้าหมายได้ด้วยโดยเลือกตัวเลือกในการตั้งค่าลิงก์
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
ตรวจสอบข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย
ตัวเลือกการแชร์สำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีรุ่นที่รองรับ
เมื่อสร้างกลุ่มเป้าหมายในคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณจะเพิ่มได้เฉพาะผู้ใช้ที่มี Google Workspace รุ่นที่รองรับกลุ่มเป้าหมายเท่านั้น
เมื่อผู้ใช้ที่ไม่มีรุ่นที่รองรับพยายามแชร์ไฟล์ในไดรฟ์ ผู้ใช้จะไม่เห็นกลุ่มเป้าหมายที่คุณสร้างเป็นตัวเลือกการแชร์ โดยจะเห็นเฉพาะผู้ใช้จากทั้งองค์กรของคุณ กลุ่มเป้าหมายหลัก (มีผู้ใช้ทั้งหมดขององค์กร) คือตัวเลือกการแชร์เริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้รุ่นที่รองรับ
ความแตกต่างระหว่างกลุ่มเป้าหมายและกลุ่มอื่นๆ
- คุณใช้กลุ่มเป้าหมายได้เฉพาะเป็นตัวเลือกการแชร์ในการตั้งค่าการแชร์ของผู้ใช้สำหรับบริการของ Google เช่น ตัวเลือกการแชร์ลิงก์สำหรับไดรฟ์ แต่จะใช้สำหรับจุดประสงค์อื่นๆ ไม่ได้ เช่น รายชื่ออีเมล ฟอรัม หรือการกำหนดค่าการเข้าถึงบริการ ซึ่งต่างจากกลุ่มประเภทอื่นที่สร้างได้
- คุณจะใช้กลุ่มเป้าหมายเป็นสมาชิกของกลุ่มหรือกลุ่มเป้าหมายอื่นไม่ได้
- คุณไม่สามารถระบุเจ้าของและตั้งค่าตัวเลือกการเข้าถึงกลุ่มโดยตรงสำหรับกลุ่มเป้าหมาย
- ผู้ใช้จะสร้างหรือทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับกลุ่มเป้าหมายไม่ได้
- กลุ่มเป้าหมายมีประโยชน์ในการแชร์กับผู้ใช้ในวงกว้างมากกว่ากลุ่มปกติ โปรดดู "เหตุผลที่ควรใช้กลุ่มเป้าหมาย" ด้านบน
ประเภทกลุ่มที่คุณเพิ่มเป็นสมาชิกกลุ่มเป้าหมายได้
คุณสามารถใช้กลุ่มประเภทใดก็ได้เป็นสมาชิกกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งรวมถึง
- กลุ่มที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้น เช่น กลุ่มความปลอดภัยและกลุ่มแบบไดนามิก (หากรวมอยู่ในรุ่น Google Workspace)
- กลุ่มที่ผู้ดูแลระบบไม่ได้สร้างขึ้น รวมถึงกลุ่มที่ผู้ใช้สร้างหรือกลุ่มภายนอก
หมายเหตุ: ขณะนี้พื้นที่ทำงานที่ค้นพบได้หรือพื้นที่ทำงานแบบเปิดของ Chat ยังรวมสมาชิกภายนอกไม่ได้ หากผู้ใช้แชร์พื้นที่ทำงานที่ค้นพบได้หรือพื้นที่ทำงานแบบเปิดกับกลุ่มเป้าหมายที่มีสมาชิกภายนอก สมาชิกภายนอกดังกล่าวจะเข้าถึงพื้นที่ทำงานไม่ได้
ดูเคล็ดลับในการใช้กลุ่มประเภทต่างๆ ได้ที่แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับการใช้กลุ่มเป้าหมาย
ผู้ใช้ที่ดูรายละเอียดของกลุ่มเป้าหมายได้
ชื่อและคำอธิบายของกลุ่มเป้าหมายจะปรากฏในการตั้งค่าการแชร์ของบริการของ Google สำหรับรายการต่อไปนี้
- ผู้ใช้ในองค์กรที่คุณใช้นโยบายกับกลุ่มเป้าหมาย
- สมาชิกของกลุ่มเป้าหมายเมื่อมีการแชร์ไฟล์ให้
ข้อสำคัญ (ไดรฟ์เท่านั้น): หากสมาชิกอยู่นอกองค์กร สมาชิกดังกล่าวจะเห็นรายละเอียดของกลุ่มเป้าหมายได้ก็ต่อเมื่อคุณอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์สำหรับบริการของ Google ไปยังภายนอกเท่านั้น ในกรณีนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและคำอธิบายของกลุ่มเป้าหมายไม่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
- (Google ไดรฟ์) ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบผู้แสดงความคิดเห็นหรือผู้แก้ไขจะเข้าถึงไฟล์ที่เลือกกลุ่มเป้าหมายไว้ได้ แม้ว่าจะไม่ใช่สมาชิกของกลุ่มเป้าหมายก็ตาม
หมายเหตุ: กลุ่มเป้าหมายสําหรับบริการของ Google จะไม่ปรากฏในอินเทอร์เฟซของ Google Groups สําหรับผู้ใช้ที่ลิงก์ groups.google.com
ตําแหน่งที่คุณใช้นโยบายกลุ่มเป้าหมายได้
หากต้องการให้ผู้ใช้นํากลุ่มเป้าหมายไปใช้ได้ ให้สร้างนโยบายสําหรับหน่วยขององค์กรสําหรับหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มการกําหนดค่าดังนี้
- สําหรับผู้ใช้ไดรฟ์ คุณสามารถสร้างนโยบายสําหรับหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มการกําหนดค่าใดก็ได้
- สำหรับพื้นที่ทำงานใน Chat คุณสามารถสร้างนโยบายเฉพาะหน่วยขององค์กรระดับบนสุด
รายการที่ผู้ใช้แชร์กับกลุ่มเป้าหมายได้
เมื่อคุณสร้างนโยบายกลุ่มเป้าหมายสําหรับผู้ใช้แล้ว ผู้ใช้จะแชร์รายการที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของกับกลุ่มเป้าหมายนั้นได้ เช่น เอกสารในไดรฟ์ของฉันหรือพื้นที่ใน Chat
วิธีที่กลุ่มเป้าหมายทำงานร่วมกับไดรฟ์ที่แชร์
ไดรฟ์ที่แชร์มักจะได้รับนโยบายกลุ่มเป้าหมายจากหน่วยขององค์กรระดับบนสุด ไม่ใช่หน่วยขององค์กรย่อย หากคุณสร้างนโยบายกลุ่มเป้าหมายสำหรับหน่วยขององค์กรย่อย ไฟล์ใน "ไดรฟ์ของฉัน" กับไฟล์ใน "ไดรฟ์ที่แชร์" อาจมีกลุ่มเป้าหมายต่างกัน
สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่จำเป็นในการจัดการกลุ่มเป้าหมาย
| การดำเนินการ | คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบเหล่านี้... |
|---|---|
|
Groups |
| เพิ่มผู้ใช้รายบุคคลเป็นสมาชิกในกลุ่มเป้าหมาย | |
| ใช้กลุ่มเป้าหมายกับบริการของ Google | การตั้งค่าบริการ หรือสิทธิ์การตั้งค่าสำหรับบริการนั้นๆ |
วิธีดูบันทึกการตรวจสอบสำหรับกลุ่มเป้าหมาย
คุณสามารถดูบันทึกการดำเนินการของกลุ่มเป้าหมายที่ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบทำได้ดังนี้
- หากต้องการดูการกระทําของผู้ใช้ในการสร้าง อัปเดต และลบกลุ่มเป้าหมาย ให้ไปที่บันทึกการตรวจสอบ Groups Enterprise
- หากต้องการดูการดําเนินการที่ผู้ดูแลระบบสร้างและลบการตั้งค่ากลุ่มเป้าหมาย (นโยบาย) สําหรับบริการของ Google (เช่น ไดรฟ์และเอกสาร) โปรดดูหัวข้อบันทึกการตรวจสอบผู้ดูแลระบบ
หมายเหตุ: สำหรับการดำเนินการเปลี่ยนการตั้งค่าแอปพลิเคชัน ปัจจุบันบันทึกการตรวจสอบของดูแลระบบจะแสดงรหัสของกลุ่มเป้าหมายแทนชื่อ
ดูแนวทางปฏิบัติแนะนำ
คุณสามารถดูคำแนะนำในการสร้างกลุ่มเป้าหมาย เพิ่มสมาชิก และสร้างนโยบายของกลุ่มเป้าหมายได้ในแนวทางปฏิบัติแนะนำของเรา นอกจากนี้คุณยังดูตัวอย่างสถานการณ์การใช้งานทั่วไปได้อีกด้วย
ดูแนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับการใช้กลุ่มเป้าหมาย