Acerca de los públicos objetivo

1. Crea el usuario objetivo

   Comienza por especificar el nombre y la descripción del público. En este ejemplo, puedes nombrar al público "Equipos de ventas" y agregar una descripción, como "Incluye miembros de todos los equipos de ventas regionales". Tus equipos de ventas verán el nombre y la descripción en su configuración de uso compartido de Drive. Para obtener más detalles, consulta Crea un público objetivo.

2. Agrega miembros al usuario objetivo

   Puedes agregar grupos o usuarios individuales como miembros. En este ejemplo, agregarías todos los grupos de tus equipos de ventas regionales como miembros. Para obtener más detalles, consulta Agrega miembros a un público objetivo.

3. Aplica tus usuarios objetivo a un servicio de Google

   En este ejemplo, irías a la configuración de uso compartido de Drive en la Consola del administrador y seleccionarías la unidad organizativa superior para los equipos de ventas para crear una política. Luego, seleccionarías el usuario objetivo "Equipos de ventas" para tu política y lo arrastrarías a la opción de uso compartido principal (predeterminada) para los archivos de Drive. Para obtener más detalles, consulta Establece usuarios objetivo para un servicio de Google.

Cuando un usuario incluido en tu política de usuarios objetivo quiere proporcionar acceso a un archivo en Drive, el usuario objetivo principal, en este caso, "Equipos de ventas", aparece como la primera opción de uso compartido de vínculos en la sección "Obtener vínculo" del diálogo de uso compartido del archivo:

Se recomienda a los usuarios que compartan contenido con el público "Equipos de ventas". Sin embargo, aún tienen la flexibilidad de compartir contenido con otros usuarios objetivo disponibles o directamente con usuarios y grupos específicos.

Los usuarios también pueden limitar la capacidad de buscar sus archivos solo a los miembros del usuario objetivo. Para ello, deben seleccionar la opción en la configuración del vínculo:

Cuando creas un usuario objetivo en la Consola del administrador, solo puedes agregar usuarios que tengan una edición de Google Workspace que admita usuarios objetivo.

Cuando un usuario sin una edición compatible intenta compartir un archivo de Drive, no verá los usuarios objetivo que creas como opción de uso compartido. Solo verá a los usuarios de toda tu organización. El usuario objetivo principal (contiene a todos los usuarios de tu organización) es la opción de uso compartido predeterminada para los usuarios que no tienen una edición compatible.

• Puedes usar los usuarios objetivo solo como opciones de uso compartido en la configuración de uso compartido de los usuarios para un servicio de Google, por ejemplo, opciones de uso compartido de vínculos para Drive. A diferencia de los otros tipos de grupos que puedes crear, los usuarios objetivo no se pueden usar para ningún otro propósito, como listas de distribución, foros o configuración de acceso a los servicios.
• No puedes usar usuarios objetivo como miembros de otros grupos o usuarios objetivo.
• No puedes especificar propietarios ni establecer opciones de acceso a grupos directamente para los usuarios objetivo.
• Los usuarios no pueden crear ni realizar cambios en los usuarios objetivo.
• Los usuarios objetivo tienen beneficios sobre los grupos normales para compartir contenido con públicos amplios. Consulta "¿Por qué son útiles los usuarios objetivo?" más arriba.

Puedes usar cualquier tipo de grupo como miembro de un usuario objetivo, incluidos los siguientes:

• Grupos creados por el administrador, como grupos de seguridad y grupos dinámicos (si se incluyen en tu edición de Google Workspace)
• Grupos no creados por el administrador, incluidos los grupos que crean tus usuarios o los grupos externos

Nota: Actualmente, los espacios detectables de Chat no pueden incluir miembros externos. Si un usuario comparte un espacio detectable con un usuario objetivo que incluye miembros externos, esos miembros no podrán acceder a él.

Para obtener sugerencias sobre el uso de diferentes tipos de grupos, consulta Prácticas recomendadas para implementar usuarios objetivo.

El nombre y la descripción de un usuario objetivo aparecen en la configuración de uso compartido de un servicio de Google para lo siguiente:

• Los usuarios de tu organización para los que aplicaste una política con el usuario objetivo
• Los miembros de un usuario objetivo cuando se comparte un elemento con ellos

  Importante (solo Drive): Si los miembros están fuera de tu organización, pueden ver los detalles del público si permites que tus usuarios compartan elementos de un servicio de Google de forma externa. En este caso, asegúrate de que el nombre y la descripción de un público no contengan información sensible ni confidencial.

• (Google Drive) Cualquier persona con acceso de Comentarista o Editor a un archivo que tenga seleccionado el usuario objetivo, incluso si no es miembro del público

Nota: Los usuarios objetivo de un servicio de Google no aparecen en la interfaz de Grupos de Google para los usuarios, en groups.google.com

Para que los usuarios objetivo estén disponibles para los usuarios, crea una política para una unidad organizativa para una unidad organizativa o un grupo de configuración:

• Para los usuarios de Drive, puedes crear políticas para cualquier unidad organizativa o grupo de configuración.
• En el caso de los espacios detectables de Chat, puedes crear una política solo para tu unidad organizativa superior.

Una vez que hayas creado una política de usuarios objetivo para los usuarios, podrán compartir cualquier elemento de su propiedad con ese usuario objetivo, como un documento en Mi unidad o un espacio detectable de Chat.

Las unidades compartidas siempre obtienen sus políticas de usuarios objetivo de tu unidad organizativa superior, no de las unidades organizativas secundarias. Si creas políticas de usuarios objetivo para unidades organizativas secundarias, es posible que haya diferentes usuarios objetivo disponibles para los archivos en Mi unidad de los usuarios en comparación con los archivos en unidades compartidas.

Puedes ver un registro de las acciones de los usuarios objetivo que realizaron los usuarios y los administradores:

• Para ver las acciones de los usuarios para crear, actualizar y borrar usuarios objetivo, ve al registro de auditoría de Grupos de Enterprise.
• Para ver las acciones de los administradores para crear y borrar la configuración de usuarios objetivo (políticas) para un servicio de Google (como Drive y Documentos), ve al registro de auditoría de administrador.

  Nota: En el caso de una acción de cambio de configuración de la aplicación, el registro de auditoría de administrador actualmente muestra el ID de un usuario objetivo en lugar de su nombre.