יצירת קבוצה בארגון

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט הארגון שלי קבוצות.

   מעבר אל "קבוצות Google"

   כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין בקבוצות.

2. למעלה, לוחצים על יצירת קבוצה.
3. מזינים את הפרטים הבאים:

   פרטי הקבוצה	תיאור
   שם הקבוצה	כאן כותבים שם שישמש לזיהוי הקבוצה ברשימות ובהודעות. תוכלו להיעזר בהנחיות האלה: אפשר להשתמש בשמות באורך של עד 73 תווים. כדאי לתת שם שקל להבין ממנו מה מטרת הקבוצה. בקבוצות שיוצרים במסוף Google Admin, אסור להשתמש בסימן השוויון (=) או בסוגריים (<,>). אפשר להשתמש בתווים האלה רק בקבוצות שיוצרים באתר groups.google.com.
   כתובת האימייל של הקבוצה	מזינים את כתובת האימייל של הקבוצה. אם מופיע יותר מדומיין אחד, בוחרים את הדומיין המתאים מהרשימה. בצע את ההנחיות הבאות: כתובות אימייל יכולות להכיל עד 63 תווים. החלק בכתובת שמציין את הדומיין (למשל, gmail.com@) לא נספר במגבלה הזו. חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. רוצים לדעת אילו מילים שמורות? חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. כאן תוכלו לקרוא אילו מילים שמורות. אם אתם יוצרים קבוצה בחשבון מהעבודה או ממוסד לימודים, כתובת האימייל שלכם עשויה לכלול סיומת, למשל user-created-. לדוגמה, אם שם הקבוצה הוא training, כתובת האימייל בפועל עשויה להיות your_domain@training-user-created.
   תיאור	אם רוצים, אפשר להוסיף פרטים לעמוד המידע של הקבוצה, ולכתוב למשל מה מטרתה או למה היא משמשת. אפשר גם להוסיף פרטים על החברים בקבוצה, התוכן שלה, תשובות לשאלות נפוצות, קישורים שרלוונטיים לקבוצה וכו'. בקבוצות שיוצרים במסוף Google Admin, אסור להשתמש בסימן השוויון (=) או בסוגריים (<,>). אפשר להשתמש בתווים האלה רק בקבוצות שיוצרים באתר groups.google.com.
   בעלי הקבוצה	(אופציונלי) כדי להוסיף משתמשים בתפקיד בעלים בקבוצה, מחפשים את השם או כתובת האימייל ובוחרים אותם.

4. לוחצים על הבא.
   
5. (אופציונלי) כדי להוסיף את תווית האבטחה לקבוצה, מסמנים את התיבה אבטחה. מידע נוסף על קבוצות אבטחה
6. לוחצים על הבא.
7. בוחרים את סוג הגישה לקבוצה – ציבורית, צוות, לפרסום הודעות בלבד או מוגבלת.
   כל סוג כולל הרשאות מוגדרות מראש לבעלי הקבוצה, למנהלים ולחברים, וגם הגדרה אם הקבוצה פתוחה לכל הארגון או לאנשים מחוץ לארגון.
8. (אופציונלי) כדי להתאים אישית את הגדרות הגישה, לוחצים על התאים בטבלה כדי לבחור או לבטל את הבחירה באפשרות. אם משנים את אחת האפשרויות, סוג הגישה של הקבוצה משתנה למותאם אישית.
   בטבלה הבאה מפורטים תיאורים של ההגדרות:

   הגדרה	תיאור
   הגדרות גישה	הגדירו מה אנשים יכולים לעשות בקבוצה. אפשר גם להגדיר הרשאות מבוססות-תפקידים לקבוצה ב'קבוצות Google' בכתובת groups.google.com. מידע נוסף על תפקידים בקבוצה הקטגוריה 'חיצוניים' כוללת את כל מי שלא שייך לארגון שלכם. אנשים מחוץ לארגון יכולים להיות חברים בקבוצה או לא להיות חברים בה. מי יכול לפנות לבעלים של הקבוצה – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לשלוח אימייל ישירות לבעלים של הקבוצה. מי יכול לראות את השיחות – ההגדרה הזו קובעת מי יוכל לראות את השיחות שמפורסמות בקבוצה. אנשים מחוץ לארגון (חיצוניים) שלא חברים בקבוצה יכולים לצפות בשיחות רק אם אפשרויות השיתוף ב-Groups for Business מוגדרות כגלויות לכולם באינטרנט. מי יכול לפרסם – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לפרסם הודעות בקבוצה. מי יכול לראות את חברי הקבוצה – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לראות את חברי הקבוצה. מי יכול להצטרף לקבוצה — הגדרה של מי יכול להוסיף אנשים, להזמין אנשים ולאשר בקשות הצטרפות לקבוצה.
   מי יכול להצטרף לקבוצה	בוחרים איך להוסיף אנשים לקבוצה: כל משתמש מהארגון יכול לשלוח בקשה — משתמשים מהארגון יוכלו לשלוח בקשת הצטרפות לקבוצה ולקבל אישור לפני ההצטרפות. כל אחד בארגון יכול להצטרף — משתמשים מהארגון יוכלו להצטרף בעצמם לקבוצה ישירות. רק משתמשים מוזמנים — אנשים יכולים להצטרף לקבוצה רק אם קיבלו הזמנה.
   הפעולה מותרת לחברים מחוץ לארגון	כדי למנוע מאנשים מבחוץ להצטרף לקבוצה, צריך להשבית את ההגדרה הזו. אפשר גם להפעיל את ההגדרה כדי לאפשר לאנשים מבחוץ להצטרף לקבוצה. אם אתם אדמינים, אתם תמיד יכולים להוסיף אנשים מבחוץ לקבוצות במסוף Google Admin, בלי קשר להגדרה של חברות חיצונית. הפעלת ההגדרה הזו מוסיפה באופן אוטומטי הודעה לביטול הרשמה לכותרת התחתונה של הודעות אימייל שנשלחות לחברי קבוצה חיצוניים. כדי להסיר את ההודעה, משביתים את ההגדרה הזו.

9. לוחצים על הבא.
10. (אופציונלי) כדי להגביל את האפשרות להצטרף לקבוצה, בוחרים באפשרות הגבלת החברות ומוסיפים את תנאי השאילתה. מידע נוסף על הגבלת החברות בקבוצות
11. לוחצים על יצירת קבוצה.
12. ממשיכים לשלבים הבאים כדי להוסיף חברים לקבוצה.

הוספת מספר קטן של חברים

1. לוחצים על הסמל להוספת חברים .
2. לוחצים על הוספת חברים.
3. למשתמשים או לקבוצות, מזינים את התווים הראשונים בכתובת האימייל ובוחרים אותה.
4. לחשבונות שירות, מזינים את כתובת האימייל המלאה.
5. חוזרים על השלבים הקודמים לפי הצורך.
6. לוחצים על הוספה לקבוצה.

לכל החברים החדשים יוקצה התפקיד 'חבר קבוצה' ומינוי לכל האימיילים.

הוספה של הרבה חברים בבת אחת

כדי להוסיף הרבה חברים, אפשר לנסות אחת מהשיטות הבאות:

• בחירת חברים מתוך רשימת המשתמשים
• העלאת חברים בקבוצה מתוך קובץ CSV
• הוספת קבוצות אחרות לקבוצה
• איך מצרפים את כל המשתמשים בארגון לקבוצה

איך מזמינים אנשים להצטרף?

רוצים לאפשר למשתמשים להצטרף לקבוצה? אפשר לשלוח להם הזמנה. אם הם יאשרו את ההזמנה, הם יתווספו לקבוצה.

כדי להזמין אנשים להצטרף לקבוצה, פועלים לפי השלבים במרכז הלמידה בנושא הזמנת משתמשים באימייל.