Come amministratore di Gruppi, puoi impostare opzioni a livello di organizzazione per specificare chi può creare, accedere e iscriversi ai gruppi nell'app Google Gruppi degli utenti. Ad esempio, potresti stabilire che solo gli amministratori possono creare gruppi, mentre gli utenti possono visualizzare i messaggi e i post. Potresti anche consentire agli utenti o perfino a clienti esterni di creare e gestire gruppi.
Indipendentemente dall'opzione selezionata qui, gli indirizzi dei gruppi vengono comunque visualizzati come suggerimenti durante la digitazione degli indirizzi in Gmail o negli inviti di Calendar.Cosa possono controllare gli amministratori
Queste opzioni consentono di configurare le impostazioni predefinite e le opzioni disponibili per i proprietari dei gruppi a livello di organizzazione all'indirizzo groups.google.com. A seconda delle opzioni che scegli, i proprietari potranno anche configurare impostazioni a livello di gruppo.
Gli amministratori sono proprietari dei gruppi:a prescindere dalle impostazioni che scegli qui, come amministratore di Gruppi disponi dei privilegi di proprietario per tutti i gruppi della tua organizzazione, persino quelli che non hai creato tu. Puoi fare tutto quello che può fare il proprietario di un gruppo.
I link rimandano ai dettagli sottostanti sull'impostazione da utilizzare.
| Criterio a livello di organizzazione | Opzioni | Predefinito |
|---|---|---|
| Accesso ai gruppi dall'esterno dell'organizzazione |
Ai gruppi possono accedere:
|
Privato |
| Creare gruppi |
I gruppi possono essere creati:
|
Chiunque nell'organizzazione può creare gruppi |
| Membri esterni |
Proprietari del gruppo:
|
Non selezionata (non consentito) |
| Email in arrivo dall'esterno dell'organizzazione |
Proprietari del gruppo:
|
Non selezionata (non consentito) |
| Autorizzazione predefinita per visualizzare le conversazioni (autorizzazione predefinita che i proprietari dei gruppi possono cambiare) |
Per impostazione predefinita, le conversazioni di gruppo possono essere visualizzate:
|
Tutti gli utenti dell'organizzazione |
|
Proprietari del gruppo:
|
Nessuna delle due opzioni è selezionata (i proprietari non possono nascondere i gruppi) |
* Le impostazioni pubbliche sono disponibili solo se consenti l'accesso pubblico ai gruppi nella prima impostazione indicata sopra.
Nota: se un super amministratore attiva l'approvazione da più parti per la condivisione di Groups for Business, qualsiasi modifica alle impostazioni di condivisione attiva una procedura di approvazione da più parti. Questa procedura deve essere completata prima che la modifica possa avere effetto. Per maggiori dettagli, vedi Approvazione da più parti per le azioni sensibili.
Passaggio 1: apri le opzioni di condivisione
Innanzitutto, vai a Impostazioni di condivisione nella Console di amministrazione Google.
-
Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
App Google Workspace Groups for Business.È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".
- Fai clic su Impostazioni di condivisione.
Passaggio 2: applica le impostazioni
Poi seleziona le tue preferenze. Più avanti troverai anche indicazioni sugli scenari comuni.
Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione
Le opzioni per controllare l'accesso esterno ai tuoi gruppi sono:
- Pubblico su Internet: chiunque, all'interno o all'esterno dell'organizzazione, può visualizzare l'elenco dei gruppi pubblici nella directory Google Gruppi. A seconda delle impostazioni del gruppo, gli utenti possono:
- Visualizzare la pagina delle informazioni del gruppo, inclusa la cronologia delle conversazioni (archivio).
- Gestire le proprie iscrizioni al gruppo.
- Pubblicare messaggi nel gruppo.
- Privato: solo le persone che appartengono alla tua organizzazione possono accedere ai gruppi dell'organizzazione in Google Gruppi. I membri esterni, se consentiti, possono accedere ai gruppi solo via email.
Creazione di gruppi
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Solo gli amministratori dell'organizzazione possono creare gruppi | Qualsiasi amministratore dell'organizzazione può creare gruppi |
| Chiunque nell'organizzazione può creare gruppi | Gli utenti della tua organizzazione possono creare gruppi. |
| Chiunque su internet può creare gruppi | Qualsiasi utente dell'organizzazione e chiunque sul web può creare gruppi. Questa impostazione è disponibile se l'accesso al gruppo a livello di organizzazione è impostato su pubblico. |
Gli utenti esterni possono partecipare ai gruppi?
Le opzioni a tua disposizione per consentire agli utenti esterni di interagire con i tuoi gruppi sono le seguenti:
- I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni: i proprietari dei gruppi possono aggiungere membri esterni all'organizzazione ai propri gruppi e consentire loro di iscriversi.
- I proprietari di gruppi possono consentire la posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione: i proprietari dei gruppi possono consentire a persone esterne all'organizzazione di inviare email ai propri gruppi.
Se selezioni le opzioni, queste non vengono impostate come predefinite e i proprietari non sono obbligati a concedere queste autorizzazioni. Se le lasci deselezionate, i proprietari dei gruppi non potranno consentire email o membri del gruppo dall'esterno.
La selezione di queste opzioni:
- Ha un impatto sul tipo di configurazioni disponibili per i proprietari di gruppi su groups.google.com
- Non modifica le impostazioni predefinite a livello di gruppo né implica che i proprietari debbano concedere le autorizzazioni
Se lasci deselezionate entrambe le opzioni:
- I proprietari dei gruppi non possono consentire le email o i gruppi esterni
- Non impedisce agli amministratori di consentire i membri esterni o i messaggi per gruppi specifici tramite la Console di amministrazione o l'API Groups Settings
La modifica di queste impostazioni non ha alcuna ripercussione su messaggi o membri di gruppi esterni esistenti.
Autorizzazione predefinita per la visualizzazione delle conversazioni
Puoi stabilire chi può visualizzare le conversazioni nei gruppi della tua organizzazione per impostazione predefinita. Da questa impostazione derivano altre impostazioni predefinite, ad esempio Chi può pubblicare e Chi può visualizzare i membri. I proprietari e i gestori dei gruppi possono modificare l'impostazione predefinita per i singoli gruppi.
Questa impostazione non è disponibile per i gruppi creati nella Console di amministrazione o nella console Google Cloud.
| Opzione | Chi può visualizzare le conversazioni |
|---|---|
| Solo proprietari | Solo gli utenti con il ruolo di proprietario |
| Proprietari e gestori | Solo gli utenti con il ruolo di proprietario o gestore |
| Tutti i membri del gruppo | Chiunque abbia il ruolo Membro
Se configuri l'impostazione di accesso al gruppo a livello di organizzazione su privato, i membri esterni del gruppo, se consentiti, possono visualizzare le conversazioni solo via email. |
| Tutti gli utenti dell'organizzazione | Qualsiasi utente dell'organizzazione, indipendentemente dal fatto che sia membro del gruppo o meno |
| Chiunque navighi su internet | Chiunque, incluse le persone esterne all'organizzazione
Se l'impostazione di accesso al gruppo a livello di organizzazione viene impostata su privato:
|
Nascondere i gruppi ai non membri
I gruppi della tua organizzazione sono disponibili nella directory Google Gruppi degli utenti, disponibile da Avvio app degli utenti e su groups.google.com. Puoi decidere se i proprietari di gruppi possono nascondere un gruppo dalla directory Gruppi della tua organizzazione. Se consenti ai proprietari di nascondere i propri gruppi, puoi anche scegliere se nascondere i nuovi gruppi per impostazione predefinita. Per maggiori dettagli, vedi Chi può visualizzare il gruppo nelle Impostazioni di gruppo generali.
Nessuno, inclusi gli amministratori, i proprietari, i membri e i non membri del gruppo, può vedere un gruppo nascosto in Tutti i gruppi. Tuttavia:
- I proprietari e i membri possono sempre visualizzare i propri gruppi in I miei gruppi.
- Gli amministratori di Gruppi possono visualizzare tutti i gruppi della loro organizzazione in Gruppi nella Console di amministrazione.
| I proprietari di gruppi possono nasconderli dalla directory |
|---|
|
| Nascondi i gruppi creati di recente dalla directory |
|
Questa impostazione non è selezionata a meno che non sia selezionata l'impostazione I proprietari di gruppi possono nasconderli dalla directory.
|
Impostazioni per gli scenari comuni
Ecco come puoi combinare le impostazioni per gli scenari seguenti.
Mantenere strettamente privati i gruppi dell'organizzazione
Per assicurare la massima privacy per i gruppi, applica queste impostazioni:
| Impostazione | Opzione |
|---|---|
| Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione | Privato |
| I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni | Deselezionato |
| I proprietari di gruppi possono consentire la ricezione di posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione | Deselezionato |
| I proprietari di gruppi possono nasconderli dalla directory | ✔ |
| Nascondi i gruppi creati di recente dalla directory | ✔ |
Consentire email o membri esterni nei gruppi privati
Utilizza questa tabella per vedere quali sono le conseguenze se configuri l'impostazione di accesso al gruppo a livello di organizzazione su privato e scegli una o entrambe le opzioni relative agli utenti esterni:
| I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni | I proprietari di gruppi possono consentire la ricezione di posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione | Risultato |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | Sia gli utenti dell'organizzazione che gli utenti esterni possono diventare membri del gruppo e pubblicare messaggi nel gruppo. I membri esterni possono pubblicare solo via email. |
| ✔ | Sia gli utenti dell'organizzazione che gli utenti esterni possono diventare membri del gruppo, ma solo i membri dell'organizzazione possono pubblicare messaggi nel gruppo.
Esempio: un gruppo di test di funzionalità in cui vuoi che i membri esterni ricevano messaggi dal gruppo, ma forniscano feedback solo tramite canali specifici, non tramite il gruppo. |
|
| ✔ | Solo gli utenti dell'organizzazione possono diventare membri del gruppo, ma sia gli utenti dell'organizzazione che gli utenti esterni possono pubblicare messaggi nel gruppo. Gli utenti esterni possono pubblicare solo via email e non possono visualizzare i messaggi dal gruppo.
Esempio: un gruppo del team di assistenza clienti in cui vuoi che gli utenti esterni possano inviare messaggi, ma non visualizzare i contenuti del gruppo. |
Consentire l'accesso pubblico ai gruppi
Consenti a persone esterne all'organizzazione di accedere ai tuoi gruppi.
Nota: negli inviti di calendario creati dagli utenti esterni non viene visualizzato l'elenco dei membri, tranne se cambi le impostazioni relative al livello di accesso del gruppo.
| Impostazione | Opzione |
|---|---|
| Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione | Pubblico su internet |
| I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni | ✔ |
| I proprietari di gruppi possono consentire la ricezione di posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione | ✔ |
Modificare le impostazioni
La modifica delle impostazioni di condivisione ha diverse conseguenze, che dipendono dall'impostazione.
Accesso ai gruppi
Se modifichi l'impostazione Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione, la modifica interesserà sia i gruppi nuovi sia quelli esistenti. Se cambi l'accesso da pubblico a privato e nei gruppi esistenti sono presenti membri esterni, questi membri:
- Non potranno più accedere ai loro gruppi in Google Gruppi, indipendentemente dalle impostazioni del gruppo.
- Potranno continuare a inviare e ricevere email dai loro gruppi, in base alle impostazioni del gruppo.
Creazione di gruppi
Se cambi l'opzione Creazione di gruppi da chiunque nell'organizzazione o chiunque sul web in modo da consentire solo agli amministratori di creare gruppi:
- I gruppi esistenti creati dagli utenti rimarranno attivi.
- Sarà ancora possibile inviare messaggi ai gruppi creati dagli utenti.
Altre impostazioni
Se modifichi qualsiasi altra impostazione, la modifica interesserà solo i gruppi creati in futuro, non quelli esistenti.