Einstieg in die Verwaltung von Gruppen für eine Organisation

Diese Seite richtet sich an Admins, die Gruppen für eine Organisation verwalten. Wenn Sie kein*e Admin sind und Hilfe bei der Verwaltung Ihrer eigenen Gruppen benötigen, rufen Sie das Schulungscenter auf.

Mit Google Workspace kann Ihre Organisation ganz einfach anhand von Gruppen teamübergreifend kommunizieren und zusammenarbeiten. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, mithilfe von Gruppen Funktionen und Dienste für unterschiedliche Nutzergruppen zu konfigurieren.

Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Gruppen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einrichten

E‑Mail- und Verteilerlisten erstellen

Erstellen Sie zuerst Gruppen für Teams, Abteilungen oder andere Personengruppen in Ihrer Organisation. In einer Gruppe haben Mitglieder folgende Möglichkeiten:

  • E-Mails an alle Gruppenmitglieder senden
  • Gruppenmitglieder zu Besprechungen einladen
  • Inhalte mit anderen Mitgliedern teilen, beispielsweise Dokumente, Websites, Videos und Kalender

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Google Groups App für Nutzer einrichten

Wenn Sie den Dienst Google Groups for Business in der Admin-Konsole aktivieren, können Nutzer über die Google Groups App auf die Gruppen Ihrer Organisation zugreifen. Die App ist über den App Launcher  und unter groups.google.com verfügbar. Google Groups bietet zusätzliche Funktionen für Gruppen (siehe unten). Basierend auf den Richtlinien, die Sie in der Admin-Konsole festlegen, können Nutzer auf verschiedene Weise Gruppen erstellen, verwalten und in ihnen arbeiten.

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Einer Gruppe mithilfe von Google Groups Funktionen hinzufügen

Gemeinsamer Posteingang

Nachdem eine Gruppe erstellt wurde, können Gruppeninhaber und ‑manager (einschließlich Administratoren) die Google Groups App verwenden, um die Gruppe zu einem gemeinsamen Posteingang zu machen. Hier können Mitglieder mit entsprechenden Berechtigungen sich gegenseitig Unterhaltungen zuweisen und dann den Status einer Antwort verfolgen.

Zusätzliche Mitglieder- und Unterhaltungsverwaltung

In Google Groups lassen sich einer Gruppe auch Funktionen hinzufügen, z. B. eine Willkommensnachricht, die Moderation von Nachrichten oder automatische Antworten auf Gruppennachrichten.

Konfigurationsgruppen zur Verwendung durch Administratoren

Als Administrator können Sie mithilfe von Gruppen Einstellungen für verschiedene Nutzer anpassen, ohne die Organisationsstruktur zu ändern. In der Regel passen Sie die Einstellungen mithilfe von Organisationseinheiten an. Eine größere Organisation muss jedoch möglicherweise weitere Anpassungen mithilfe von Gruppen vornehmen.

Administratoren haben mit Gruppen folgende Möglichkeiten:

Optionen für große Organisationen

In Organisationen mit großen oder mit vielen Gruppen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Empfohlene Gruppen oder Zielgruppen für die Freigabe erstellen. Weitere Informationen

    Damit helfen Sie Nutzern, Dokumente nicht für die gesamte Organisation, sondern für das richtige Team freizugeben Sie können beispielsweise eine Zielgruppe zu den Freigabeeinstellungen von Nutzern hinzufügen, z. B. zur Freigabeoption „Link abrufen“ in Drive.

  • Mitgliedschaft mithilfe dynamischer Gruppen automatisch verwalten

    Erstellen Sie eine Gruppe, in der Mitglieder basierend auf einer von Ihnen erstellten Mitgliedschaftsabfrage automatisch hinzugefügt oder entfernt werden Diese Option ist sinnvoll, wenn Mitarbeiter in Ihrer Organisation häufig Rollen oder Standorte wechseln und Sie eine automatisierte Methode benötigen, um die Gruppenmitgliedschaften auf dem neuesten Stand zu halten.

  • Gruppen mit Ihrem LDAP- oder Active Directory-Server synchronisieren

    Dafür sind Entwicklerkenntnisse erforderlich. Sie können Ihre alten Gruppen mit Google Workspace synchronisieren. Verwenden Sie dazu Tools, die die Directory API des Admin SDK verwenden. Zu diesen Tools gehören Google Cloud Directory Sync (GCDS) und Tools, die Sie selbst erstellen.

  • Gruppen mithilfe von APIs erstellen und verwalten

    Dafür sind Entwicklerkenntnisse erforderlich. Sie können viele Gruppeneinstellungen und -funktionen im Bulk über eine entsprechende API verwalten.