לנתח את השימוש של הארגון בחדרים באמצעות מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights). אם בארגון שלכם משתמשים בציוד ל-Meet והפעלתם את זיהוי התפוסה, תוכלו לקבל עוד יותר תובנות לגבי השימוש בחדרים ובמכשירים. המידע הזה יכול לעזור לכם לתכנן את המרחב.
לפני שמתחילים
כדי להפיק את המקסימום ממרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights):
- יצירת מבנים, מאפיינים ומשאבים לתזמון ביומן
- מוודאים שהחדרים הם משאבים מובְנים ביומן Google.
- הקצאת יומנים למשאבים
- איך מפעילים את זיהוי התפוסה בחדרים עם ציוד ל-Meet
- הגדרת קטגוריית החדר כ"מרחב לפגישות"
- הגדרת אזור הזמן לכל חדר
מעבר למרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights)
כדי לראות את מרכז הבקרה, אתם צריכים את ההרשאה "תובנות לגבי חדרים" ביומן.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי
בניינים ומשאבים
תובנות לגבי חדרים.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.
אפשר גם לחפש את מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) ממסוף Admin.
מעקב אחרי השימוש בפגישות וידאו
אתם יכולים להשתמש במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) כדי לבדוק את המדדים העיקריים הבאים:
- מספר החדרים הפעילים ונקודות קצה אחרות של וידאו
- מספר דקות הווידאו בחודש
- מספר הפגישות בחודש
- מספר המשתתפים הממוצע בפגישה
- ניצול לפי חדר או סוג מכשיר
- שימוש בתכונות (כמו שיחות טלפון, שידורים חיים והקלטה)
איך בודקים את השימוש בחדרים ובציוד ל-Meet
אם זיהוי התפוסה מופעל, אתם יכולים לעקוב אחרי השימוש בחדרים ובמכשירים לאורך זמן. כל התרשימים הבאים מוצגים רק אם בארגון שלכם משתמשים בציוד ל-Meet.
כדי לצמצם את התוצאות, אפשר להשתמש במסננים המהירים של "מה מוצג כרגע" בחלק העליון של המסך.
- כל החדרים
- חדרים ללא ציוד ל-Meet
- חדרים עם ציוד ל-Meet
- חדרים עם ציוד ל-Meet שמופעל בו זיהוי תפוסה
אתם יכולים להשתמש בתרשימים כדי להבין איך משתמשים בחדרים ובמכשירים.
הסבר על השימוש בחדרים ובמכשירים
שיעור ההזמנות הוא מספר השעות הממוצע שבהן החדרים הוזמנו, חלקי יום עבודה של 10 שעות. החישוב מתייחס רק להזמנות בין 08:00 ל-18:00.
תרשימי השימוש מבוססים על נתונים שנאספו מחדרים עם ציוד ל-Meet שמופעל בהם זיהוי תפוסה.
ההגדרות האלה יעזרו לכם להבין את הטבלאות הבאות:
- תפוסת יתר – החדר היה בתפוסה של יותר מ-100% מהקיבולת המוצהרת שלו.
- תפוסה רגילה – החדר היה בתפוסה של 50% עד 100% מהקיבולת שצוינה.
- תפוסה נמוכה – החדר היה תפוס ב-1% עד 49% מהקיבולת המוצהרת שלו.
- לא מאויש – לא זוהה אף אחד בחדר.
- אין נתוני תפוסה – הציוד הנדרש לא נמצא בחדר או שזיהוי התפוסה מושבת.
- תפוס – זוהה לפחות אדם אחד בחדר.
הצגת נתוני ההזמנות
מומלץ למצוא את חדרי הישיבות שהכי בשימוש ואת אלה שהכי פחות בשימוש, ולבחון אותם כדי להסיק מסקנות.
| מטרי | מה מוצג בתרשים |
|---|---|
| שיעור הזמנות | אחוז שעות העבודה שבהן החדרים הוזמנו. |
| פיזור הזמנת חדרים | משך הזמן הממוצע שבו החדרים הוזמנו בכל יום. |
| שיעור הזמנות לפי השעה ביום | באיזו תדירות אנשים מזמינים חדרים בשעות שונות של היום. |
| שיעור ההזמנות לפי קיבולת החדר | אחוז שעות העבודה שבהן הוזמנו חדרים בגדלים שונים. |
לראות את נתוני השימוש בחדר
לבדוק אילו סוגי חדרים המשתמשים מעדיפים לפגישות. לזהות מגמות ודפוסים, למשל: קבוצות קטנות שמזמינות חדרי ישיבות גדולים.
שיעור האישורים של הפגישות הוא מספר המוזמנים הממוצע שלא דחו את ההזמנה לפגישה, לחלק לקיבולת החדרים הכוללת. שיעור התפוסה הוא מספר האנשים הממוצע שנוכחותם אותרה בחדר באמצעות ציוד תומך, מחולק בקיבולת החדרים הכוללת.
| מטרי | מה מוצג בתרשים |
|---|---|
| מדדי התפוסה בחדרים שהוזמנו | תפוסת החדרים שהוזמנו. |
| תפוסת חדרים שהוזמנו לאורך זמן | תפוסת החדרים שהוזמנו בחדרים שנבחרו. |
| מדדי התפוסה בחדרים שלא הוזמנו | תפוסה בחדרים שלא הוזמנו. |
| תפוסה בחדרים שלא הוזמנו לאורך זמן | תפוסת החדרים שלא הוזמנו בחדרים שנבחרו. |
| אישורי פגישות לפי קיבולת החדר | איך נוצלה הקיבולת של החדרים, על סמך הזמנות לפגישות שאושרו. |
| שיעור התפוסה המשוער לפי קיבולת החדרים | נתוני תפוסה בפועל מחדרים שמופעל בהם זיהוי תפוסה מבוסס-חומרה. |
| החדרים שבהם משתמשים הכי הרבה והכי פחות | החדרים שבהם תדירות השימוש הכי גבוהה והכי נמוכה. |
| המבנים שבהם משתמשים הכי הרבה והכי פחות | המבנים שבהם תדירות השימוש הכי גבוהה והכי נמוכה. |
לראות את השימוש במכשיר
מידע על השימוש המצטבר במכשיר בתקופה שנבחרה. אפשר להשתמש בזה כדי לתכנן חדרים עתידיים.
| מטרי | מה מוצג בתרשים |
|---|---|
| שימוש כולל במכשירים שהוזמנו | משך הזמן שבו השתמשו בציוד ל-Meet בחדרים. |
| שימוש במכשירים שהוזמנו לאורך זמן | אם נעשה שימוש בציוד ל-Meet ביום מסוים. |
| שימוש כולל במכשירים בחדרים שלא הוזמנו | משך הזמן הכולל שבו השתמשו בציוד ל-Meet בחדרים מאובזרים שלא הוזמנו. |
| שימוש במכשירים שלא הוזמנו לאורך זמן | איך השתמשו בציוד ל-Meet על בסיס יומי בחדרים מאובזרים שלא הוזמנו. |
צפייה בתרשימים של שחרור חדרים
הצגת נתונים סטטיסטיים על שחרור חדרים בתקופה שנבחרה. ניתן לשנות את ההגדרות של שחרור חדרים כדי להפחית את מספר השעות ה"כלואות".
| מטרי | מה מוצג בתרשים |
|---|---|
| שעת הפרסום | מספר שעות הפגישה הכולל שהתפנו בזכות התכונה לשחרור חדרים. |
| זמן של הזמנה חוזרת | מספר השעות שהתפנו ונקבעו בהן פגישות חדשות. |
| זמן תפוסה | שעות פגישה שלא נוצלו ולא ניתן היה לשחרר אותן. זה יכול לקרות אם התכונה "זמן שחרור" לא מופעלת בחדר, או אם אחד מהמשתתפים בפגישה נמצא בקבוצת המשתמשים שלא נכללים. |
שיטות מומלצות לבדיקת השימוש בפגישות
לנתח את מדדי הפגישות ולהגדיר יעדים לשיפור בתחומים שחשובים לכם:
- לקבל נתוני שימוש שיעזרו לכם להבין אילו סוגי חדרים ומכשירים המשתמשים מעדיפים לפגישות. כדי לקבל תובנות נוספות, אתם יכולים לבדוק את סוגי הפגישות, למשל פגישות פנימיות לעומת פגישות חיצוניות.
- כדאי לבדוק את הנתונים מהפגישות הפעילות כדי למצוא מגמות ודפוסים שאפשר לנצל.
- למצוא את חדרי הישיבות שמשתמשים בהם הכי הרבה והכי פחות, ולבחון את החדרים האלה כדי לקבל תובנות. לפי השימוש בחדרים, אתם יכולים להחליט אם להעביר מערכות שלא נמצאות בשימוש מספיק. בנוסף, אתם יכולים למצוא את הדפוסים שמובילים להצלחה בחדרים הכי פופולריים.
- בודקים את הנתונים של שיחות ועידה בווידאו בחברות אחרות בגודל שלכם, וקובעים אם הם תואמים לדפוסים בארגון שלכם.
- המדד הכי טוב להשוואה בין הארגון שלכם לארגון אחר הוא מספר הדקות החודשי של פגישות וידאו.
בדיקת בעיות טכניות
אם נתקלתם בבעיות טכניות, כדאי לבדוק את הדברים הבאים:
- כיסוי Wi-Fi חלש
- חומת אש, שרת proxy או VPN שלא הוגדרו כמו שצריך
- רוחב הפס של הרשת לא מספיק
- תוכנת לקוח לא מעודכנת
הבעיות האלה נפוצות בעיקר כשמשתמשים מצטרפים לפגישות מהמכשיר שלהם.
שימוש בכלי ניתוח אחרים של Meet
ב-Google Meet יש כמה כלים שמאפשרים לבדוק איך משתמשים בפגישות בארגון.