Autoriser ou bloquer des étapes spécifiques à un service Workspace

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Fundamentals, Education Standard, module complémentaire Teaching and Learning et Education Plus. Module complémentaire compatible avec cette fonctionnalité : Google AI Pro for Education.

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les étapes et les déclencheurs que les membres de votre organisation peuvent utiliser pour créer des flux dans Google Workspace Studio, y compris par service Workspace ou individuellement. Pour pouvoir utiliser les modèles et les étapes d'un service Workspace, les utilisateurs doivent y avoir accès. Par exemple, si Google Chat est désactivé pour votre organisation, les utilisateurs ne peuvent pas utiliser les étapes associées à Chat dans leurs flux.

Remarque : Les principes de confidentialité du Guide sur la confidentialité de l'IA générative dans Google Workspace s'appliquent aux fonctionnalités d'IA dans Workspace Studio.

Indiquez si les utilisateurs peuvent utiliser des étapes ou des fonctionnalités d'application spécifiques

Vous pouvez choisir si les utilisateurs peuvent utiliser des étapes ou des fonctionnalités pour des applications spécifiques, comme Agenda ou Gmail.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio.
  2. Cliquez sur Étapes et fonctionnalités.
  3. Pour l'application que vous souhaitez modifier, cliquez sur Modifier.
  4. Pour activer ou désactiver l'application, cochez ou décochez la case à côté de son nom. Lorsque vous choisissez d'activer certaines applications, vous pouvez sélectionner des fonctionnalités ou des étapes supplémentaires et plus spécifiques en cochant la case à côté de ces options.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Que faire si les utilisateurs ne parviennent toujours pas à accéder aux étapes personnalisées pour un service Workspace ?

Si vous autorisez les utilisateurs à utiliser des étapes personnalisées pour les services Workspace, tels que Drive et Gmail, mais qu'ils ne peuvent toujours pas y accéder, vérifiez vos paramètres d'accès aux applications personnalisées.

Si votre organisation attribue des niveaux d'accès contextuel aux applications, vous devrez peut-être également exempter les applications ajoutées à la liste d'autorisation. Accédez à Attribuer des niveaux d'accès contextuel aux applications pour trouver les applications auxquelles des niveaux d'accès ont été attribués. Ensuite, pour annuler l'attribution des niveaux d'accès pour les applications suivantes, décochez la case à côté du nom de l'application :

  • Drive pour Workspace Studio
  • Gemini pour Workspace Studio
  • Gmail pour Workspace Studio
  • Google Agenda pour Workspace Studio
  • Google Chat pour Workspace Studio
  • Google Forms vers Workspace Studio
  • Sheets pour Workspace Studio

Si la case Empêcher d'autres applications d'accéder aux applications sélectionnées via les API si les niveaux d'accès ne sont pas respectés est cochée dans les paramètres des règles, cochez également la case Exempter des applications ajoutées à la liste d'autorisation pour qu'elles aient toujours accès via des API à des services Google spécifiques, quels que soient leurs niveaux d'accès.