Google Workspace Studio umożliwia użytkownikom tworzenie „przepływów”, które automatyzują rutynowe zadania w aplikacjach Google Workspace, takich jak Gmail, Dysk i Chat, oraz w usługach innych firm. Użytkownicy z dostępem do Gemini mogą tworzyć przepływy, opisując, co chcą zrobić.
Procesy mogą działać w imieniu użytkowników, pisząc e-maile, tworząc i aktualizując pliki, tworząc zadania i wykonując inne czynności. Źle skonfigurowane przepływy mogą przypadkowo edytować lub usuwać dane albo wysyłać zbyt wiele powiadomień. Administratorzy mogą zarządzać tym ryzykiem za pomocą zasad i monitorowania.
Ten przewodnik zawiera sprawdzone metody konfigurowania, obsługi i zarządzania Workspace Studio przez administratorów, aby zmaksymalizować produktywność przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i kontroli.
Krok 1. Konfigurowanie Workspace Studio w organizacji
Zanim zezwolisz użytkownikom na korzystanie z Workspace Studio, zalecamy skonfigurowanie dostępu i zabezpieczeń, aby mieć pewność, że automatyzacje działają zgodnie z oczekiwaniami, a dane pozostają bezpieczne.
1. Zarządzanie dostępem do Studio
- Znajdź ustawienie: konsola administracyjna
Menu Aplikacje Google Workspace Workspace Studio. - Działanie: sprawdź, czy stan usługi jest ustawiony jako WŁĄCZONA w odpowiednich jednostkach organizacyjnych i grupach.
- Rekomendacja: utwórz podrzędną jednostkę organizacyjną, w której dostęp do Studio jest wyłączony. Dzięki temu możesz szybko przenieść do niej użytkownika, aby zatrzymać należącą do niego automatyzację.
Więcej informacji: Włączanie i wyłączanie Google Workspace Studio w organizacji
2. Zarządzanie dostępem do funkcji Studio
Możesz określić, czy użytkownicy mogą używać Gemini do tworzenia automatyzacji, korzystać w nich z kroków opartych na AI, używać kroków dla innych usług Workspace oraz korzystać z integracji lub niestandardowych kroków.
Rekomendacje:
- Zezwalaj użytkownikom, którzy mają dostęp do Gemini for Google Workspace, na korzystanie z funkcji Gemini w Studio.
- Zezwalaj użytkownikom na korzystanie z czynności w usługach Workspace, do których mają dostęp. Blokuj kroki tylko w przypadku usług, w których istnieje ryzyko nadużycia.
- Użyj listy dozwolonych aplikacji w Google Workspace Marketplace, aby określić, z których integracji i opublikowanych działań niestandardowych mogą korzystać użytkownicy.
Szczegółowe instrukcje: Zarządzanie dostępem do kroków i poleceń inicjujących w Workspace Studio
3. Zarządzanie osobami, które mogą udostępniać przepływy
Gdy zezwolisz użytkownikom na udostępnianie przepływów innym osobom w organizacji, będą one mogły udostępniać przydatne przepływy, które zwiększają ogólną produktywność i oszczędzają czas innym osobom, które nie muszą odtwarzać tych samych przepływów.
- Jak działa udostępnianie: gdy użytkownik udostępni przepływ, odbiorca kliknie link, aby uzyskać jego kopię. Kopia zawiera ustawienia właściciela, takie jak wpisany tekst, adresy e-mail i linki do plików na Dysku. Odbiorca nie uzyskuje dostępu do prywatnych danych właściciela, takich jak e-maile czy pliki na Dysku, tylko do treści, do których ma już dostęp.
- Znajdź ustawienie: konsola administracyjna Aplikacje Google Workspace Workspace Studio Ustawienia udostępniania.
- Rekomendacja: zezwól na udostępnianie zaufanym jednostkom organizacyjnym i grupom, aby mogły rozpowszechniać standardowe szablony przepływów.
Więcej informacji: Zezwalanie na udostępnianie automatyzacji w Workspace Studio
4. Konfigurowanie alertów
Możesz utworzyć reguły dotyczące aktywności, aby otrzymywać powiadomienia o określonych działaniach w Studio, takich jak:
Alert o wysokiej częstotliwości: wykrywa przepływy, które mogą być zapętlone lub działać zbyt często.
- Warunek: utwórz regułę dla zdarzeń z dziennika reguł, w których zdarzeniem jest Rozpocznij uruchamianie.
- Próg: ustaw regułę tak, aby alert był wywoływany, gdy liczba przekroczy 100 w ciągu 1 godziny.
- Działanie: wyślij e-maila do wszystkich administratorów.
Alert dotyczący korzystania z AI: monitoruj korzystanie z generatywnej AI w automatyzacjach.
- Warunek: utwórz regułę, w której nazwa kroku zawiera „Zapytaj Gemini”, a opcjonalnie inne kroki oparte na AI. Listę wszystkich dostępnych kroków znajdziesz w przewodniku po poleceniach inicjujących i krokach w Workspace Studio.
- Działanie: wyślij powiadomienie do superadministratora.
Dowiedz się, jak skonfigurować alerty o aktywności w Workspace Studio.
Krok 2. Pomaganie swoim użytkownikom
Pomóż użytkownikom tworzyć automatyzacje, poznawać limity i rozwiązywać problemy z nimi.
1. Pierwsze kroki
- Skieruj użytkowników na stronę studio.workspace.google.com, aby utworzyli pierwszą automatyzację.
- Zachęć użytkowników do zapoznania się z Centrum pomocy Workspace Studio, gdzie znajdą samouczki dotyczące tworzenia automatyzacji i używania kroków.
2. Omówienie limitów
Workspace Studio wymusza stosowanie tych ograniczeń:
- Limit przepływów: użytkownicy mogą utworzyć maksymalnie 25 przepływów, w tym aktywne i zatrzymane.
- Limit kroków: przepływ może mieć maksymalnie 20 kroków.
- Polecenie inicjujące Gmaila: nie więcej niż 25 aktywnych przepływów może się rozpoczynać od nowych e-maili.
- Codzienne uruchomienia: istnieje dzienny limit łącznej liczby uruchomień przepływu na użytkownika. Jeśli użytkownik osiągnie ten limit, wszystkie przepływy zostaną wstrzymane do następnego 24-godzinnego cyklu. W tym czasie automatyzacje nie rozpoczynają nowych uruchomień.
Więcej informacji: Limity Google Workspace Studio
3. Rozwiązywanie typowych problemów
Zapoznaj się z najczęstszymi problemami, które mogą wystąpić u użytkowników Workspace Studio.
- Przewodnik dla administratorów: rozwiązywanie problemów z Workspace Studio dla użytkowników
- Pomoc dla użytkowników: rozwiązywanie problemów z automatyzacjami
Krok 3. Monitorowanie aktywności w Studio i zarządzanie nią
Masz do dyspozycji zaawansowane narzędzia do analizowania i kontrolowania aktywności przepływu.
1. Analizowanie aktywności
Aby sprawdzić, co zostało wykonane w ramach przepływów, użyj narzędzia do kontroli i analizy zagrożeń lub narzędzia do analizy zagrożeń.
- Źródło danych: wybierz Zdarzenia z dziennika reguł.
- Filtry: możesz filtrować według użytkownika, który wykonał czynność (adres e-mail użytkownika), identyfikatora przepływu, zdarzenia, nazwy kroku i innych kryteriów.
- Przypadek użycia: znajdź właściciela przepływu, który kilka razy na minutę wykonuje krok „Zapytaj Gemini”.
Więcej informacji: zdarzenia z dziennika Workspace Studio
2. Zatrzymywanie przepływu
Jeśli przepływ działa nieprawidłowo, możesz go zatrzymać. Masz kilka możliwości:
- Opcja 1. Użytkownik zatrzymuje odtwarzanie. Poproś użytkownika o wyłączenie przepływu lub edytowanie jego konfiguracji.
- Opcja 2. Zespół pomocy wstrzymuje proces
- Użyj narzędzia do analizy, aby uzyskać identyfikator przepływu problematycznego przepływu.
- Skontaktuj się z zespołem pomocy Google Workspace i podaj identyfikator przepływu, aby go zatrzymać.
- Opcja 3 – zatrzymanie awaryjne
- Przenieś użytkownika do jednostki organizacyjnej, która ma wyłączony dostęp do Studio.
- Spowoduje to natychmiastowe zatrzymanie wszystkich procesów dla tego użytkownika.
Dowiedz się, jak zatrzymać automatyzację Workspace Studio jako administrator.
Powiązane artykuły
- Przewodnik użytkownika Workspace Studio
- Pomoc i szkolenia dotyczące Google Workspace Studio
- Włączanie i wyłączanie Google Workspace Studio w organizacji
- Zezwalanie na udostępnianie automatyzacji w Workspace Studio
- Zdarzenia z dziennika Workspace Studio
- Konfigurowanie alertów o aktywności w Workspace Studio
- Zatrzymywanie automatyzacji Workspace Studio jako administrator
- Rozwiązywanie problemów z Workspace Studio dla użytkowników