Gestire l'accesso dei flussi di Workspace Studio ai dati di Google

In qualità di amministratore di Google Workspace, gestisci come e quando i flussi di Workspace Studio accedono ai dati di Google della tua organizzazione. Questa impostazione ti aiuta a trovare il giusto equilibrio tra la produttività e l'automazione degli utenti e gli standard di sicurezza, conformità e privacy della tua organizzazione.

Per impostazione predefinita, i flussi appena creati vengono eseguiti con gli stessi privilegi di accesso ai dati dell'utente che li ha creati. Ciò significa che un flusso può leggere, modificare e condividere automaticamente i dati di Google, come i file in Drive, le email in Gmail e i contenuti in Documenti, per conto di un utente.

La gestione dell'accesso ai dati da parte dei flussi è importante per i seguenti motivi:

  • Prevenire l'esposizione accidentale dei dati: limitare l'accesso ai flussi garantisce che gli agenti non condividano inavvertitamente dati sensibili o riservati dell'organizzazione.
  • Conformità alle norme applicate: puoi impostare livelli di accesso predefiniti per l'intera organizzazione o scegliere come target unità organizzative (UO) specifiche per rispettare le normative sulla governance dei dati.
  • Controlla le origini dati basate sull'AI: per i flussi che utilizzano i passaggi di Gemini AI, puoi limitare l'autorizzazione dell'AI a eseguire ricerche nei dati interni di Workspace, nei siti web pubblici esterni o in entrambi.
  • Mantieni un controllo centralizzato: la Console di amministrazione Google è un unico luogo in cui esaminare, mettere in pausa o limitare l'accesso ai dati per i singoli flussi creati nel tuo dominio.

Visualizza un elenco di tutti i flussi e gestisci l'accesso ai dati

Puoi esaminare tutti i flussi creati dagli utenti della tua organizzazione e, se necessario, modificare o mettere in pausa il loro accesso ai dati di Google. Utilizza le impostazioni di amministrazione di Studio per bloccare l'accesso a passaggi specifici.

  1. Nella Console di amministrazione, vai a Menu e poi Agenti e poi Gestione dell'accesso degli agenti.
  2. Per filtrare l'elenco in modo da visualizzare solo i flussi, fai clic su Tipo e poi Flusso di Studio.
  3. Per visualizzare ulteriori informazioni sul flusso, modificare l'accesso ai dati, mettere in pausa l'accesso ai dati o riattivare un flusso, fai clic su Azioni e sull'opzione corrispondente.
    1. Sospendi l'accesso ai dati: blocca l'accesso del flusso ai dati di Google e interrompe le esecuzioni in corso o future.
    2. Modifica l'accesso: blocca l'accesso o limitarlo a determinati ambiti. Il flusso può comunque essere eseguito, ma potrebbe non funzionare come previsto.

Nota: nella pagina Gestione degli accessi degli agenti vengono visualizzati solo i flussi appena creati dai tester inclusi nella lista consentita. I flussi esistenti continueranno a funzionare come prima.

Imposta l'accesso ai dati predefinito per i flussi

Per impostazione predefinita, i flussi hanno accesso agli stessi dati di Workspace del loro autore. Puoi bloccare l'accesso ai dati di Workspace per i flussi per impostazione predefinita per l'intera organizzazione o per un'unità organizzativa.

Nota: il blocco dell'accesso ai dati di Workspace causerà l'interruzione dell'esecuzione della maggior parte dei flussi.

  1. Nella Console di amministrazione, vai a Menu e poi Agenti e poi Impostazioni.
  2. Fai clic su Accesso predefinito per i flussi di Studio.
  3. (Facoltativo) A sinistra, seleziona un'unità organizzativa a cui applicare l'impostazione.
  4. Per bloccare l'accesso per impostazione predefinita, seleziona Non consentire l'accesso degli agenti.
  5. Fai clic su Salva. Se hai scelto un'unità organizzativa, fai clic su Sostituisci.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più

Gestisci l'accesso a passaggi specifici per i flussi

In qualità di amministratore, puoi controllare quali passaggi gli utenti possono aggiungere ai propri flussi. Per maggiori dettagli, vedi:

Imposta le fonti che i passaggi di Gemini possono utilizzare

In qualità di amministratore, puoi controllare le fonti in cui Gemini può eseguire ricerche e che può utilizzare per creare risposte nei flussi di Workspace Studio. Questo può accadere quando un flusso include passaggi basati sull'AI. Le fonti in cui Gemini esegue le ricerche possono essere dati su siti web pubblici o qualsiasi dato di Workspace a cui un utente può accedere.

Quando blocchi una fonte, gli utenti di Studio vedono l'opzione della fonte in grigio e non disponibile.

Nota:per impostazione predefinita, sono consentite entrambe le opzioni di origine.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi App e poi Google Workspace e poi Workspace Studio.
  2. Fai clic su Origini dati di Gemini.
  3. Seleziona la casella relativa alle fonti in cui vuoi consentire a Gemini di eseguire ricerche:
  4. Consenti a Gemini di eseguire ricerche nei dati di Workspace

  5. Consenti a Gemini di eseguire ricerche su siti web pubblici

    Se deselezioni un'opzione e il flusso di un utente è interessato, l'utente visualizza una notifica nel Log delle attività di Studio.

  6. Fai clic su Salva.