Toegang tot Google-gegevens beheren voor Workspace Studio-flows

Als Google Workspace-beheerder bepaalt u hoe en wanneer Workspace Studio-flows toegang hebben tot de Google-gegevens van uw organisatie. Met deze instelling kunt u een balans vinden tussen de productiviteit en automatisering van gebruikers en de beveiligings-, nalevings- en privacynormen van uw organisatie.

Nieuwe stromen worden standaard uitgevoerd met dezelfde gegevenstoegangsrechten als de gebruiker die ze heeft gemaakt. Dit betekent dat een flow namens een gebruiker automatisch Google-gegevens kan lezen, aanpassen en delen, zoals bestanden in Drive, e-mails in Gmail en content in Documenten.

Het is om deze redenen belangrijk om de toegang van flows tot gegevens te beheren:

  • Voorkom onbedoelde blootstelling van gegevens: Door de toegang tot flows te beperken, zorgt u dat agents niet onbedoeld gevoelige of beperkte organisatiegegevens delen.
  • Afdwingen van beleidsnaleving: Je kunt standaard toegangsniveaus instellen voor je hele organisatie of specifieke organisatie-eenheden (OE's) targeten om te voldoen aan de wet- en regelgeving van overheden voor gegevensbeheer.
  • AI-gestuurde gegevensbronnen beheren: Voor flows die Gemini AI-stappen gebruiken, kunt u beperken of de AI interne Workspace-gegevens, externe openbare websites of beide mag doorzoeken.
  • Centraal toezicht houden: De Google Beheerdersconsole is de enige plek waar je de gegevenstoegang kunt controleren, onderbreken of beperken voor afzonderlijke flows die in je domein zijn gemaakt.

Een lijst met alle stromen bekijken en de gegevenstoegang beheren

U kunt alle flows controleren die door gebruikers in uw organisatie zijn gemaakt en, indien nodig, hun toegang tot Google-gegevens wijzigen of onderbreken. Gebruik de Studio-beheerdersinstellingen om de toegang tot specifieke stappen te blokkeren.

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu en dan Agents en dan Toegangsbeheer voor agents.
  2. Als je de lijst wilt filteren op alleen flows, klik je op Type en dan Studio-flow.
  3. Als u meer informatie over de flow wilt bekijken, de gegevenstoegang wilt wijzigen, de gegevenstoegang wilt onderbreken of een flow opnieuw wilt activeren, klikt u op Acties en de bijbehorende optie.
    1. Gegevenstoegang onderbreken: Blokkeert de toegang van de flow tot Google-gegevens en stopt alle lopende of toekomstige uitvoeringen.
    2. Toegang wijzigen: Blokkeer de toegang of beperk deze tot bepaalde bereiken. Het proces kan nog steeds worden uitgevoerd, maar werkt misschien niet zoals verwacht.

Opmerking: Alleen nieuw gemaakte flows van testers op de toelatingslijst worden getoond op de pagina Toegangsbeheer voor agenten. Bestaande stromen blijven werken zoals voorheen.

Standaard gegevenstoegang voor flows instellen

Flows hebben standaard toegang tot dezelfde Workspace-gegevens als de maker. U kunt de toegang tot Workspace-gegevens voor flows standaard blokkeren voor uw hele organisatie of een organisatie-eenheid.

Opmerking: Als je de toegang tot Workspace-gegevens blokkeert, worden de meeste flows niet meer uitgevoerd.

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu en dan Agents en dan Instellingen.
  2. Klik op Standaardtoegang voor Studio-flows.
  3. (Optioneel) Selecteer links een organisatie-eenheid waarop je de instelling wilt toepassen.
  4. Selecteer Toegang voor agents niet toestaan om de toegang standaard te blokkeren.
  5. Klik op Opslaan. Als u een organisatie-eenheid heeft gekozen, klikt u op Overschrijven.
Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen zijn verwerkt, maar meestal gaat dit sneller. Meer informatie

Toegang tot specifieke stappen voor flows beheren

Als beheerder bepaalt u welke stappen gebruikers kunnen toevoegen aan hun flows. Zie voor informatie:

Instellen welke bronnen Gemini-stappen kunnen gebruiken

Als beheerder kunt u bepalen welke bronnen Gemini kan doorzoeken en gebruiken om reacties te maken in Workspace Studio-flows. Dit kan gebeuren als een proces AI-gestuurde stappen bevat. De bronnen waarin Gemini zoekt, kunnen gegevens op openbare websites zijn of Workspace-gegevens waartoe een gebruiker toegang heeft.

Als je een bron blokkeert, zien Studio-gebruikers de bronoptie gedimd en niet beschikbaar.

Opmerking: Beide bronopties zijn standaard toegestaan.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Workspace Studio.
  2. Klik op Gemini-gegevensbronnen.
  3. Vink het vakje aan voor de bronnen waarin Gemini mag zoeken:
  4. Gemini toestaan om Workspace-gegevens te doorzoeken

  5. Gemini toestaan om op openbare websites te zoeken

    Als u een optie uitvinkt en dit invloed heeft op de flow van een gebruiker, krijgt de gebruiker een melding in het Studio-activiteitenlogboek.

  6. Klik op Opslaan.