Hantera Workspace Studio-flödens åtkomst till Google-data

Som Google Workspace-administratör hanterar du hur och när Workspace Studio-flöden får åtkomst till organisationens Google-data. Med den här inställningen kan du balansera användarproduktivitet och automatisering med organisationens standarder för säkerhet, efterlevnad och integritet.

Som standard körs nyligen skapade flöden med samma dataåtkomstbehörigheter som användaren som skapade dem. Det innebär att ett flöde automatiskt kan läsa, ändra och dela Google-data, till exempel filer på Drive, e-postmeddelanden i Gmail och innehåll i Dokument, för en användares räkning.

Det är viktigt att hantera flödens åtkomst till data av följande skäl:

  • Förhindra oavsiktlig exponering av data: Genom att begränsa flödesåtkomsten säkerställer du att agenter inte oavsiktligt delar känslig eller begränsad organisationsdata.
  • Tillämpad policyefterlevnad: Du kan ange standardåtkomstnivåer för hela organisationen eller rikta in dig på specifika organisationsenheter för att följa förordningar om datastyrning.
  • Styra AI-baserade datakällor: För flöden som använder Gemini AI-steg kan du begränsa om AI:n får söka i intern Workspace-data, externa offentliga webbplatser eller båda.
  • Behåll centraliserad översikt: Googles administratörskonsol är en enda plats där du kan granska, pausa eller begränsa dataåtkomsten för enskilda flöden som skapas på domänen.

Se en lista över alla flöden och hantera dataåtkomst

Du kan granska alla flöden som har skapats av användare i organisationen och vid behov ändra eller pausa deras åtkomst till Google-data. Använd administratörsinställningarna i Studio för att blockera åtkomsten till specifika steg.

  1. Öppna Meny i administratörskonsolen följt av Agenter följt av Hantering av agentåtkomst.
  2. Om du vill filtrera listan så att den bara visar flöden klickar du på Typ följt av Studio-flöde.
  3. Om du vill se mer information om flödet, ändra dataåtkomst, pausa dataåtkomst eller återaktivera ett flöde klickar du på Åtgärder och motsvarande alternativ.
    1. Pausa dataåtkomst – blockerar flödets åtkomst till Google-data och stoppar pågående eller framtida körningar.
    2. Ändra åtkomst – blockera åtkomst eller begränsa till vissa omfattningar. Flödet kan fortfarande köras, men det kanske inte fungerar som förväntat.

Obs! Endast nyligen skapade flöden av godkända testare visas på sidan Åtkomsthantering för agenter. Befintliga flöden fortsätter att fungera som tidigare.

Ange standarddataåtkomst för flöden

Som standard har flöden åtkomst till samma Workspace-data som skaparen. Du kan blockera åtkomst till Workspace-data för flöden som standard i stället för hela organisationen eller en organisationsenhet.

Obs! Om du blockerar åtkomsten till Workspace-data slutar de flesta flöden att köras.

  1. Öppna Meny i administratörskonsolen följt av Agenter följt av Inställningar.
  2. Klicka på Standardåtkomst för Studio-flöden.
  3. (Valfritt) Välj en organisationsenhet till vänster som du vill tillämpa inställningen på.
  4. Om du vill blockera åtkomst som standard väljer du Tillåt inte agentåtkomst.
  5. Klicka på Spara. Om du har valt en organisationsenhet klickar du på Åsidosätt.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer

Hantera åtkomst till specifika steg för flöden

Som administratör kan du styra vilka steg användarna kan lägga till i sina flöden. Mer information finns på:

Ange vilka källor Gemini-steg kan använda

Som administratör kan du styra vilka källor Gemini kan söka i och använda för att skapa svar i Workspace Studio-flöden. Detta kan hända när ett flöde innehåller AI-baserade steg. Källorna som Gemini söker i kan vara data på offentliga webbplatser eller Workspace-data som en användare har åtkomst till.

När du blockerar en källa ser Studio-användare källalternativet nedtonat och otillgängligt.

Obs! Som standard tillåts båda källalternativen.

  1. I Googles administratörskonsol går du till Meny följt av Appar följt av Google Workspace följt av Workspace Studio.
  2. Klicka på Gemini-datakällor.
  3. Markera rutan för de källor som du vill tillåta Gemini att söka i:
  4. Tillåta att Gemini söker i Workspace-data

  5. Tillåta att Gemini söker på offentliga webbplatser

    Om du avmarkerar ett alternativ och en användares flöde påverkas ser användaren en avisering i aktivitetsloggen för Studio.

  6. Klicka på Spara.