Gestire l'accesso dei flussi di Workspace Studio ai dati di Google

In qualità di amministratore di Google Workspace, gestisci come e quando i flussi di Workspace Studio accedono ai dati Google della tua organizzazione. Questa impostazione ti aiuta a bilanciare la produttività e l'automazione degli utenti con gli standard di sicurezza, conformità e privacy della tua organizzazione.

Per impostazione predefinita, i flussi appena creati vengono eseguiti con gli stessi privilegi di accesso ai dati dell'utente che li ha creati. Ciò significa che un flusso può leggere, modificare e condividere automaticamente i dati di Google, come i file in Drive, le email in Gmail e i contenuti in Documenti, per conto di un utente.

La gestione dell'accesso dei flussi ai dati è importante per i seguenti motivi:

  • Evita l'esposizione accidentale dei dati: la limitazione dell'accesso al flusso garantisce che gli agenti non condividano inavvertitamente dati sensibili o riservati dell'organizzazione.
  • Conformità forzata ai criteri: puoi impostare livelli di accesso predefiniti per l'intera organizzazione o scegliere come target unità organizzative specifiche per rispettare le normative di governance dei dati.
  • Controlla le origini dati basate sull'AI: per i flussi che utilizzano passaggi di Gemini AI, puoi limitare la possibilità dell'AI di cercare dati interni di Workspace, siti web pubblici esterni o entrambi.
  • Mantenere la supervisione centralizzata: la Console di amministrazione Google è un unico punto in cui rivedere, mettere in pausa o limitare l'accesso ai dati per i singoli flussi creati nel tuo dominio.

Visualizzare un elenco di tutti i flussi e gestire l'accesso ai dati

Puoi esaminare tutti i flussi creati dagli utenti della tua organizzazione e, se necessario, modificare o sospendere il loro accesso ai dati Google. Utilizza le impostazioni di amministrazione di Studio per bloccare l'accesso a passaggi specifici.

  1. Nella Console di amministrazione, vai a Menu e poi Agenti e poi Gestione dell'accesso degli agenti.
  2. Per filtrare l'elenco in modo da visualizzare solo i flussi, fai clic su Tipo e poi Flusso di Studio.
  3. Per visualizzare ulteriori informazioni sul flusso, modificare l'accesso ai dati, sospendere l'accesso ai dati o riattivare un flusso, fai clic su Azioni e sull'opzione corrispondente.
    1. Sospendi accesso ai dati: blocca l'accesso del flusso ai dati di Google e interrompe le esecuzioni in corso o future.
    2. Modifica accesso: blocca l'accesso o limita l'accesso a determinati ambiti. Il flusso può comunque essere eseguito, ma potrebbe non funzionare come previsto.

Nota: nella pagina Gestione dell'accesso degli agenti vengono visualizzati solo i flussi appena creati dai tester inclusi nella lista consentita. I flussi esistenti continueranno a funzionare come prima.

Impostare l'accesso ai dati predefinito per i flussi

Per impostazione predefinita, i flussi hanno accesso agli stessi dati di Workspace del loro creatore. Per impostazione predefinita, puoi bloccare l'accesso ai dati di Workspace per i flussi anziché per l'intera organizzazione o un'unità organizzativa.

Nota: il blocco dell'accesso ai dati di Workspace interromperà l'esecuzione della maggior parte dei flussi.

  1. Nella Console di amministrazione, vai a Menu e poi Agenti e poi Impostazioni.
  2. Fai clic su Accesso predefinito per i flussi di Studio.
  3. (Facoltativo) A sinistra, seleziona un'unità organizzativa a cui applicare l'impostazione.
  4. Per bloccare l'accesso per impostazione predefinita, seleziona Non consentire l'accesso dell'agente.
  5. Fai clic su Salva. Se hai scelto un'unità organizzativa, fai clic su Override.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più

Gestire l'accesso a passaggi specifici per i flussi

In qualità di amministratore, puoi controllare quali passaggi possono essere aggiunti dagli utenti ai loro flussi. Per maggiori dettagli, vedi:

Impostare le fonti che possono essere utilizzate dai passaggi di Gemini

In qualità di amministratore, puoi controllare le fonti che Gemini può cercare e utilizzare per creare risposte nei flussi di Workspace Studio. Ciò può verificarsi quando un flusso include passaggi basati sull'AI. Le fonti in cui Gemini esegue le ricerche possono essere dati su siti web pubblici o qualsiasi dato di Workspace a cui un utente può accedere.

Quando blocchi una sorgente, gli utenti di Studio vedono l'opzione della sorgente disattivata e non disponibile.

Nota:per impostazione predefinita, sono consentite entrambe le opzioni di origine.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi App e poi Google Workspace e poi Workspace Studio.
  2. Fai clic su Origini dati di Gemini.
  3. Seleziona la casella relativa alle fonti in cui vuoi consentire a Gemini di eseguire ricerche:
  4. Consenti a Gemini di cercare nei dati di Workspace

  5. Consenti a Gemini di cercare su siti web pubblici

    Se deselezioni un'opzione e il flusso di un utente viene interessato, l'utente visualizza una notifica nel log attività di Studio.

  6. Fai clic su Salva.