Zarządzanie dostępem automatyzacji Workspace Studio do danych Google

Jako administrator Google Workspace możesz zarządzać sposobem i czasem dostępu automatyzacji Workspace Studio do danych Google Twojej organizacji. To ustawienie pomaga zachować równowagę między produktywnością użytkowników i automatyzacją a standardami bezpieczeństwa, zgodności i prywatności obowiązującymi w organizacji.

Domyślnie nowo utworzone przepływy działają z tymi samymi uprawnieniami dostępu do danych co użytkownik, który je utworzył. Oznacza to, że przepływ może automatycznie odczytywać, modyfikować i udostępniać dane Google, takie jak pliki na Dysku, e-maile w Gmailu i treści w Dokumentach, w imieniu użytkownika.

Zarządzanie dostępem automatyzacji do danych jest ważne z tych powodów:

  • Zapobieganie przypadkowemu ujawnieniu danych: ograniczenie dostępu do przepływu zapewnia, że agenci nie będą przypadkowo udostępniać danych wrażliwych lub objętych ograniczeniami.
  • Wymuszanie zgodności z zasadami: możesz ustawić domyślne poziomy dostępu dla całej organizacji lub kierować je na konkretne jednostki organizacyjne, aby zachować zgodność z przepisami dotyczącymi zarządzania danymi.
  • Kontrolowanie źródeł danych opartych na AI: w przypadku automatyzacji korzystających z funkcji AI od Gemini możesz ograniczyć, czy AI może przeszukiwać wewnętrzne dane Workspace, zewnętrzne publiczne witryny czy oba te źródła.
  • Zachowaj scentralizowany nadzór: w Konsoli administracyjnej Google możesz w jednym miejscu sprawdzać, wstrzymywać lub ograniczać dostęp do danych w przypadku poszczególnych przepływów utworzonych w Twojej domenie.

Wyświetlanie listy wszystkich przepływów i zarządzanie dostępem do danych

Możesz sprawdzić wszystkie przepływy utworzone przez użytkowników w Twojej organizacji, a w razie potrzeby zmienić lub wstrzymać ich dostęp do danych Google. Użyj ustawień administratora Studio, aby zablokować dostęp do określonych kroków.

  1. W konsoli administracyjnej otwórz Menu a potem Agenci a potem Zarządzanie dostępem agenta.
  2. Aby filtrować listę tylko pod kątem automatyzacji, kliknij Typ a potem Automatyzacja Studio.
  3. Aby wyświetlić więcej informacji o przepływie, zmienić dostęp do danych, wstrzymać go lub ponownie aktywować przepływ, kliknij Działania i odpowiednią opcję.
    1. Wstrzymaj dostęp do danych – blokuje dostęp przepływu do danych Google i zatrzymuje wszystkie trwające i przyszłe uruchomienia.
    2. Zmień dostęp – zablokuj dostęp lub ogranicz go do określonych zakresów. Przepływ może nadal działać, ale może nie działać zgodnie z oczekiwaniami.

Uwaga: na stronie Zarządzanie dostępem agenta będą widoczne tylko nowo utworzone procesy przez testerów z listy dozwolonych. Dotychczasowe procesy będą nadal działać tak jak wcześniej.

Ustawianie domyślnego dostępu do danych dla automatyzacji

Domyślnie automatyzacje mają dostęp do tych samych danych Workspace co ich twórca. Możesz domyślnie blokować dostęp do danych Workspace w przypadku automatyzacji w całej organizacji lub jednostce organizacyjnej.

Uwaga: zablokowanie dostępu do danych Workspace spowoduje zatrzymanie większości automatyzacji.

  1. W konsoli administracyjnej otwórz Menu a potem Agenci a potem Ustawienia.
  2. Kliknij Domyślny dostęp dla automatyzacji Studio.
  3. (Opcjonalnie) Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną, do której chcesz zastosować ustawienie.
  4. Aby domyślnie blokować dostęp, wybierz Nie zezwalaj na dostęp agentów.
  5. Kliknij Zapisz. Jeśli wybierzesz jednostkę organizacyjną, kliknij Zastąp.
Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji

Zarządzanie dostępem do konkretnych kroków w automatyzacjach

Jako administrator możesz określić, które kroki użytkownicy mogą dodawać do swoich przepływów. Więcej informacji:

Określanie źródeł, z których mogą korzystać działania Gemini

Jako administrator możesz określić źródła, w których Gemini może wyszukiwać informacje i których może używać do tworzenia odpowiedzi w przepływach Workspace Studio. Może się to zdarzyć, gdy przepływ zawiera kroki oparte na AI. Źródłami, w których Gemini wyszukuje informacje, mogą być dane na publicznych stronach internetowych lub dowolne dane Workspace, do których użytkownik ma dostęp.

Gdy zablokujesz źródło, użytkownicy Studio zobaczą, że opcja źródła jest przyciemniona i niedostępna.

Uwaga: domyślnie dozwolone są obie opcje źródła.

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Workspace Studio.
  2. Kliknij Źródła danych Gemini.
  3. Zaznacz pole obok źródeł, w których Gemini ma wyszukiwać informacje:
  4. Zezwalanie Gemini na wyszukiwanie danych Workspace

  5. Zezwól Gemini na wyszukiwanie w publicznych witrynach

    Jeśli odznaczysz opcję i wpłynie to na automatyzację użytkownika, zobaczy on powiadomienie w dzienniku aktywności Studio.

  6. Kliknij Zapisz.