Zugriff von Workspace Studio-Flows auf Google-Daten verwalten

Als Google Workspace-Administrator können Sie festlegen, wie und wann Workspace Studio-Abläufe auf die Google-Daten Ihrer Organisation zugreifen. Mit dieser Einstellung können Sie die Produktivität und Automatisierung der Nutzer mit den Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzstandards Ihrer Organisation in Einklang bringen.

Standardmäßig werden neu erstellte Abläufe mit denselben Datenzugriffsberechtigungen wie der Nutzer ausgeführt, der sie erstellt hat. Das bedeutet, dass ein Flow im Namen eines Nutzers automatisch Google-Daten wie Dateien in Drive, E‑Mails in Gmail und Inhalte in Docs lesen, ändern und freigeben kann.

Die Verwaltung des Zugriffs von Abläufen auf Daten ist aus folgenden Gründen wichtig:

  • Versehentliche Offenlegung von Daten verhindern: Durch die Einschränkung des Zugriffs auf Abläufe wird sichergestellt, dass Agenten nicht versehentlich sensible oder eingeschränkte Organisationsdaten weitergeben.
  • Erzwungene Richtlinien-Compliance: Sie können Standardzugriffsebenen für Ihre gesamte Organisation festlegen oder bestimmte Organisationseinheiten (OEs) ansprechen, um die Data-Governance-Bestimmungen einzuhalten.
  • KI-basierte Datenquellen steuern: Bei Abläufen, die Gemini AI-Schritte verwenden, können Sie einschränken, ob die KI interne Workspace-Daten, externe öffentliche Websites oder beides durchsuchen darf.
  • Zentrale Übersicht: In der Admin-Konsole können Sie den Datenzugriff für einzelne Abläufe, die in Ihrer Domain erstellt wurden, prüfen, pausieren oder einschränken.

Liste aller Abläufe ansehen und Datenzugriff verwalten

Sie können alle von Nutzern in Ihrer Organisation erstellten Abläufe prüfen und bei Bedarf den Zugriff auf Google-Daten ändern oder pausieren. In den Studio-Administratoreinstellungen können Sie den Zugriff auf bestimmte Schritte blockieren.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü und dann Agenten und dann Zugriffsverwaltung für Agenten.
  2. Wenn Sie die Liste nur nach Flows filtern möchten, klicken Sie auf Typ und dann Studio-Flow.
  3. Wenn Sie weitere Informationen zum Datenfluss aufrufen, den Datenzugriff ändern, den Datenzugriff pausieren oder einen Datenfluss reaktivieren möchten, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie die entsprechende Option aus.
    1. Datenzugriff pausieren: Der Zugriff des Ablaufs auf Google-Daten wird blockiert und alle laufenden oder zukünftigen Ausführungen werden gestoppt.
    2. Zugriff ändern: Blockieren Sie den Zugriff oder beschränken Sie ihn auf bestimmte Bereiche. Der Ablauf kann weiterhin ausgeführt werden, funktioniert aber möglicherweise nicht wie erwartet.

Hinweis: Auf der Seite Zugriffsverwaltung für Agenten werden nur neu erstellte Abläufe von Testern auf der Zulassungsliste angezeigt. Bestehende Abläufe funktionieren weiterhin wie zuvor.

Standarddatenzugriff für Abläufe festlegen

Standardmäßig haben Flows Zugriff auf dieselben Workspace-Daten wie ihr Ersteller. Sie können den Zugriff auf Workspace-Daten für Flows standardmäßig für Ihre gesamte Organisation oder eine Organisationseinheit blockieren.

Hinweis: Wenn Sie den Zugriff auf Workspace-Daten blockieren, werden die meisten Abläufe nicht mehr ausgeführt.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü und dann KI-Agenten und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf Standardzugriff für Studio-Flows.
  3. Optional: Wählen Sie links eine Organisationseinheit aus, auf die die Einstellung angewendet werden soll.
  4. Wenn Sie den Zugriff standardmäßig blockieren möchten, wählen Sie Zugriff durch KI-Agenten nicht zulassen aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie eine Organisationseinheit ausgewählt haben, klicken Sie auf Überschreiben.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, meistens geht es jedoch schneller. Weitere Informationen

Zugriff auf bestimmte Schritte für Abläufe verwalten

Als Administrator können Sie festlegen, welche Schritte Nutzer ihren Abläufen hinzufügen können. Weitere Informationen finden Sie unter:

Festlegen, welche Quellen Gemini-Schritte verwenden können

Als Administrator können Sie festlegen, welche Quellen Gemini durchsuchen und zum Erstellen von Antworten in Workspace Studio-Flows verwenden darf. Das kann passieren, wenn ein Ablauf KI-basierte Schritte enthält. Gemini kann Daten auf öffentlichen Websites oder Workspace-Daten durchsuchen, auf die ein Nutzer Zugriff hat.

Wenn Sie eine Quelle blockieren, wird die Option für Studio-Nutzer ausgegraut und ist nicht verfügbar.

Hinweis:Standardmäßig sind beide Quelloptionen zulässig.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio.
  2. Klicken Sie auf Gemini-Datenquellen.
  3. Setzen Sie ein Häkchen bei den Quellen, die Gemini durchsuchen darf:
  4. Gemini erlauben, in Workspace-Daten zu suchen

  5. Gemini erlauben, auf öffentlichen Websites zu suchen

    Wenn Sie eine Option deaktivieren und der Ablauf eines Nutzers davon betroffen ist, wird dem Nutzer im Studio-Aktivitätsprotokoll eine Benachrichtigung angezeigt.

  6. Klicken Sie auf Speichern.