Zarządzanie dostępem automatyzacji Workspace Studio do danych Google

Jako administrator Google Workspace zarządzasz tym, jak i kiedy automatyzacje Workspace Studio uzyskują dostęp do danych Google Twojej organizacji. To ustawienie pomaga zachować równowagę między produktywnością użytkowników i automatyzacją a standardami bezpieczeństwa, zgodności i prywatności w organizacji.

Domyślnie nowo utworzone przepływy są uruchamiane z tymi samymi uprawnieniami dostępu do danych co użytkownik, który je utworzył. Oznacza to, że przepływ może automatycznie odczytywać, modyfikować i udostępniać dane Google, takie jak pliki na Dysku, e-maile w Gmailu i treści w Dokumentach, w imieniu użytkownika.

Zarządzanie dostępem automatyzacji do danych jest ważne z tych powodów:

  • Zapobieganie przypadkowemu ujawnieniu danych: ograniczenie dostępu do przepływów gwarantuje, że agenci nie będą przypadkowo udostępniać poufnych lub zastrzeżonych danych organizacji.
  • Wymuszanie zgodności z zasadami: możesz ustawić domyślne poziomy dostępu dla całej organizacji lub wybrać konkretne jednostki organizacyjne, aby zachować zgodność z przepisami dotyczącymi zarządzania danymi.
  • Kontrolowanie źródeł danych opartych na AI: w przypadku automatyzacji, które używają kroków opartych na funkcjach AI od Gemini, możesz ograniczyć możliwość wyszukiwania przez AI wewnętrznych danych Workspace, zewnętrznych witryn publicznych lub obu tych opcji.
  • Utrzymuj scentralizowany nadzór: konsola administracyjna Google to jedno miejsce, w którym możesz sprawdzać, wstrzymywać lub ograniczać dostęp do danych w przypadku poszczególnych przepływów utworzonych w Twojej domenie.

Wyświetlanie listy wszystkich przepływów i zarządzanie dostępem do danych

Możesz sprawdzić wszystkie przepływy utworzone przez użytkowników w Twojej organizacji i w razie potrzeby zmienić lub wstrzymać ich dostęp do danych Google. Użyj ustawień administratora Studio, aby zablokować dostęp do określonych kroków.

  1. W konsoli administracyjnej otwórz Menu a potem Agenty a potem Zarządzanie dostępem agentów.
  2. Aby filtrować listę tylko według automatyzacji, kliknij Typ a potem Automatyzacja Studio.
  3. Aby zobaczyć więcej informacji o przepływie, zmienić dostęp do danych, wstrzymać dostęp do danych lub ponownie aktywować przepływ, kliknij Działania i odpowiednią opcję.
    1. Wstrzymaj dostęp do danych – blokuje przepływowi dostęp do danych Google i zatrzymuje wszystkie trwające lub przyszłe uruchomienia.
    2. Zmień dostęp – zablokuj dostęp lub ogranicz go do określonych zakresów. Przepływ może nadal działać, ale może nie działać zgodnie z oczekiwaniami.

Uwaga: na stronie Zarządzanie dostępem agenta będą widoczne tylko nowo utworzone przepływy przez testerów z listy dozwolonych. Istniejące przepływy będą nadal działać tak jak wcześniej.

Ustawianie domyślnego dostępu do danych dla automatyzacji

Domyślnie automatyzacje mają dostęp do tych samych danych Workspace co ich twórca. Możesz domyślnie zablokować dostęp do danych Workspace dla automatyzacji w całej organizacji lub jednostce organizacyjnej.

Uwaga: zablokowanie dostępu do danych Workspace spowoduje zatrzymanie większości przepływów.

  1. W konsoli administracyjnej otwórz Menu a potem Agenty a potem Ustawienia.
  2. Kliknij Dostęp domyślny dla automatyzacji Workspace Studio.
  3. (Opcjonalnie) Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną, do której chcesz zastosować ustawienie.
  4. Aby domyślnie blokować dostęp, wybierz Nie zezwalaj na dostęp agentów.
  5. Kliknij Zapisz. Jeśli wybrano jednostkę organizacyjną, kliknij Zastąp.
Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji

Zarządzanie dostępem do konkretnych kroków w automatyzacjach

Jako administrator możesz określić, które kroki użytkownicy mogą dodawać do swoich przepływów. Więcej informacji:

Ustawianie źródeł, z których mogą korzystać działania Gemini

Jako administrator możesz kontrolować źródła, które Gemini może przeszukiwać i wykorzystywać do tworzenia odpowiedzi w automatyzacjach Workspace Studio. Może się to zdarzyć, gdy proces obejmuje kroki oparte na AI. Źródła, które przeszukuje Gemini, mogą być danymi na publicznych stronach internetowych lub dowolnymi danymi Workspace, do których użytkownik ma dostęp.

Gdy zablokujesz źródło, użytkownicy Studio zobaczą, że opcja źródła jest wyszarzona i niedostępna.

Uwaga: domyślnie dozwolone są obie opcje źródła.

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Workspace Studio.
  2. Kliknij Źródła danych Gemini.
  3. Zaznacz pola obok źródeł, które Gemini może przeszukiwać:
  4. Zezwalanie Gemini na wyszukiwanie danych w Workspace

  5. Zezwalanie Gemini na wyszukiwanie na publicznych stronach internetowych

    Jeśli odznaczysz opcję, która ma wpływ na automatyzację użytkownika, zobaczy on powiadomienie w historii aktywności Studio.

  6. Kliknij Zapisz.