Workspace Studio akışlarının Google verilerine erişimini yönetme

Google Workspace yöneticisi olarak, Workspace Studio akışlarının kuruluşunuzun Google verilerine nasıl ve ne zaman erişeceğini yönetirsiniz. Bu ayar, kullanıcı üretkenliği ve otomasyonu ile kuruluşunuzun güvenlik, uygunluk ve gizlilik standartları arasında denge kurmanıza yardımcı olur.

Yeni oluşturulan akışlar, varsayılan olarak akışları oluşturan kullanıcının veri erişim ayrıcalıklarıyla çalışır. Bu, bir akışın kullanıcı adına Google verilerini (ör. Drive'daki dosyalar, Gmail'deki e-postalar ve Dokümanlar'daki içerikler) otomatik olarak okuyabileceği, değiştirebileceği ve paylaşabileceği anlamına gelir.

Akışların verilere erişimini yönetmek şu nedenlerden dolayı önemlidir:

  • Yanlışlıkla veri ifşasını önleme: Akış erişimini kısıtlamak, temsilcilerin hassas veya kısıtlanmış kuruluş verilerini yanlışlıkla paylaşmamasını sağlar.
  • Zorunlu politika uygunluğu: Veri yönetimi düzenlemelerine uymak için kuruluşunuzun tamamı için varsayılan erişim düzeyleri belirleyebilir veya belirli kuruluş birimlerini hedefleyebilirsiniz.
  • Yapay zeka destekli veri kaynaklarını kontrol etme: Gemini AI adımlarını kullanan akışlarda, yapay zekanın dahili Workspace verilerinde, harici herkese açık web sitelerinde veya her ikisinde de arama yapmasına izin verilip verilmeyeceğini kısıtlayabilirsiniz.
  • Merkezi gözetimi sürdürün: Google Yönetici Konsolunuz, alanınızda oluşturulan bireysel akışlar için veri erişimini inceleyebileceğiniz, duraklatabileceğiniz veya kısıtlayabileceğiniz tek yerdir.

Tüm akışların listesini görme ve veri erişimini yönetme

Kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından oluşturulan tüm akışları inceleyebilir ve gerekirse Google verilerine erişimlerini değiştirebilir veya duraklatabilirsiniz. Belirli adımlara erişimi engellemek için Studio yönetici ayarlarını kullanın.

  1. Yönetici Konsolunuzda Menü ardından Temsilciler ardından Temsilci erişim yönetimi'ne gidin.
  2. Listeyi yalnızca akışları gösterecek şekilde filtrelemek için Tür ardından Studio akışı'nı tıklayın.
  3. Akış hakkında daha fazla bilgi görmek, veri erişimini değiştirmek, veri erişimini duraklatmak veya bir akışı yeniden etkinleştirmek için İşlemler'i ve ilgili seçeneği tıklayın.
    1. Veri erişimini duraklat: Akışın Google verilerine erişimini engeller ve devam eden veya gelecekteki çalıştırmaları durdurur.
    2. Erişimi değiştirme: Erişimi engelleme veya belirli kapsamlarla kısıtlama. Akış çalışmaya devam edebilir ancak beklendiği gibi çalışmayabilir.

Not: Temsilci erişim yönetimi sayfasında yalnızca izin verilenler listesindeki test kullanıcıları tarafından yeni oluşturulan akışlar gösterilir. Mevcut akışlar eskisi gibi çalışmaya devam edecek.

Akışlar için varsayılan veri erişimini ayarlama

Akışlar varsayılan olarak, oluşturucularıyla aynı Workspace verilerine erişebilir. Kuruluşunuzun tamamı veya bir kuruluş birimi için akışların Workspace verilerine erişimini varsayılan olarak engelleyebilirsiniz.

Not: Workspace verilerine erişimi engellemek, çoğu akışın çalışmasını durdurur.

  1. Yönetici Konsolunuzda Menü ardından Temsilciler ardından Ayarlar'a gidin.
  2. Studio akışları için varsayılan erişim'i tıklayın.
  3. (İsteğe bağlı) Sol tarafta, ayarın uygulanacağı kuruluş birimini seçin.
  4. Erişimi varsayılan olarak engellemek için Temsilci erişimine izin verme'yi seçin.
  5. Kaydet'i tıklayın. Bir kuruluş birimi seçtiyseniz Geçersiz kıl'ı tıklayın.
Değişikliklerin geçerlilik kazanması 24 saati bulabilir ancak genellikle daha kısa sürer. Daha fazla bilgi

Akışlardaki belirli adımlara erişimi yönetme

Yönetici olarak, kullanıcıların akışlarına hangi adımları ekleyebileceğini kontrol edebilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için:

Gemini adımlarının kullanabileceği kaynakları ayarlama

Yönetici olarak, Gemini'ın Workspace Studio akışlarında yanıt oluşturmak için arama yapabileceği ve kullanabileceği kaynakları kontrol edebilirsiniz. Bu durum, akışta yapay zeka destekli adımlar olduğunda ortaya çıkabilir. Gemini'ın arama yaptığı kaynaklar, herkese açık web sitelerindeki veriler veya kullanıcıların erişebileceği Workspace verileri olabilir.

Bir kaynağı engellediğinizde Studio kullanıcıları, kaynak seçeneğini soluk ve kullanılamaz durumda görür.

Not: Varsayılan olarak her iki kaynak seçeneğine de izin verilir.

  1. Google Yönetici Konsolu'nda Menü ardından Uygulamalar ardından Google Workspace ardından Workspace Studio'ya gidin.
  2. Gemini veri kaynakları'nı tıklayın.
  3. Gemini'ın arama yapmasına izin vermek istediğiniz kaynakların kutusunu işaretleyin:
  4. Gemini'ın Workspace verilerinde arama yapmasına izin verme

  5. Gemini'ın herkese açık web sitelerinde arama yapmasına izin verme

    Bir seçeneğin işaretini kaldırırsanız ve bir kullanıcının akışı etkilenirse kullanıcı, Studio etkinlik günlüğünde bir bildirim görür.

  6. Kaydet'i tıklayın.