Gerenciar o acesso dos fluxos do Workspace Studio aos dados do Google

Como administrador do Google Workspace, você gerencia como e quando os fluxos do Workspace Studio acessam os dados do Google da sua organização. Essa configuração ajuda você a equilibrar a produtividade e a automação dos usuários com os padrões de segurança, compliance e privacidade da sua organização.

Por padrão, os fluxos recém-criados são executados com os mesmos privilégios de acesso aos dados do usuário que os criou. Isso significa que um fluxo pode ler, modificar e compartilhar automaticamente dados do Google, como arquivos no Drive, e-mails no Gmail e conteúdo nos Documentos, em nome de um usuário.

É importante gerenciar o acesso aos dados para fluxos pelos seguintes motivos:

  • Evitar a exposição acidental de dados: restringir o acesso ao fluxo garante que os agentes não compartilhem inadvertidamente dados sensíveis ou restritos da organização.
  • Conformidade com a política aplicada: você pode definir níveis de acesso padrão para toda a organização ou segmentar unidades organizacionais (UOs) específicas para obedecer às regulamentações de governança de dados.
  • Controlar fontes de dados com tecnologia de IA: para fluxos que usam etapas de IA do Gemini, é possível restringir se a IA pode pesquisar dados internos do Workspace, sites públicos externos ou ambos.
  • Mantenha a supervisão centralizada: o Google Admin Console é um único lugar para revisar, pausar ou restringir o acesso aos dados de fluxos individuais criados em todo o domínio.

Conferir uma lista de todos os fluxos e gerenciar o acesso aos dados

Você pode analisar todos os fluxos criados pelos usuários da sua organização e, se necessário, mudar ou pausar o acesso deles aos dados do Google. Use as configurações de administrador do Studio para bloquear o acesso a etapas específicas.

  1. No Admin Console, acesse Menu e depois Agentes e depois Gerenciamento de acesso de agentes.
  2. Para filtrar a lista e mostrar apenas fluxos, clique em Tipo e depois Fluxo do Studio.
  3. Para mais informações sobre o fluxo, mudar ou pausar o acesso aos dados ou reativar um fluxo, clique em Ações e na opção correspondente.
    1. Pausar o acesso aos dados: bloqueia o acesso do fluxo aos dados do Google e interrompe as execuções em andamento ou futuras.
    2. Mudar o acesso: bloqueie o acesso ou restrinja a determinados escopos. O fluxo ainda pode ser executado, mas talvez não funcione como esperado.

Observação: apenas os fluxos criados recentemente por testadores na lista de permissões vão aparecer na página Gerenciamento de acesso do agente. Os fluxos atuais vão continuar funcionando como antes.

Definir o acesso padrão aos dados para fluxos

Por padrão, os fluxos têm acesso aos mesmos dados do Workspace que o criador deles. Você pode bloquear o acesso aos dados do Workspace para fluxos por padrão em vez de fazer isso para toda a organização ou uma unidade organizacional.

Observação: ao bloquear o acesso aos dados do Workspace, a maioria dos fluxos para de ser executada.

  1. No Admin Console, acesse Menu e depois Agentes e depois Configurações.
  2. Clique em Acesso padrão para fluxos do Studio.
  3. (Opcional) À esquerda, selecione uma unidade organizacional para aplicar a configuração.
  4. Para bloquear o acesso por padrão, selecione Não permitir acesso de agentes.
  5. Clique em Salvar. Se você escolheu uma unidade organizacional, clique em Substituir.
As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais

Gerenciar o acesso a etapas específicas dos fluxos

Como administrador, você controla quais etapas os usuários podem adicionar aos fluxos. Veja mais detalhes em:

Definir as fontes que as etapas do Gemini podem usar

Como administrador, você pode controlar as fontes que o Gemini pode pesquisar e usar para criar respostas nos fluxos do Workspace Studio. Isso pode acontecer quando um fluxo inclui etapas geradas com IA. As fontes que o Gemini pesquisa podem ser dados em sites públicos ou dados do Workspace que um usuário pode acessar.

Quando você bloqueia uma fonte, os usuários do Studio veem a opção esmaecida e indisponível.

Observação:por padrão, as duas opções de origem são permitidas.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio.
  2. Clique em Fontes de dados do Gemini.
  3. Marque a caixa das fontes que você quer permitir que o Gemini pesquise:
  4. Permitir que o Gemini pesquise dados do Workspace

  5. Permitir que o Gemini pesquise sites públicos

    Se você desmarcar uma opção e o fluxo de um usuário for afetado, ele vai receber uma notificação no registro de atividades do Studio.

  6. Clique em Salvar.