אדמינים ב-Google Workspace יכולים לנהל את האופן שבו תהליכי העבודה ב-Workspace Studio ניגשים לנתונים של הארגון בחשבון Google, ואת המועדים שבהם הם ניגשים אליהם. ההגדרה הזו עוזרת לכם לאזן בין הפרודוקטיביות והאוטומציה של המשתמשים לבין תקני האבטחה, התאימות והפרטיות של הארגון.
כברירת מחדל, תהליכים חדשים שנוצרים פועלים עם אותן הרשאות גישה לנתונים כמו המשתמש שיצר אותם. המשמעות היא שתהליך עבודה יכול לקרוא, לשנות ולשתף באופן אוטומטי נתונים בחשבון Google, כמו קבצים ב-Drive, אימיילים ב-Gmail ותוכן ב-Docs, בשם המשתמש.
חשוב לנהל את הגישה של רצפי הפעולות לנתונים מהסיבות הבאות:
- מניעת חשיפה מקרית של נתונים: הגבלת הגישה לרצפי פעולות מבטיחה שהסוכנים לא ישתפו בטעות נתונים רגישים או מוגבלים של הארגון.
- אכיפת תאימות למדיניות: אתם יכולים להגדיר רמות גישה שמוגדרות כברירת מחדל לכל הארגון או לטרגט יחידות ארגוניות (OU) ספציפיות כדי לעמוד בתקנות של משילות מידע.
- שליטה במקורות נתונים מבוססי-AI: ברצפי פעולות שכוללים שלבים של Gemini AI, אתם יכולים להגביל את היכולת של ה-AI לחפש בנתונים פנימיים ב-Workspace, באתרים ציבוריים חיצוניים או בשניהם.
- פיקוח מרכזי: מסוף Google Admin הוא מקום אחד שבו אפשר לבדוק, להשהות או להגביל את הגישה לנתונים בתהליכים ספציפיים שנוצרו בדומיין.
לראות רשימה של כל התהליכים ולנהל את הגישה לנתונים
אתם יכולים לבדוק את כל התהליכים שהמשתמשים בארגון שלכם יצרו, ואם צריך, לשנות או להשהות את הגישה שלהם לנתונים בחשבון Google. אתם יכולים להשתמש בהגדרות האדמין ב-Studio כדי לחסום את הגישה לשלבים ספציפיים.
- במסוף Admin, נכנסים לתפריט
סוכנים ניהול הרשאות הגישה של סוכנים. - כדי לסנן את הרשימה כך שיוצגו רק תהליכים, לוחצים על סוג תהליך ב-Studio.
- כדי לראות מידע נוסף על התהליך, לשנות את הגישה לנתונים, להשהות את הגישה לנתונים או להפעיל מחדש תהליך, לוחצים על פעולות ועל האפשרות המתאימה.
- השהיית הגישה לנתונים – חוסמת את הגישה של התהליך לנתונים בחשבון Google ומפסיקה את כל ההפעלות שמתבצעות או הפעלות עתידיות.
- שינוי הגישה – חסימת הגישה או הגבלת הגישה להיקפים מסוימים. התהליך עדיין יכול לפעול, אבל יכול להיות שהוא לא יפעל כמו שצריך.
הערה: רק תהליכים חדשים שנוצרו על ידי בודקים ברשימת ההיתרים יופיעו בדף ניהול הרשאות גישה לנציג. תהליכים קיימים ימשיכו לפעול כמו קודם.
הגדרת גישה לנתונים כברירת מחדל לרצפי פעולות
כברירת מחדל, לרצפי פעולות יש גישה לאותם נתוני Workspace כמו ליוצר שלהם. אתם יכולים לחסום את הגישה לנתונים ב-Workspace כברירת מחדל לכל הארגון או ליחידה ארגונית מסוימת.
הערה: חסימת הגישה לנתוני Workspace תגרום לרוב התהליכים להפסיק לפעול.
- במסוף Admin, נכנסים לתפריט סוכנים הגדרות.
- לוחצים על הרשאות ברירת המחדל לרצפי פעולות ב-Studio.
- (אופציונלי) בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית שרוצים להחיל עליה את ההגדרה.
- כדי לחסום את הגישה כברירת מחדל, בוחרים באפשרות אין אישור גישה לסוכן.
- לוחצים על שמירה. אם בחרתם יחידה ארגונית, לוחצים על שינוי.
ניהול הגישה לשלבים ספציפיים ברצפי פעולות
אדמינים יכולים לקבוע אילו שלבים המשתמשים יכולים להוסיף לתהליכים שלהם. פרטים נוספים זמינים במאמרים הבאים:
- אישור או חסימה של פעולות ספציפיות לשירותי Workspace
- איך מאשרים או חוסמים את השימוש ב-Gemini for Google Workspace
איך מגדירים את המקורות שבהם Gemini יכול להשתמש בשלבים
אדמינים יכולים לקבוע באילו מקורות Gemini יכול לחפש ולהשתמש כדי ליצור תשובות בתהליכים של Workspace Studio. זה יכול לקרות כשתהליך כולל שלבים שמבוססים על AI. המקורות ש-Gemini מחפש בהם יכולים להיות נתונים באתרים ציבוריים או כל נתון ב-Workspace שלמשתמש יש גישה אליו.
כשחוסמים מקור, משתמשי Studio רואים את אפשרות המקור מעומעמת ולא זמינה.
הערה: כברירת מחדל, שתי האפשרויות של המקור מותרות.
- במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Workspace Studio.
- לוחצים על מקורות הנתונים של Gemini.
- מסמנים את התיבות לצד המקורות שרוצים ש-Gemini יחפש בהם:
- איך מאפשרים ל-Gemini לחפש בנתונים ב-Workspace
איך מאשרים ל-Gemini לחפש באתרים ציבוריים
אם מבטלים את הסימון של אפשרות מסוימת ורצף הפעולות של המשתמש מושפע מכך, המשתמש רואה התראה ביומן הפעילות של Studio.
לוחצים על שמירה.